I 10 migliori strumenti di project management del 2023

monday.com offre il perfetto equilibrio tra usabilità e funzionalità. Puoi visualizzare il tuo lavoro in 14 modi diversi (senza contare le app di terze parti e la vista per funzioni specifiche) e trovi più di 200 modelli di alta qualità più tante altre cose, dal monitoraggio del tempo (o time tracking) all’automazione, passando per la condivisione di file.

Strumenti di project management come questo possono intimidire i più, specialmente quando hanno un sacco di funzioni, ma monday.com evita ogni problema grazie a una vasta knowledge base e a un’interfaccia user-friendly che semplifica la navigazione. In poche parole, tutto è esattamente dove ci si aspetta di trovarlo.

L’unica vera nota stonata è che monday.com cambia costantemente (praticamente ogni anno), quindi potrebbe richiedere un certo sforzo in più, dovendo imparare di nuovo certe cose con tanta frequenza. Questo, comunque, significa anche che non ti ritroverai a usare un software obsoleto.

monday.com offre una prova gratuita di 14 giorni per testare tutte le caratteristiche del piano Pro a pagamento prima di assumerne l’impegno economico.

Avendo passato mesi a testare tutti i tipi di software di project management, posso affermare che Smartsheet è uno degli strumenti più ricchi di funzionalità disponibili sul mercato. Se ti chiedi principalmente quanto sia facile da usare, sappi che per imparare può volerci un po’, ma una volta fatto diventa tutto incredibilmente semplice.

Se devi gestire molte informazioni, Smartsheet ha gli strumenti giusti per aiutarti a organizzare davvero tutto. Puoi creare report con informazioni tratte da qualsiasi documento, aggiungere marcature con data e ora sui file video, inserire automaticamente in un foglio di calcolo le risposte provenienti da un formulario e molto altro.

L’applicazione si avvicina un po’ troppo allo stile “contabile-chic”, con pulsanti grigi e angoli appuntiti. Inoltre, sarebbe utile se integrasse anche la funzione di monitoraggio del tempo e una chat. A parte questo, però, non si può negare che Smartsheet sia uno strumento potente, da considerare per le tue esigenze di gestione di progetti.

Teamwork non offre tante funzioni come alcuni altri strumenti di questa lista, ma questo potrebbe anche risultare un vantaggio. Se non hai molta esperienza, Teamwork è un ottimo punto di partenza come strumento di project management.

Con questo non voglio certo dire che manchi qualcosa di fondamentale, anzi. Mi ci sono voluti meno di 20 minuti per configurare un progetto con una dashboard personalizzata, la modalità di visualizzazione Gantt e il time tracking. La funzione “task follower” è distintiva poiché permette di mantenere i membri del team al corrente dello stato di avanzamento di un task anche quando non hanno attività assegnate.

Che tu abbia intenzione di usare Teamwork a lungo termine o meno, ripeto che resta un ottimo posto per imparare a usare gli strumenti di project management. Poi chi lo sa, magari scocca la scintilla, considerando che offre certamente molte cose che adorerai.

Zoho Projects è ottimo soprattutto per la comunicazione in un team di dimensioni medie. Puoi metterti in contatto con i membri del tuo team tramite la chat integrata, i forum, le pagine e i commenti a task specifici. Ogni opzione ha il proprio caso d’uso.

Il risultato è un software che facilita l’instaurarsi di una comunicazione fluida e aperta fra i membri del team. Questo senza considerare le integrazioni con il resto dell’ecosistema di Zoho, che possono trasformare Projects in un hub unico per tutte le tue esigenze di produttività.

Cosa impedisce a Zoho Projects di essere davvero uno strumento sorprendente? La stranissima collocazione delle funzioni e una curva di apprendimento bella ripida. Altrimenti, se la comunicazione efficiente è la tua principale priorità o se già usi altre applicazioni di produttività di questa azienda, dovresti certamente considerare Zoho Projects.

Wrike non sarà in cima alla nostra lista, ma non vuol dire che sia una pessima app; tutt’altro. Non solo Wrike fa un ottimo lavoro nel gestire le cose fondamentali, ma offre anche alcune funzioni uniche e sorprendenti, come informazioni di lavoro basate sull’intelligenza artificiale (IA).

Si tratta di una funzionalità che utilizza l’apprendimento automatico per prevedere i potenziali rischi di un progetto, convertire documenti analogici in file digitali e suggerire risposte ai commenti. Wrike offre anche piani ritagliati sulle esigenze di team che si occupano di creatività, marketing e consegne.

Al momento, l’IA è ancora troppo basilare per essere utile in un progetto senza apportare qualche sostanzioso ritocco. Questo aspetto, insieme a un’interfaccia non proprio user-friendly e a una curva di apprendimento ripida, giustificano la bassa posizione di Wrike in questa lista.

Detto questo, però, considerando i suoi miglioramenti degli ultimi anni, Wrike potrebbe iniziare a scalare la classifica, prima o poi.

Come suggerisce il nome, i diagrammi di Gantt sono il punto forte di TeamGantt. TeamGantt è una delle applicazioni più semplici per creare diagrammi di Gantt. Ogni funzione si può usare in modalità drag & drop, cosa che rende priva di sforzo l’aggiunta di dipendenze, sottoattività e milestone.

Combina tutto questo a 21 modelli di buona qualità e a una bella interfaccia; otterrai uno strumento incredibilmente facile da usare per creare diagrammi di Gantt in pochi minuti.

Considera che i progetti più grandi potrebbero richiedere funzionalità avanzate non disponibili su TeamGantt. Anche per i progetti minori vi sono opzioni limitate in termini di collaborazione, condivisione di file e monitoraggio delle risorse.

Tuttavia, TeamGantt resta una scelta eccellente se hai bisogno di un bel diagramma di Gantt e ne hai bisogno subito.

Scoro si pubblicizza come la sola e unica app di cui un’azienda possa aver bisogno. È certo che Scoro è gigante e combina la funzionalità tipiche delle singole app di time tracking, monitoraggio di progetto, CRM e gestione finanziaria. Proprio per la scala che lo contraddistingue, Scoro non è uno strumento per tutti.

Mettiamola così: preferiresti avere un’auto nuova o un nuovo aereo? Certo, l’aereo fa figo, ma fermati un minuto a considerare davvero i potenziali usi di ogni opzione. Con quale frequenza ti serve un aereo nella vita di tutti i giorni?

Accade la stessa cosa con Scoro: è difficile da usare e diventa quasi subito eccessivo. La maggior parte dei progetti non ha bisogno di un’app che faccia proprio tutto, ma di un’app che faccia determinate cose in modo impeccabile. Oltretutto, siccome Scoro è paragonabile a un aereo, vien da sé che anche il prezzo è il più alto fra le proposte di questa lista.

Comunque, se lavori a un progetto enorme e puoi vedere una certa utilità in ogni aspetto del tuo business, allora Scoro è una delle soluzioni più complete in elenco.

A parte l’interfaccia ormai superata, non c’è granché di negativo da dire su FunctionFox. Impostare un progetto è facile e veloce e non ho avuto problemi neanche a creare task, a registrare le ore di lavoro o a ricontrollare i dati del progetto.

In particolare, spicca la funzione per creare fatture, davvero ottima. Con giusto un paio di clic, ottieni una fattura dettagliata e professionale, pronta da inviare a qualsiasi tipo di cliente.

A parte questo, però, FunctionFox non si dimostra spettacolare in nessun aspetto specifico; per questo è così in basso nella lista. Resta comunque uno strumento affidabile e completo che può agevolare l’organizzazione di progetti e team di piccole e medie dimensioni.

Il piano gratuito di Asana è la scelta migliore per utenti individuali. Offre strumenti a sufficienza per organizzarsi e prendere decisioni informate sull’andamento del proprio progetto. È facile da configurare e l’interfaccia ha un aspetto gradevole.

Anche i team di maggiori dimensioni troveranno alcune caratteristiche interessanti. Ad esempio, è possibile contattare i diversi membri di un team tramite messaggi diretti e le menzioni (tag). Se hai bisogno di vari livelli di accesso alle informazioni di un progetto, puoi assegnare diverse priorità agli utenti e così assicurarti che nessuno veda qualcosa che non dovrebbe. Asana offre un sacco di funzioni per mantenere il tuo team allineato al tuo programma e alle tue esigenze.

Sul versante negativo, il diagramma di Gantt non è il massimo e a volte le notifiche si perdono per strada. Non è nemmeno l’app più adatta per lavorare a un progetto tendendo sott’occhio la sua linea temporale, tuttavia è incredibile per l’auto-organizzazione o se ti serve un centro di comunicazione per il tuo team.

HubSpot è uno strumento di CRM (Customer Relationship Management). Non essendo orientato alla gestione di progetti, occupa l’ultimo posto della mia lista. Permette comunque di impostare task, generare flussi di lavoro automatici e creare dashboard personalizzate. Bisogna solo considerare che queste attività non costituiscono la finalità principale dell’applicazione.

Qual è, quindi, lo scopo primario di HubSpot? HubSpot permette di gestire processi di vendita e di marketing. Con HubSpot potrai rafforzare il rapporto con i clienti, tenere traccia delle finanze e migliorare il coinvolgimento dei visitatori sul tuo sito web.

Non dispone di molte funzioni proprie del project management, come le differenti visualizzazioni della linea temporale o la creazione di baseline. Se però hai bisogno di uno strumento di CRM che integri alcune funzioni di project management, allora HubSpot potrebbe offrirti il meglio di entrambi i mondi al prezzo di una sola app.