I 10 migliori software di Project Management: confronto 2023

monday.com offre il perfetto equilibrio tra usabilità e funzionalità. Puoi visualizzare il tuo lavoro in 14 modi diversi (senza contare le app di terze parti e la vista per funzioni specifiche) e trovi più di 200 modelli di alta qualità più tante altre cose, dal monitoraggio del tempo (o time tracking) all’automazione, passando per la condivisione di file.

Strumenti di project management come questo possono intimidire i più, specialmente quando hanno un sacco di funzioni, ma monday.com evita ogni problema grazie a una vasta knowledge base e a un’interfaccia user-friendly che semplifica la navigazione. In poche parole, tutto è esattamente dove ci si aspetta di trovarlo.

L’unica vera nota stonata è che monday.com cambia costantemente (praticamente ogni anno), quindi potrebbe richiedere un certo sforzo in più, dovendo imparare di nuovo certe cose con tanta frequenza. Questo, comunque, significa anche che non ti ritroverai a usare un software obsoleto.

monday.com offre una prova gratuita di 14 giorni per testare tutte le caratteristiche del piano Pro a pagamento prima di assumerne l’impegno economico.

ClickUp è una piattaforma di project management flessibile che potrai adattare alle tue esigenze. Dalle visualizzazioni personalizzate alle automazioni, puoi organizzare progetti e attività in maniera davvero molto specifica. Permette persino di sperimentare con diversi layout e colori per personalizzare l’aspetto del proprio ambiente di lavoro.

Grazie a funzioni come Lavagne online, i membri del tuo team potranno fare brainstorming tutti insieme e sviluppare ogni idea da un singolo ambiente online. ClickUp integra strumenti per la chat, i documenti e il monitoraggio del tempo, tutti disponibili nel piano gratuito e fatti apposta per centralizzare il flusso di lavoro.

Un aspetto negativo? Il numero delle funzioni e delle personalizzazioni disponibili può risultare persino eccessivo, soprattutto per chi è alle prime armi. Tuttavia, se hai voglia di passarci del tempo e prenderci la mano, sappi che ClickUp è una delle soluzioni di project management più potenti, versatili e accessibili sul mercato.

Avendo passato mesi a testare tutti i tipi di software di project management, posso affermare che Smartsheet è uno degli strumenti più ricchi di funzionalità disponibili sul mercato. Se ti chiedi principalmente quanto sia facile da usare, sappi che per imparare può volerci un po’, ma una volta fatto diventa tutto incredibilmente semplice.

Se devi gestire molte informazioni, Smartsheet ha gli strumenti giusti per aiutarti a organizzare davvero tutto. Puoi creare report con informazioni tratte da qualsiasi documento, aggiungere marcature con data e ora sui file video, inserire automaticamente in un foglio di calcolo le risposte provenienti da un formulario e molto altro.

L’applicazione si avvicina un po’ troppo allo stile “contabile-chic”, con pulsanti grigi e angoli appuntiti. Inoltre, sarebbe utile se integrasse anche la funzione di monitoraggio del tempo e una chat. A parte questo, però, non si può negare che Smartsheet sia uno strumento potente, da considerare per le tue esigenze di gestione di progetti.

Jira è quasi un sinonimo di software e progetti IT, e per una buona ragione. È stato progettato per team Agile, per creare un progetto e avere un’unica fonte di verità per la sua documentazione, e Jira è carico di funzionalità orientate a questo obiettivo. Oltre alle funzioni standard per il project management, è possibile integrare il proprio repository di codice per vedere di cosa siano responsabili i singoli membri del team.

Potrai anche snellire il flusso di lavoro suddividendo il progetto in spazi separati. Nonostante questo possa sembrarti controintuitivo per la tua produttività, rientra perfettamente nella metodologia Agile. Ad esempio, invece di subire distrazioni per i bug che vengono segnalati, puoi salvare questi avvisi in un progetto a parte e occupartene in una sprint futura.

Jira ha molto da offrire a team di differenti dimensioni, anche per quelli più piccoli e singole persone, grazie al suo generoso piano gratuito. Mancheranno alcune delle funzioni più avanzate (come il controllo completo degli accessi da parte degli utenti), ma la dotazione di base è comunque più che sufficiente per molti progetti. Per i team con più di 10 persone, i piani a pagamento di Jira offrono un gran valore, con tariffe scontate per singolo utente oltre le 100 unità.

Teamwork non offre tante funzioni come alcuni altri strumenti di questa lista, ma questo potrebbe anche risultare un vantaggio. Se non hai molta esperienza, Teamwork è un ottimo punto di partenza come strumento di project management.

Con questo non voglio certo dire che manchi qualcosa di fondamentale, anzi. Mi ci sono voluti meno di 20 minuti per configurare un progetto con una dashboard personalizzata, la modalità di visualizzazione Gantt e il time tracking. La funzione “task follower” è distintiva poiché permette di mantenere i membri del team al corrente dello stato di avanzamento di un task anche quando non hanno attività assegnate.

Che tu abbia intenzione di usare Teamwork a lungo termine o meno, ripeto che resta un ottimo posto per imparare a usare gli strumenti di project management. Poi chi lo sa, magari scocca la scintilla, considerando che offre certamente molte cose che adorerai.

Zoho Projects è ottimo soprattutto per la comunicazione in un team di dimensioni medie. Puoi metterti in contatto con i membri del tuo team tramite la chat integrata, i forum, le pagine e i commenti a task specifici. Ogni opzione ha il proprio caso d’uso.

Il risultato è un software che facilita l’instaurarsi di una comunicazione fluida e aperta fra i membri del team. Questo senza considerare le integrazioni con il resto dell’ecosistema di Zoho, che possono trasformare Projects in un hub unico per tutte le tue esigenze di produttività.

Cosa impedisce a Zoho Projects di essere davvero uno strumento sorprendente? La stranissima collocazione delle funzioni e una curva di apprendimento bella ripida. Altrimenti, se la comunicazione efficiente è la tua principale priorità o se già usi altre applicazioni di produttività di questa azienda, dovresti certamente considerare Zoho Projects.

Striven è un software ERP (pianificazione delle risorse d’impresa) con moduli per project management, finanze, inventario, CRM e risorse umane. Nonostante siano solo un sottoinsieme della ricca suite di strumenti di Striven, le sue funzioni di project management sono incredibilmente vaste. Includono il tracking di attività e tempi di lavoro, i diagrammi di Gantt, vari template di progetto e molteplici metodi di collaborazione in team.

Con la sua interfaccia pulita e intuitiva, Striven facilita l’assegnazione del lavoro, la registrazione delle ore e la creazione di report per monitorare i progressi delle attività. Inoltre, grazie allo storage di documenti integrato, è possibile trovare e condividere facilmente i file necessari al progetto.

Tuttavia, tanta versatilità non risulterà economica, in particolare se ti servono solo le funzionalità di project management. Tuttavia, se stai cercando un software completo per ottimizzare proprio tutte le tue operazioni aziendali, non c’è niente di meglio che Striven.

Come suggerisce il nome, i diagrammi di Gantt sono il punto forte di TeamGantt. TeamGantt è una delle applicazioni più semplici per creare diagrammi di Gantt. Ogni funzione si può usare in modalità drag & drop, cosa che rende priva di sforzo l’aggiunta di dipendenze, sottoattività e milestone.

Combina tutto questo a 21 modelli di buona qualità e a una bella interfaccia; otterrai uno strumento incredibilmente facile da usare per creare diagrammi di Gantt in pochi minuti.

Considera che i progetti più grandi potrebbero richiedere funzionalità avanzate non disponibili su TeamGantt. Anche per i progetti minori vi sono opzioni limitate in termini di collaborazione, condivisione di file e monitoraggio delle risorse.

Tuttavia, TeamGantt resta una scelta eccellente se hai bisogno di un bel diagramma di Gantt e ne hai bisogno subito.

Se la maggior parte degli strumenti di project management è volta a supportare la produttività dei team, Bonsai si contraddistingue per focalizzarsi esclusivamente sui lavoratori freelance e le piccole agenzie. I freelancer in particolare apprezzeranno i modelli di contratto preredatti con il supporto dei legali di Bonsai, oltre al generatore di contratti: queste soluzioni renderanno un gioco da ragazzi risolvere ogni formalità e potrai iniziare rapidamente a lavorare.

Tutti i contratti vengono anche archiviati nello strumento CRM integrato, quindi non dovrai più cercare tra una miriade di file per ritrovarli in futuro. Inoltre, ogni volta che crei un nuovo progetto, Bonsai ti genera automaticamente le fatture, che potrai inviare con un semplice clic. Tutto questo è racchiuso in un’interfaccia facile e intuitiva, tanto che mi ha davvero impressionato quando ho provato questo software.

Purtroppo, gli strumenti di project management di Bonsai sono un po’ limitati rispetto a molte altre soluzioni di questa lista. Inoltre, sarà difficile collaborare con altre persone usando solo questo strumento. Non è proprio l’ideale per i team di aziende o per progetti che richiedono i più elevati gradi di dettaglio. Al contrario, se sei un freelancer o una piccola agenzia, le funzioni di automazione di Bonsai sono una manna dal cielo per ottimizzare il proprio flusso di lavoro.

HubSpot è uno strumento di CRM (Customer Relationship Management). Non essendo orientato alla gestione di progetti, occupa l’ultimo posto della mia lista. Permette comunque di impostare task, generare flussi di lavoro automatici e creare dashboard personalizzate. Bisogna solo considerare che queste attività non costituiscono la finalità principale dell’applicazione.

Qual è, quindi, lo scopo primario di HubSpot? HubSpot permette di gestire processi di vendita e di marketing. Con HubSpot potrai rafforzare il rapporto con i clienti, tenere traccia delle finanze e migliorare il coinvolgimento dei visitatori sul tuo sito web.

Non dispone di molte funzioni proprie del project management, come le differenti visualizzazioni della linea temporale o la creazione di baseline. Se però hai bisogno di uno strumento di CRM che integri alcune funzioni di project management, allora HubSpot potrebbe offrirti il meglio di entrambi i mondi al prezzo di una sola app.