Las 10 mejores herramientas de gestión de proyectos en 2023

monday.com logra el equilibrio perfecto entre facilidad de uso y funcionalidad. Ofrece 14 formas diferentes de visualizar tu trabajo (sin contar las aplicaciones externas y específicas), así como más de 200 plantillas de alta calidad, planificación del tiempo, automatización e intercambio avanzado de archivos y mucho más.

Las herramientas de gestión de proyectos como esta pueden resultar intimidantes, sobre todo si tienen muchas funciones. Sin embargo, monday.com evita este problema aportado una extensa colección de recursos de aprendizaje y una interfaz fácil de usar que simplifica la navegación. En resumen, todo está donde esperarías encontrarlo.

La única desventaja significativa es que monday.com cambia constantemente (prácticamente cada año), por lo que puede que de vez en cuando tengas que poner un poco de esfuerzo en mantenerte al día con los cambios. No obstante, viéndolo por el lado positivo, así no tendrás que preocuparte por estar usando un software obsoleto.

monday.com ofrece una prueba gratuita de 14 días, por lo que puedes probar todas sus funciones Pro antes de comprometerte con un plan pago.

Después de haber pasado varios meses probando todo tipo de herramientas de gestión de proyectos, puedo decirte con total seguridad que Smartsheet es una de las herramientas con más funciones del mercado. ¿Es fácil de usar? Bueno, lleva un tiempo aprender a usarla, pero, una vez que la dominas, es increíblemente fácil usar y navegar la aplicación.

Si manejas mucha información, Smartsheet te ofrece las herramientas necesarias para ayudarte a organizar todo. Puedes crear informes con información de cualquier documento, agregar pruebas con marca de tiempo en archivos de vídeo, introducir automáticamente las respuestas de un formulario en una hoja de cálculo y mucho más.

Me parece que la aplicación tiene un estilo demasiado sobrio, parece una herramienta de contabilidad con botones grises y líneas rectas. Además, estaría bien que tuviera un chat y una función para planificar el tiempo. Aun así, no se puede negar que, si hablamos de gestión de proyectos, Smartsheet no es moco de pavo.

Teamwork no ofrece tantas prestaciones como algunas de las otras herramientas de esta lista. Sin embargo, eso a veces es bueno. Si no tienes mucha experiencia en el uso de herramientas de gestión de proyectos, Teamwork es perfecta para iniciarse.

No quiero decir que le falte nada importante. Tardé menos de 20 minutos en crear un proyecto con un panel personalizado, un diagrama de Gantt y registros de tiempo. He de destacar su función de seguimiento de tareas, que sirve para mantener informados a los miembros del equipo sobre el progreso de una tarea incluso aunque no tengan acciones asignadas.

Tanto si planeas usar Teamwork a largo plazo como si no, sigue siendo una manera excelente de aprender sobre las herramientas de gestión de proyectos. Y, quién sabe, quizás acabes enamorándote de ella: la verdad es que tiene muchas cosas que te pueden gustar.

Zoho Projects es especialmente buena para equipos de tamaño medio que necesiten comunicarse. Puedes ponerte en contacto con tu equipo a través del chat integrado, foros, páginas y comentarios para tareas específicas. Cada opción tiene su propio uso específico.

El resultado es un software que facilita una comunicación fluida y abierta entre los miembros del equipo. Y eso sin tener en cuenta la compatibilidad con el resto del ecosistema de Zoho, lo que convierte a Projects en un centro completo para potenciar tu productividad todo lo que necesites.

Las únicas desventajas que hacen que Zoho Projects no sea perfecto son la ubicación incómoda de las funciones y su empinada curva de aprendizaje. Aun así, si la eficiencia en la comunicación es tu máxima prioridad o ya usas las aplicaciones de productividad de Zoho, sin duda alguna deberías plantearte usar Zoho Projects.

Que Wrike no encabece nuestra lista no significa que sea una mala aplicación; hecho, es todo lo contrario. Además de funcionar a la perfección con los aspectos fundamentales, Wrike ofrece algunas prestaciones únicas y muy interesantes, como inteligencia de trabajo impulsada por IA.

Work Intelligence utiliza aprendizaje automático para predecir los potenciales riesgos en un proyecto, convertir documentos analógicos en archivos digitales y sugerir respuestas a los comentarios. Wrike también ofrece planes únicos para equipos creativos, de marketing y de entrega.

Por el momento, la IA sigue siendo demasiado básica como para poder ser útil en un proyecto sin tener que estar ajustándola antes. Si le sumamos que su interfaz no es muy fácil de usar y que tiene una curva de aprendizaje empinada, Wrike pierde algunos puntos.

No obstante, teniendo en cuenta lo que ha mejorado en los últimos años, puede que Wrike empiece a subir puestos en esta lista.

Como ya habrás deducido por su nombre, los diagramas de Gantt son el punto fuerte de TeamGantt. TeamGantt es una de las aplicaciones más simples para crear diagramas de Gantt. Todas las funciones se pueden arrastrar y soltar, lo que facilita añadir dependencias, subtareas y logros.

Si le sumamos eso a las 21 plantillas listas para usar que ofrece y su bonita interfaz, el resultado es una herramienta increíblemente fácil de usar para crear diagramas de Gantt en solo unos minutos.

Sin embargo, los proyectos más grandes podrían requerir funcionalidades avanzadas que TeamGantt no ofrece. Las opciones de colaboración en equipo, uso compartido de archivos y seguimiento de recursos son limitadas incluso para proyectos más pequeños.

Aun así, TeamGantt es una excelente opción si necesitas crear un diagrama de Gantt atractivo de inmediato.

Scoro se anuncia como la única aplicación que una empresa necesita. Es cierto que Scoro es enorme y que combina seguimiento del tiempo individual con seguimiento de proyectos, CRM y aplicaciones financieras. Precisamente por eso, Scoro no es para todo el mundo.

Pongámoslo de la siguiente manera: ¿preferirías tener un coche nuevo, o un avión nuevo? Por supuesto, lo del avión suena tentador, pero, antes de decidir, ten en cuenta el uso que podrías darle. ¿Con qué frecuencia realmente necesitas un avión en la vida real?

Pues pasa lo mismo con Scoro. Es difícil de usar y puede resultar abrumadora. La mayoría de los proyectos no necesitan una aplicación que lo haga todo, sino una que haga algunas cosas muy bien. Además, el plan inicial de Scoro es el más caro de esta lista, así que estarías pagando el precio del avión.

Aun así, si estás trabajando en un proyecto enorme y te vendría bien tener un poco de ayuda con todos los aspectos de tu negocio, entonces Scoro es una de las soluciones más completas de nuestra lista.

Aparte de su interfaz obsoleta, FunctionFox no tiene ninguna desventaja. Configurar un proyecto es rápido y fácil. No tuve problemas para crear tareas, registrar horas y revisar los datos de mi proyecto.

En concreto, la creación de facturas me pareció espectacular. Solo tuve que hacer clic un par de veces para obtener una factura detallada y profesional que podría enviarle a cualquier cliente.

FunctionFox no es excelente en ningún aspecto concreto, por eso está tan abajo en la lista. A pesar de ello, es una herramienta fiable y completa que puede ayudarte a organizar pequeños y medianos proyectos y equipos.

El plan gratuito de Asana es la mejor opción para usuarios particulares. Ofrece suficientes herramientas para organizarte y tomar decisiones informadas sobre tu horario. Además, es fácil de configurar y la interfaz es agradable.

También tiene algo que ofrecerles a los equipos más grandes. Te permite ponerte en contacto con diferentes miembros mediante mensajería o etiquetas y, si necesitas tener distintos niveles de discreción en un proyecto, puedes asignar diferentes prioridades a los usuarios para asegurarte de que nadie vea nada que no debería. Asana ofrece muchas funciones para asegurarte de que tu equipo y tu estaréis siempre coordinados.

El diagrama de Gantt no es lo mejor que hay, y a veces las notificaciones se pierden. Tampoco es la mejor aplicación para colocar un proyecto en una línea temporal. Sin embargo, es excelente para la organización personal o si necesitas un medio de comunicación para tu equipo.

HubSpot es una herramienta de gestión de relaciones con el cliente (CRM), no de gestión de proyectos, por lo que ocupa el último lugar en mi lista. Aun así, te permite configurar tareas, generar flujos de trabajo automáticos y crear paneles personalizados. No obstante, esos no son los objetivos principales de la aplicación.

¿Cuál es el objetivo principal de HubSpot? HubSpot te permite gestionar los procesos de venta y marketing. Con HubSpot puedes fortalecer las relaciones con tus clientes, realizar un seguimiento de tus finanzas y mejorar la participación de los visitantes en tu web.

No te brinda acceso a muchas funciones de gestión de proyectos, como vistas distintas de la línea de tiempo ni crear una línea base del proyecto. Sin embargo, si necesitas tener una herramienta CRM unida a una herramienta de gestión de proyectos, HubSpot podría ofrecerte lo mejor de ambos mundos por el precio de una sola aplicación.