10 parasta projektinhallintatyökalua: Vuoden 2023 vertailu

monday.com saavuttaa täydellisen tasapainon helppokäyttöisyyden ja toimintojen monipuolisuuden välillä. Se tarjoaa 14 eri tapaa tarkastella projektia (lukuun ottamatta ulkopuolisia sovelluksia ja tiettyjen toimintojen sisältämiä tarkastelumetodeja), yli 200 korkealaatuista templaattia, ja kaikkea aikaseurannasta automaatioon sekä edistyneeseen tiedostonjakoon.

Tämäntyyppiset kaikenkattavat projektinhallintatyökalut voivat tuntua hämmentäviltä – etenkin, kun toimintoja on niin runsaasti. monday.com kuitenkin välttää ongelman tarjoamalla kattavan kokoelman oppimisresursseja sekä selkeän käyttöliittymän, joka yksinkertaistaa navigaatiota. Lyhyesti sanottuna: Kaikki toiminnot löytyvät juuri sieltä, mistä niitä etsii.

Ainoa oikea miinuspuoli on, että monday.com muuttuu jatkuvasti (lähes vuosittain), jolloin palvelun käyttöä voi joutua opettelemaan uudelleen. Toisaalta tämä tarkoittaa, ettei asiakkaiden tarvitse huolehtia ohjelmiston vanhenemisesta.

monday.com tarjoaa 14 päivän ilmaiskokeilun, joten voit testata kaikkia Pro-työkaluja ennen kuin sitoudut maksulliseen palvelupakettiin.

ClickUp on joustava projektinhallinta-alusta, jonka voi mukauttaa omiin tarpeisiin sopivaksi. Voit luoda automaattisia työnkulkuja, mukautettuja näkymiä – projektien organisoinnista voi tehdä hyvinkin tarkkaa. Voit kokeilla myös erilaisia asetteluja ja värimalleja tehdäksesi ohjelmasta haluamasi näköisen.

Whiteboardsin (“valkotaulut”) kaltaisten ominaisuuksien avulla tiimisi voi koota ideoita ja panna ne käytäntöön samassa paikassa. ClickUpin sisäänrakennettu chat-toiminto, dokumenttityökalut sekä työajanseuranta tuo kaikki yrityksen tarvitsemat työkalut samaan paikkaan – ja niitä voi käyttää jopa ilmaisversiolla maksamatta senttiäkään.

Mikä sitten on ClickUpin miinuspuoli? Ominaisuuksien ja mukautusvalintojen määrä on niin suuri, että aloittelijalla menee helposti sormi suuhun. ClickUp on yksi markkinoiden tehokkaimmista, monipuolisimmista ja edullisimmista projektinhallintaohjelmista.

Käytettyäni kuukausia eri projektinhallintatyökalujen läpikotaiseen testaamiseen, voin kertoa, että Smartsheet on yksi markkinoiden monipuolisimpia palveluja. Onko se käyttäjäystävällinen? No, sen käytön oppiminen vie oman aikansa, mutta kun sen oivaltaa, ohjelma on erittäin selkeä ja helppokäyttöinen.

Jos projektisi käsittää runsaasti informaatiota, Smartsheet tarjoaa työkalut kaiken organisoimiseen. Voit luoda raportteja minkä tahansa dokumentin sisältämästä informaatiosta, lisätä aikaleimoitettuja varmenteita videotiedostoihin, täyttää palautelomakkeiden vastaukset automaattisesti taulukkoon, ja paljon muuta.

Sovelluksen tyyli on ehkä liiankin “kirjanpitäjä-chic” harmaine painikkeineen ja terävine kulmineen. Myös sisäänrakennetun aikaseurannan ja chat-toiminnot puuttuminen harmittavat hieman. On kuitenkin päivänselvää, että Smartsheet on vakavasti otettava kandidaatti projektinhallinta-alalla.

Jira on lähes synonyymi IT-projektinhallintaohjelmalle, ja tälle on hyvä syy. Se on suunniteltu ketterille kehittäjätiimeille projektin luomiseen ja kaiken dokumentoinnin keskittämiseen, ja tätä päämäärää varten tarjolla on valtavasti hyviä toimintoja. Tavallisten projektinhallintatoimintojen lisäksi voit integroida Jiraan myös koodikannat nähdäksesi, mistä kukin tiimin jäsen on vastuussa.

Voit myös sujuvoittaa työnkulkua jakamalla projektin useaan pienempään tilaan. Tämä voi kuulostaa vaikealta ja monimutkaiselta, mutta itse asiassa se on täysin linjassa Agile-periaatteiden kanssa. Voit esimerkiksi eriyttää häiritsevät bugi-ilmoitukset toiseen projektiin, joka siirtyy työn alle vasta tulevalla sprintillä.

Jira soveltuu monen kokoisille tiimeille. Ilmaisversion ansiosta se on järkevä työkalu myös pienyrityksille ja yksinyrittäjille. Ilmaisversioon ei tietenkään sisälly kaikkia ominaisuuksia (kuten käyttöoikeuksien hallintaa), mutta projektinhallinta kuitenkin onnistuu varsin näppärästi. Yli 10-henkisille tiimeille Jiran maksulliset paketit ovat todella hyviä – ja yli 100 ihmisen organisaatiot saavat käyttäjäkohtaiseen hintaan reilun alennuksen.

Teamwork ei tarjoa niin paljon toimintoja kuin jotkut muut tämän listan työkalut. Tämä saattaa olla hyvä asia. Jos sinulla ei ole paljon kokemusta projektinhallintatyökalujen käytöstä, Teamwork on loistava aloituspalvelu.

Siitä ei myöskään puutu mitään oleellista. Projektin lanseeraaminen vei alle 20 minuuttia, missä ajassa pystyin asentamaan räätälöidyn kojelaudan, Gantt-näkymän sekä aikalokeja. Työtehtävien seurantatyökalu on palvelun varsinainen valtti, sillä sen avulla kaikki tiimin jäsenet pysyvät helposti ajan tasalla projektin etenemisestä, vaikka heillä ei olisi omia keskeneräisiä tehtäviä.

Halusitpa sitten käyttää Teamworkia pidemmällä tähtäimellä tai et, se on joka tapauksessa erinomainen paikka oppia projektinhallintatyökalun käyttöä. Ja kuka tietää? Ehkä ihastut siihen. Palvelu ilahduttaa monin tavoin.

Zoho Projects soveltuu erinomaisesti pienten ja keskikokoisten tiimien keskinäiseen kommunikaatioon. Voit ottaa yhteyttä tiimisi jäseniin sisäänrakennetun chatin, foorumien, sivujen sekä tehtäväkohtaisten kommenttien kautta. Jokaisella vaihtoehdolla on oma ainutlaatuinen käyttötarkoituksensa.

Lopputulos on ohjelmisto, joka helpottaa sujuvaa ja avointa vuorovaikutusta tiimin jäsenten välillä. Enkä edes ole vielä maininnut integraatioita muiden Zoho-palvelujen kanssa. Niiden avulla Projects-alustasta voi muokata kaikki produktiivisuustarpeesi täyttävän yhden pysäkin palvelun.

Kömpelön tuotesijoittelun ja jyrkän oppimiskäyrän vuoksi Zoho Projects jää jälkeen alan huippunimistä. Jos tehokas kommunikaatio on ykkösprioriteettisi, tai jos olet jo Zoho-produktiivisuussovellusen käyttäjä, Zoho Projects on ehdottomasti kokeilemisen arvoinen.

Striven on EPR-järjestelmä, josta löytyy moduuleja projektinhallintaan, rahoitukseen, varaston hallintaan, asiakastietojen hallintaan sekä HR-asioihin. Vaikka projektinhallinta on vain osa Strivenin laajaa tarjontaa, kyseessä on kuitenkin yllättävän kattava työkalu. Se sisältää tehtävien ja työajan seurannan, Gantt-kuvaajat, projektipohjia sekä useita tapoja tiimityöskentelyn helpottamiseen.

Strivenin siisti ja selkeä ohjelma tekee tehtävien annosta, työajanseurannasta ja raporttien luomisesta todella helppoa. Lisäksi ohjelmisto tukee tiedostojen tallentamista, joten dokumentteja on helppo jakaa muille.

Näin laaja ohjelmisto tietenkin tulee melko kalliiksi – varsinkin, jos haluat pelkän projektinhallinnan. Toisaalta, jos yrityksesi tarvitsee kaiken kattavan ERP-ohjelmiston kaiken liiketoiminnan sujuvoittamiseksi, niin Striven on siihen nappivalinta.

Kuten nimen perusteella voi päätellä, TeamGanttin vahvuus ovat Gantt-taulukot. Kyseessä on yksi yksinkertaisimmista sovelluksista Gantt-taulukkojen laatimiseen. Kaikki toiminnot ovat “raahaa ja pudota”-tyylisiä, minkä ansiosta riippuvaisuussuhteiden, sekundääristen työtehtävien ja virstanpylväiden lisääminen on vaivatonta.

Kun näihin toimintoihin lisätään vielä 21 käyttövalmista templaattia ja silmää miellyttävä käyttöliittymä, saadaan erittäin käyttäjäystävällinen työkalu, joka luo Gantt-taulukkoja minuuteissa.

Suuremmat projektit saattavat vaatia kehittyneitä toimintoja, joita TeamGantt ei tarjoa. Pienemmillekin projekteille tiimien yhteistyö- ja tiedostonjakotoiminnot sekä resurssien seurantatoiminnot ovat rajallisia.

TeamGantt on kuitenkin erinomainen valinta, jos tarvitset näyttävän Gantt-taulukon ja tarvitset sen nopeasti.

Useimmat projektinhallintaohjelmat on suunniteltu kokonaisten tiimien käytettäväksi, mutta Bonsai erottuu edukseen keskittymällä freelancereiden ja pienyritysten auttamiseen. Erityisesti freelancerit voivat tehostaa työtään Bonsain valmiiksi kirjoitetuilla, juridisesti pätevillä sopimuspohjilla, joilla projektin aloitus käy huomattavasti aikaisempaa sujuvammin.

Kaikki sopimukset tallennetaan Bonsain CRM-järjestelmään, mikä tarkoittaa loppua sekavalle sopimusdokumenttien viidakolle, jonka kanssa moni freelancer kamppailee. Aina uuden projektin luodessasi Bonsai generoi automaattisesti laskut, jotka voit lähettää yhdellä klikkauksella. Kokonaisuus on koottu yhteen helppokäyttöiseen ohjelmaan, joka teki minuun todella positiivisen vaikutuksen.

Valitettavasti Bonsain projektinhallintatyökalut ovat melko niukkoja muihin vaihtoehtoihin verrattuna, eikä pelkästään Bonsain avulla oikein pysty tekemään tiimityötä. Kyseessä ei siis ole suuryrityksille tai monimutkaisille projekteille suunniteltu työkalu. Toisaalta, jos olet freelancer tai pienyrittäjä, Bonsain työnkulkujen automatisoinnista voi olla paljon apua.

HubSpot ei ole projektinhallintatyökalu vaan asiakkuudenhallintatyökalu (CRM), minkä vuoksi se on listan häntäpäässä. Sen avulla voi kuitenkin luoda työtehtäviä, automaattisia työnkulkuja sekä räätälöityjä kojelautoja. Nämä vain eivät ole sovelluksen ensisijainen käyttötarkoitus.

Mikä sitten on HubSpotin ensisijainen käyttötarkoitus? No, HubSpot on tarkoitettu myynti- ja markkinointiprosessien hallintaan. HubSpotin avulla voit tehostaa asiakassuhteita, pitää silmällä talouspuolta sekä parantaa kävijöiden osallistamista sivustollasi.

Palvelusta puuttuu joitakin projektinhallintatoimintoja, kuten eri aikajanojen tarkastelu tai lähtö- ja nykytilanteen vertailu. Jos kuitenkin etsit palvelua, joka yhdistää CRM- ja projektinhallintatyökalut, HubSpot tarjoaa molemmat laadukkaat palvelut yhden sovelluksen hinnalla.