10 parasta projektinhallintatyökalua 2023

monday.com saavuttaa täydellisen tasapainon helppokäyttöisyyden ja toimintojen monipuolisuuden välillä. Se tarjoaa 14 eri tapaa tarkastella projektia (lukuun ottamatta ulkopuolisia sovelluksia ja tiettyjen toimintojen sisältämiä tarkastelumetodeja), yli 200 korkealaatuista templaattia, ja kaikkea aikaseurannasta automaatioon sekä edistyneeseen tiedostonjakoon.

Tämäntyyppiset kaikenkattavat projektinhallintatyökalut voivat tuntua hämmentäviltä – etenkin, kun toimintoja on niin runsaasti. monday.com kuitenkin välttää ongelman tarjoamalla kattavan kokoelman oppimisresursseja sekä selkeän käyttöliittymän, joka yksinkertaistaa navigaatiota. Lyhyesti sanottuna: Kaikki toiminnot löytyvät juuri sieltä, mistä niitä etsii.

Ainoa oikea miinuspuoli on, että monday.com muuttuu jatkuvasti (lähes vuosittain), jolloin palvelun käyttöä voi joutua opettelemaan uudelleen. Toisaalta tämä tarkoittaa, ettei asiakkaiden tarvitse huolehtia ohjelmiston vanhenemisesta.

monday.com tarjoaa 14 päivän ilmaiskokeilun, joten voit testata kaikkia Pro-työkaluja ennen kuin sitoudut maksulliseen palvelupakettiin.

Käytettyäni kuukausia eri projektinhallintatyökalujen läpikotaiseen testaamiseen, voin kertoa, että Smartsheet on yksi markkinoiden monipuolisimpia palveluja. Onko se käyttäjäystävällinen? No, sen käytön oppiminen vie oman aikansa, mutta kun sen oivaltaa, ohjelma on erittäin selkeä ja helppokäyttöinen.

Jos projektisi käsittää runsaasti informaatiota, Smartsheet tarjoaa työkalut kaiken organisoimiseen. Voit luoda raportteja minkä tahansa dokumentin sisältämästä informaatiosta, lisätä aikaleimoitettuja varmenteita videotiedostoihin, täyttää palautelomakkeiden vastaukset automaattisesti taulukkoon, ja paljon muuta.

Sovelluksen tyyli on ehkä liiankin “kirjanpitäjä-chic” harmaine painikkeineen ja terävine kulmineen. Myös sisäänrakennetun aikaseurannan ja chat-toiminnot puuttuminen harmittavat hieman. On kuitenkin päivänselvää, että Smartsheet on vakavasti otettava kandidaatti projektinhallinta-alalla.

Teamwork ei tarjoa niin paljon toimintoja kuin jotkut muut tämän listan työkalut. Tämä saattaa olla hyvä asia. Jos sinulla ei ole paljon kokemusta projektinhallintatyökalujen käytöstä, Teamwork on loistava aloituspalvelu.

Siitä ei myöskään puutu mitään oleellista. Projektin lanseeraaminen vei alle 20 minuuttia, missä ajassa pystyin asentamaan räätälöidyn kojelaudan, Gantt-näkymän sekä aikalokeja. Työtehtävien seurantatyökalu on palvelun varsinainen valtti, sillä sen avulla kaikki tiimin jäsenet pysyvät helposti ajan tasalla projektin etenemisestä, vaikka heillä ei olisi omia keskeneräisiä tehtäviä.

Halusitpa sitten käyttää Teamworkia pidemmällä tähtäimellä tai et, se on joka tapauksessa erinomainen paikka oppia projektinhallintatyökalun käyttöä. Ja kuka tietää? Ehkä ihastut siihen. Palvelu ilahduttaa monin tavoin.

Zoho Projects soveltuu erinomaisesti pienten ja keskikokoisten tiimien keskinäiseen kommunikaatioon. Voit ottaa yhteyttä tiimisi jäseniin sisäänrakennetun chatin, foorumien, sivujen sekä tehtäväkohtaisten kommenttien kautta. Jokaisella vaihtoehdolla on oma ainutlaatuinen käyttötarkoituksensa.

Lopputulos on ohjelmisto, joka helpottaa sujuvaa ja avointa vuorovaikutusta tiimin jäsenten välillä. Enkä edes ole vielä maininnut integraatioita muiden Zoho-palvelujen kanssa. Niiden avulla Projects-alustasta voi muokata kaikki produktiivisuustarpeesi täyttävän yhden pysäkin palvelun.

Kömpelön tuotesijoittelun ja jyrkän oppimiskäyrän vuoksi Zoho Projects jää jälkeen alan huippunimistä. Jos tehokas kommunikaatio on ykkösprioriteettisi, tai jos olet jo Zoho-produktiivisuussovellusen käyttäjä, Zoho Projects on ehdottomasti kokeilemisen arvoinen.

Wrike ei ole listamme kärjessä, mikä ei suinkaan tarkoita, että se olisi huono sovellus. Kaukana siitä. Wrike paitsi hoitaa perusasiat moitteettomasti, myös tarjoaa innostavia ainutlaatuisia toimintoja, kuten tekoälyyn pohjaavia työskentelyä tehostavia toimintojia.

Työskentelyn optimointitoiminnot käyttävät koneoppimista ennakoidakseen projektin mahdollisia riskejä, muuttavat analogiset tiedostot digitaalisiksi, ja ehdottavat vastauksia kommentteihin. Wrike myös tarjoaa ainutlaatuisia palvelupaketteja luoville tiimeille, markkinointitiimeille sekä tuoltetoimitustiimeille.

Tällä hetkellä tekoäly on kuitenkin liian yksinkertainen hyödyttääkseen projekteja ilman mittavaa hienosäätöä. Myös ei-niin-käyttäjäystävällinen käyttöliittymä sekä jyrkkä käyttöliittymä pudottavat Wriken sijoitusta listallamme.

Ottaen huomioon, miten huimasti palvelu on tähän mennessä kehittynyt, Wrike voi kuitenkin kiivetä tikapuilla ylemmäs hyvinkin nopeasti.

Kuten nimen perusteella voi päätellä, TeamGanttin vahvuus ovat Gantt-taulukot. Kyseessä on yksi yksinkertaisimmista sovelluksista Gantt-taulukkojen laatimiseen. Kaikki toiminnot ovat “raahaa ja pudota”-tyylisiä, minkä ansiosta riippuvaisuussuhteiden, sekundääristen työtehtävien ja virstanpylväiden lisääminen on vaivatonta.

Kun näihin toimintoihin lisätään vielä 21 käyttövalmista templaattia ja silmää miellyttävä käyttöliittymä, saadaan erittäin käyttäjäystävällinen työkalu, joka luo Gantt-taulukkoja minuuteissa.

Suuremmat projektit saattavat vaatia kehittyneitä toimintoja, joita TeamGantt ei tarjoa. Pienemmillekin projekteille tiimien yhteistyö- ja tiedostonjakotoiminnot sekä resurssien seurantatoiminnot ovat rajallisia.

TeamGantt on kuitenkin erinomainen valinta, jos tarvitset näyttävän Gantt-taulukon ja tarvitset sen nopeasti.

Scoro mainostaa itseään yhtenä ja ainoana sovelluksena, jota yrityksesi tarvitsee. Totta kyllä, Scoro on massiivinen ja yhdistää yksittäisten ajanseuranta-, projektinhallinta-, asiakkuudenhallinta-, ja taloussovellusten toiminnot. Juuri skaalansa vuoksi Scoroa ei kuitenkaan voi suositella kaikille.

Kysy itseltäsi: haluaisitko mieluummin upouuden auton vai upouuden lentokoneen? Lentokone kuulostaa kyllä siistiltä, mutta mieti hetki sen mahdollisia käyttökohteita. Kuinka usein todella tarvitset tosielämässä lentokonetta?

Juuri tämä on Scoron ongelma. Sen käyttö on monimutkaista ja häkellyttää helposti. Useimmat projektit eivät kaipaa sovellusta, joka pystyy kaikkeen, vaan sovellusta, joka hoitaa tietyt työtehtävät erinomaisesti. Scoron hintataso on myös lentokoneluokkaa, ja sen aloituspaketti on tämän listan kallein.

Jos kuitenkin työskentelet massiivisen projektin parissa, ja tarvitset hieman lisäapua liiketoimintasi joka osa-alueella, Scoro on yksi listamme kattavimpia ratkaisuja.

FunctionFoxissa ei ole paljon muuta moitittavaa kuin sen vanhentunut käyttöliittymä. Projektien luominen on nopeaa ja helppoa. En törmännyt ongelmiin työtehtävien luonnissa, työtuntien kirjaamisessa tai projektidatan arvioinnissa.

Etenkin laskutustyökalu on erinomainen. Vain parilla klikkauksella pystyin luomaan ammattimaisen ja yksityiskohtaisen laskun, jonka voin lähettää mille tahansa asiakkaalle.

FunctionFox ei ole millään muulla osa-alueella alan paras, minkä vuoksi sen sijoitus listalla on alhainen. Se on kuitenkin luotettava ja kattava työkalu, joka auttaa pienten ja keskikokoisten projektien ja tiimien organisoinnissa.

Asanan ilmaisversio on paras valinta yksittäisille käyttäjille. Se tarjoaa riittävästi työkaluja organisointiin ja järkevien aikataulutuspäätösten tekemiseen. Se on helppo asentaa, ja sen käyttöliittymä on visuaalisesti miellyttävä.

Palvelulla on annettavaa myös suuremmille tiimeille. Voit ottaa tiimin eri jäseniin yhteyttä pikaviestien ja tägien kautta. Jos projekti kaipaa eri yksityisyydensuoja-asteita, voit määrittää käyttäjille eri prioriteetteja varmistaaksesi, ettei kukaan näe sisältöä, jota ei ole tarkoitettu heidän silmilleen. Asana tarjoaa runsaasti toimintoja varmistaakseen, että sinä ja tiimisi olette samalla aaltopituudella.

Gantt-taulukoissa on parantamisen varaa, ja ilmoituksia menee välillä hukkaan. Kyseessä ei myöskään ole paras sovellus projektin sijoittamiseen aikajanalle. Palvelu on kuitenkin erinomainen omatoimiseen organisaatioon, tai jos tiimisi tarvitsee kommunikaatiokeskusta.

HubSpot ei ole projektinhallintatyökalu vaan asiakkuudenhallintatyökalu (CRM), minkä vuoksi se on listan häntäpäässä. Sen avulla voi kuitenkin luoda työtehtäviä, automaattisia työnkulkuja sekä räätälöityjä kojelautoja. Nämä vain eivät ole sovelluksen ensisijainen käyttötarkoitus.

Mikä sitten on HubSpotin ensisijainen käyttötarkoitus? No, HubSpot on tarkoitettu myynti- ja markkinointiprosessien hallintaan. HubSpotin avulla voit tehostaa asiakassuhteita, pitää silmällä talouspuolta sekä parantaa kävijöiden osallistamista sivustollasi.

Palvelusta puuttuu joitakin projektinhallintatoimintoja, kuten eri aikajanojen tarkastelu tai lähtö- ja nykytilanteen vertailu. Jos kuitenkin etsit palvelua, joka yhdistää CRM- ja projektinhallintatyökalut, HubSpot tarjoaa molemmat laadukkaat palvelut yhden sovelluksen hinnalla.