Cele mai bune 10 instrumente pentru managementul proiectelor în 2023

monday.com reușește să atingă echilibrul perfect între ușurința de utilizare și funcționalitate. Acest instrument oferă 14 moduri de vizualizare a proiectului (fără să punem la socoteală aplicațiile separate și vizualizările specifice funcționalităților), peste 200 de șabloane de calitate și toate funcțiile de care aveți nevoie, de la urmărirea timpului și automatizare, la partajarea avansată de fișiere.

Instrumentele de management al proiectelor precum acesta pot părea destul de intimidante – mai ales datorită numărului mare de funcții pe care le dețin. Cu toate acestea, monday.com este diferit. Acest serviciu oferă o colecție impresionantă de resurse de ajutor și o interfață extrem de simplă, care facilitează navigarea. Într-un cuvânt, totul este exact acolo unde vă așteptați să fie.

Singurul dezavantaj important este acela că monday.com suferă schimbări în mod constant (adică, aproape anual), așadar este posibil să fie nevoie de puțin efort din când în când pentru a vă ține la curent cu modificările. Pe de altă parte, acest lucru înseamnă că software-ul este actualizat permanent, pentru a fi mereu la curent cu tendințele din materie.

monday.com oferă o perioadă de încercare gratuită de 14 zile, așadar puteți încerca toate funcțiile planului Pro înainte de a-l achiziționa.

După mai multe luni de testare a diferitelor programe de management al proiectelor, pot afirma că Smartsheet este unul dintre cele mai cuprinzătoare instrumente de pe piață în ceea ce privește cantitatea de funcții. Dar, este și ușor de utilizat? Ei bine, poate dura ceva mai mult să îl învățați, dar odată ce ați înțeles cum funcționează, acest instrument devine incredibil de ușor de utilizat.

Dacă lucrați cu cantități mai mari de informații, Smartsheet are instrumentele de care aveți nevoie pentru a organiza totul. Puteți crea rapoarte cu informații extrase din orice document, puteți adăuga marcaje de timp pe fișiere video, puteți importa automat răspunsurile dintr-un formular într-o foaie de calcul și multe altele.

Aplicația are o înclinație mai mare spre partea contabilicească, având butoane gri și colțuri ascuțite. De asemenea, ar fi fost potrivite și un instrument încorporat de urmărire a timpului și o funcție de chat. Cu toate acestea, Smartsheet este o forță de luat în considerare atunci când vine vorba de managementul proiectelor.

Teamwork nu oferă atât de mult multe funcții precum multe dintre celelalte instrumente de pe această listă, dar acest lucru poate fi unul bun. Dacă nu aveți prea multă experiență cu utilizarea instrumentelor de management al proiectelor, Teamwork este un început bun.

Totuși, asta nu înseamnă că îi lipsesc funcțiile esențiale. În mai puțin de 20 de minute am configurat un proiect cu panou de control personalizat, vizualizare Gantt și loguri de timp. Funcția de urmărire a task-urilor este impresionantă, deoarece oferă actualizări membrilor echipei cu privire la progresul unui task, chiar dacă nu au atribuite acțiuni.

Indiferent dacă intenționați sau nu să folosiți Teamwork pe termen lung, eu consider că este un punct de plecare foarte bun pentru inițierea în domeniul instrumentelor de management al proiectelor. Și, cine știe? Poate va deveni chiar indispensabil.

Zoho Projects este grozav îndeosebi pentru comunicarea în cadrul echipelor de dimensiuni medii. Puteți intra în contact cu echipele din care faceți parte prin chat-uri, forumuri și pagini comentarii încorporate pentru anumite task-uri. Fiecare dintre aceste căi de comunicare are propria sa utilizare unică.

Rezultatul este un software care facilitează comunicarea fiabilă și deschisă între membrii echipei. Dacă mai punem la socoteală și integrările cu restul ecosistemului Zoho, instrumentul Projects devine un hub perfect pentru toate nevoile voastre de productivitate.

Amplasarea stângace a funcțiilor și timpul mai lung de acomodare cu instrumentul împiedică Zoho Projects să fie cu adevărat uimitor. Totuși, dacă una dintre prioritățile voastre este comunicarea eficientă sau dacă folosiți deja aplicațiile de productivitate marca Zoho, Zoho Projects merită să fie luat în considerare.

Deși Wrike nu se află în fruntea listei noastre, asta nu înseamnă că este un instrument slab. Nici pe departe. Pe lângă faptul că Wrike se descurcă grozav cu elementele de bază, acesta are și câteva funcții interesante și unice, cum ar fi predicțiile bazate pe inteligență artificială.

Această funcție folosește învățarea automată pentru a previziona potențialele riscuri dintr-un proiect, pentru a converti documente analogice în fișiere digitale și pentru a sugera răspunsuri la comentarii. De asemenea, Wrike oferă abonamente separate pentru echipele creative, de marketing și de livrare.

În prezent, inteligența artificială nu a ajuns la maturitatea necesară pentru a fi utilă într-un proiect fără a suferi câteva modificări serioase. Acest aspect, împreună cu interfața nu foarte prietenoasă și timpul îndelungat de învățare, coboară acest instrument câteva locuri în topul nostru.

Dar, având în vedere cât de mult s-a îmbunătățit de-a lungul anilor, Wrike poate chiar să urce pe un loc mai bun în viitorul apropiat.

După cum probabil ați ghicit după nume, diagramele Gantt sunt punctul forte al TeamGantt. Acest instrument reprezintă una dintre cele mai simple modalități de a crea diagrame Gantt. Toate funcțiile sale sunt de tip drag-and-drop, ceea ce facilitează foarte mult adăugarea de dependențe, task-uri secundare și milestone-uri.

Dacă punem la socoteală și cele 21 de șabloane gata de utilizare și interfața plăcută, observăm că avem în față un instrument incredibil de ușor de utilizat pentru crearea de diagrame Gantt în numai câteva minute.

Cu toate acestea, proiectele mai mari pot necesita funcționalități avansate pe care TeamGantt pur și simplu nu le are. Chiar și pentru proiecte mici, colaborarea în echipă, partajarea de fișiere și opțiunile de urmărire a resurselor sunt limitate.

Totuși, TeamGantt este o soluție foarte bună pentru cei are au nevoie de o diagramă Gantt estetică într-un timp foarte scurt.

Scoro se prezintă ca fiind unica aplicație de care are nevoie o companie. Această afirmație este reală, deoarece Scoro este un instrument foarte cuprinzător, cu funcționalități combinate prin aplicații individuale de urmărire a timpului, urmărire a proiectelor, CRM și contabilitate. Cu toate acestea, tocmai dimensiunea sa enormă este motivul pentru care Scoro nu va fi potrivit pentru toată lumea.

Cu alte cuvinte: ați prefera o mașină nou-nouță sau un avion nou-nouț? Desigur, avionul este cool, dar haideți să ne gândim la ce îl vom folosi. De câte ori chiar aveți nevoie de un avion în viața de zi cu zi?

Aceeași problemă o prezintă și Scoro. Este greu de utilizat și poate deveni copleșitor imediat. Majoritatea proiectelor nu necesită o aplicație care să facă orice, ci au nevoie de una care să facă câteva lucruri foarte bine. În plus, prețurile practicate de Scoro se încadrează în exemplul cu avionul, deoarece abonamentul său cel mai ieftin este cel mai scump de pe această listă.

Cu toate acestea, dacă lucrați la un proiect foarte mare și aveți nevoie de ajutor în toate domeniile ce țin de acel business, atunci Scoro este una dintre cele mai cuprinzătoare soluții de pe lista noastră.

În afară de interfața învechită, nu sunt multe lucruri negative de spus despre FunctionFox. Configurarea unui proiect este rapidă și ușoară și nu am întimpinat probleme la crearea de task-uri, la logarea orelor și la revizuirea datelor proiectului meu.

În mod special, crearea de facturi mi s-a părut grozavă. Cu numai câteva clicuri am obținut o factură profesională și detaliată care putea fi trimisă oricărui client.

FunctionFox nu excelează la ceva anume, motiv pentru care este atât de jos pe lista noastră. Totuși, este un instrument complet și de încredere care vă poate ajuta să vă organizați proiectele și echipele de dimensiuni medii și mici.

Abonamentul gratuit al Asana reprezintă cea mai bună alegere pentru utilizatorii individuali. Acesta vine cu suficiente instrumente pentru organizarea eficientă și pentru a lua decizii informate cu privire la program. Este ușor de configurat, iar interfața are un aspect plăcut.

Nici echipele mai mari nu reprezintă o problemă pentru acest instrument. Puteți contacta diferiți membri prin mesaje directe și prin etichetarea lor. Dacă aveți nevoie de mai niveluri de discreție pentru un proiect, puteți atribui utilizatorilor diferite priorități pentru a vă asigura că niciunul nu vede nimic din ce nu trebuie. Asana oferă o sumedenie de funcții pentru ca voi și echipele voastre să fiți mereu în unison.

Cu toate acestea, diagramele Gantt nu sunt cele mai bune și, uneori, notificările nu sunt trimise. De asemenea, nu are cea mai bună aplicație pentru includerea unui proiect într-o cronologie, dar este un instrument grozav pentru auto-organizare sau pentru cei care au nevoie de un centru de comunicații pe care să-l folosească cu echipa.

HubSpot este un instrument de gestionare a relațiilor cu clienții (CRM), nu unul de management al proiectelor, motiv pentru care ocupă ultimul loc pe această listă. Acest instrument permite configurarea de task-uri, generarea de fluxuri de lucru automatizate și crearea panourilor de control personalizate, numai că aceasta nu este utilizarea principală a aplicației.

Așadar, la ce se folosește HubSpot în mod normal? Ei bine, cu HubSpot puteți gestiona procesele de vânzări și marketing, consolida relațiile cu clienții, urmări datele contabile și puteți îmbunătăți engagement-ul vizitatorilor pe site-urile voastre.

Deși nu aveți acces la foarte multe funcții de gestionare a proiectelor (spre exemplu, la mai multe vizualizări ale cronologiei sau la crearea unui baseline), dacă aveți nevoie de un instrument de CRM integrat într-un instrument de management al proiectelor, atunci HubSpot poate fi soluția potrivită la prețul unei singure aplicații.