Τα 10 Καλύτερα Εργαλεία Διαχείρισης Έργου το 2023

Το monday.com βρίσκει την τέλεια ισορροπία ανάμεσα στην ευκολία χρήσης και τη λειτουργικότητα. Προσφέρει 14 διαφορετικούς τρόπους για να βλέπετε τη δουλειά σας (χωρίς να υπολογίζονται οι εφαρμογές τρίτων και οι απόψεις για συγκεκριμένες λειτουργίες), πάνω από 200 πρότυπα υψηλής ποιότητας και τα πάντα από την παρακολούθηση του χρόνου έως την προηγμένη κοινή χρήση αρχείων.

Τέτοια εργαλεία διαχείρισης έργων μπορεί να σάς τρομάξουν – ιδιαίτερα αν έχουν πολλά και περίπλοκα χαρακτηριστικά. Αλλά το monday.com αποφεύγει αυτό το πρόβλημα με μια τεράστια συλλογή πηγών εκμάθησης και ένα περιβάλλον λειτουργίας φιλικό προς τον χρήστη το οποίο πραγματικά απλοποιεί την πλοήγηση. Με απλά λόγια – τα πάντα βρίσκονται εκεί όπου θα περιμένατε να είναι.

Το μόνο πραγματικό μειονέκτημα είναι ότι το monday.com αλλάζει συνεχώς (όπως γίνεται σχεδόν κάθε χρόνο), οπότε ίσως χρειάζεται να καταβάλετε λίγη περισσότερη προσπάθεια για να ξαναμάθετε τον τρόπο λειτουργίας του κάθε φορά που υπάρχουν αλλαγές. Από την άλλη πλευρά, αυτό σημαίνει ότι δεν υπάρχει λόγος να ανησυχείτε για τη χρήση ξεπερασμένου λογισμικού.

Το monday.com προσφέρει δωρεάν δοκιμή 14 ημερών, για να έχετε τη δυνατότητα να δοκιμάσετε όλα τα επαγγελματικά του χαρακτηριστικά πριν δεσμευτείτε με την αγορά ενός χρεώσιμου πακέτου.

Αφού πέρασα μήνες δοκιμάζοντας κάθε είδος λογισμικού διαχείρισης έργων, μπορώ να σάς πω ότι το Smartsheet είναι ένα από τα εργαλεία με τις περισσότερες λειτουργίες που μπορείτε να βρείτε στην αγορά. Όμως είναι φιλικό προς τον χρήστη; Λοιπόν, θα σάς πάρει λίγο χρόνο για να το μάθετε, αλλά μόλις εξοικειωθείτε, η χρήση και η πλοήγηση σ’ αυτό γίνονται απίστευτα εύκολα.

Αν έχετε να χειριστείτε πολλές πληροφορίες, το Smartsheet έχει τα εργαλεία που θα σάς βοηθήσουν να οργανώσετε τα πάντα. Μπορείτε να δημιουργήσετε αναφορές με πληροφορίες από οποιοδήποτε έγγραφο, να προσθέσετε αποδείξεις με χρονοσήμανση σε αρχεία βίντεο, να εισάγετε αυτόματα τις απαντήσεις από ένα έντυπο σε ένα υπολογιστικό φύλλο, και πολλά άλλα.

Η εφαρμογή έχει μια κάπως ασυνήθιστη, κομψή λογιστική εμφάνιση με γκρίζα κουμπιά και έντονες γωνίες. Όμως, μια ενσωματωμένη λειτουργία για παρακολούθηση του χρόνου, αλλά και η δυνατότητα ζωντανής γραπτής συνομιλίας θα ήταν πολύ χρήσιμα. Παρ’ όλα αυτά, δεν υπάρχει αμφιβολία ότι το Smartsheet είναι ένας δυνατός ανταγωνιστής σε ό,τι αφορά τη διαχείριση έργων.

Το Teamwork δεν έχει τόσα πολλά χαρακτηριστικά όσο κάποια άλλα εργαλεία σ’ αυτήν τη λίστα. Αλλά αυτό μπορεί να είναι καλό. Αν δεν έχετε μεγάλη εμπειρία στη χρήση εργαλείων διαχείρισης έργων, το Teamwork είναι μια εξαιρετική επιλογή για να ξεκινήσετε.

Φυσικά, αυτό δεν σημαίνει ότι έχει κάποια πολύ σημαντική έλλειψη. Εμένα μού πήρε λιγότερο από 20 λεπτά για να κάνω την εγκατάσταση ενός έργου με έναν εξατομικευμένο πίνακα ελέγχου, διάγραμμα Gantt και χρονικές καταγραφές. Η λειτουργία παρακολούθησης ενός έργου είναι πραγματικά εξαιρετική, επειδή ενημερώνει συνεχώς τα μέλη της ομάδας σχετικά με την πρόοδο μιας εργασίας, ακόμα κι’ αν σ’ αυτά τα μέλη δεν έχει ανατεθεί κάποια ενέργεια.

Είτε σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε το Teamwork μακροπρόθεσμα είτε όχι, εγώ μπορώ να σάς πω ότι είναι μια εξαιρετική ευκαιρία για να μάθετε σχετικά με τα εργαλεία διαχείρισης έργων. Και ποιος ξέρει; Ίσως και να το ερωτευτείτε. Έχει σίγουρα πολλά πλεονεκτήματα για να το αγαπήσετε.

Το Zoho Projects είναι ιδανικό για επικοινωνία μεταξύ των μελών μιας ομάδας μεσαίου μεγέθους. Μπορείτε να κρατάτε επαφή με την ομάδα σας μέσω μιας ενσωματωμένης λειτουργίας γραπτής συνομιλίας, μέσω φόρουμ, σελίδων και σχολίων για συγκεκριμένες εργασίες. Η κάθε επιλογή έχει τη δική της μοναδική χρήση.

Το αποτέλεσμα όλων αυτών είναι ένα λογισμικό το οποίο διευκολύνει την ομαλή και ανοιχτή επικοινωνία ανάμεσα στα μέλη της ομάδας. Και αυτό χωρίς να λάβετε υπόψη σας τις ενσωματώσεις με το υπόλοιπο ‘οικοσύστημα’ του Zoho, το οποίο μετατρέπει το κάθε έργο σε ένα και μόνο κόμβο όπου μπορείτε να βρείτε τα πάντα που χρειάζεστε για την ενίσχυση της παραγωγικότητάς σας.

Η άβολη τοποθέτηση των χαρακτηριστικών και η απότομη καμπύλη εκμάθησης δεν βοηθούν το Zoho Projects να γίνει κάτι πραγματικά εκπληκτικό. Επιπλέον, αν η αποτελεσματική επικοινωνία είναι η κορυφαία σας προτεραιότητα ή αν είστε ήδη χρήστης των εφαρμογών παραγωγικότητας του Zoho, το Zoho Projects θα πρέπει σίγουρα να βρίσκεται μέσα στις πιθανές επιλογές σας.

Το Wrike μπορεί να μην βρίσκεται στην κορυφή της λίστας μας, αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι είναι μια κακή εφαρμογή. Με κανένα τρόπο. Το Wrike όχι μόνο κάνει μια εξαιρετική δουλειά στον χειρισμό των θεμελιωδών στοιχείων, αλλά επίσης διαθέτει ορισμένα συναρπαστικά και μοναδικά χαρακτηριστικά, όπως η εργασιακή ευφυΐα η οποία λειτουργεί με χρήση της Τεχνητής Νοημοσύνης (ΑΙ).

Η εργασιακή ευφυΐα χρησιμοποιεί την μηχανική εκμάθηση για να προβλέψει τους πιθανούς κινδύνους σε ένα έργο, να μετατρέψει τα αναλογικά έγγραφα σε ψηφιακά αρχεία, αλλά και να προτείνει απαντήσεις σε σχόλια. Επίσης, το Wrike προσφέρει μοναδικά σχέδια για τις ομάδες του δημιουργικού, του μάρκετινγκ και της παράδοσης του έργου.

Αυτήν τη στιγμή, η Τεχνητή Νοημοσύνη (AI) είναι σε πολύ αρχικό στάδιο για να είναι χρήσιμη σε ένα έργο χωρίς να γίνουν σοβαρές τροποποιήσεις. Αυτό, σε συνδυασμό με ένα περιβάλλον λειτουργίας που δεν είναι ιδιαίτερα φιλικό προς τον χρήστη, καθώς και η απότομη καμπύλη εκμάθησης κάνουν το Wrike να κατεβαίνει μερικές θέσεις πιο κάτω στη λίστα μας.

Όμως, αν σκεφτείτε πόσο έχει βελτιωθεί με τα χρόνια, το Wrike μπορεί να αρχίσει να ανεβαίνει τα σκαλοπάτια της λίστας μας αργά ή γρήγορα.

Όπως πιθανόν έχετε μαντέψει από το όνομα του, τα διαγράμματα Gantt είναι το δυνατό σημείο του TeamGantt. Το TeamGantt είναι μια από τις πιο απλές εφαρμογές για τη δημιουργία διαγραμμάτων Gantt. Όλα τα χαρακτηριστικά της εφαρμογής λειτουργούν με drag-and-drop (μεταφορά και απόθεση), γεγονός που σάς δίνει τη δυνατότητα να προσθέσετε εξαρτήσεις, δευτερεύουσες εργασίες και ενδιάμεσους στόχους χωρίς καμία δυσκολία.

Όλα αυτά σε συνδυασμό με 21 εύχρηστα πρότυπα και με ένα όμορφο περιβάλλον λειτουργίας σάς προσφέρουν ένα εργαλείο απίστευτα φιλικό προς τον χρήστη για τη δημιουργία διαγραμμάτων Gantt μέσα σε λίγα λεπτά.

Τα μεγαλύτερα έργα μπορεί να απαιτούν προηγμένες λειτουργίες τις οποίες το TeamGantt απλά δεν προσφέρει. Ακόμη και για πολύ μικρά έργα, οι επιλογές για ομαδική συνεργασία, για κοινή χρήση αρχείων και η παρακολούθηση πόρων είναι περιορισμένες.

Παρ’ όλα αυτά, το TeamGantt είναι μια εξαιρετική επιλογή αν χρειάζεστε ένα όμορφο διάγραμμα Gantt και το χρειάζεστε τώρα.

Το Scoro διαφημίζεται ως η μία και μοναδική εφαρμογή που χρειάζεται μια επιχείρηση. Η αλήθεια είναι ότι το Scoro είναι πολύ ισχυρό, με τη συνδυασμένη λειτουργία μεμονωμένων εφαρμογών που αφορούν την παρακολούθηση του χρόνου και του έργου, τη διαχείριση πελατειακών σχέσεων (CRM) και των οικονομικών στοιχείων. Ωστόσο, αυτή η έκταση λειτουργιών είναι και ο λόγος που το Scoro δεν είναι κατάλληλο για όλους.

Για να το θέσω λίγο διαφορετικά: θα προτιμούσατε να έχετε ένα ολοκαίνουργιο αυτοκίνητο ή ένα ολοκαίνουργιο αεροπλάνο; Σίγουρα το αεροπλάνο ακούγεται πιο ελκυστικό, αλλά για ένα μόνο λεπτό σκεφτείτε τις πιθανές χρήσεις του. Πόσο συχνά χρειάζεστε στ’ αλήθεια ένα αεροπλάνο στην πραγματική σας ζωή;

Αυτό είναι ακριβώς το ίδιο πρόβλημα με το Scoro. Είναι δύσκολο στη χρήση και θα σάς φανεί βουνό από την πρώτη στιγμή. Τα περισσότερα έργα δεν χρειάζονται μια εφαρμογή που κάνει τα πάντα, αλλά μια εφαρμογή που κάνει κάποια πράγματα πολύ καλά. Επίσης, με το Scoro θα πληρώσετε τιμές αεροπλάνου, αφού ακόμα και το πρώτο πακέτο που θα ξεκινήσετε είναι το πιο ακριβό απ’ όλα όσα σάς παρουσιάζουμε εδώ.

Ωστόσο, αν δουλεύετε σε ένα πολύ μεγάλο έργο και έχετε τη δυνατότητα να χρησιμοποιήσετε λίγη βοήθεια σε κάθε πτυχή της επιχείρησής σας, τότε το Scoro είναι μία από τις πιο ολοκληρωμένες λύσεις που υπάρχουν σ’ αυτήν τη λίστα μας.

Εκτός από το ξεπερασμένο περιβάλλον λειτουργίας του, δεν υπάρχουν πολλά μειονεκτήματα στο FunctionFox. Η εγκατάσταση ενός έργου είναι γρήγορη και εύκολη. Εγώ δεν είχα κανένα πρόβλημα με τη δημιουργία εργασιών, την καταγραφή ωρών και τον έλεγχο των στοιχείων του έργου μου.

Συγκεκριμένα, η δημιουργία τιμολογίων ήταν άριστη. Μού πήρε μόνο μερικά κλικ για να φτιάξω ένα επαγγελματικό και αναλυτικό τιμολόγιο που θα μπορούσα να το στείλω σε οποιονδήποτε πελάτη.

Το FunctionFox δεν είναι εντυπωσιακό σε κάτι συγκεκριμένο και αυτός είναι ο λόγος που βρίσκεται τόσο κάτω σ’ αυτήν τη λίστα. Παρ’ όλα αυτά, είναι ένα αξιόπιστο και πλήρες εργαλείο το οποίο μπορεί να σάς βοηθήσει στην οργάνωση έργων και ομάδων μικρού και μεσαίου μεγέθους.

Το δωρεάν πακέτο του Asana είναι η καλύτερη επιλογή για μεμονωμένους χρήστες. Προσφέρει αρκετά εργαλεία για να οργανωθείτε και να λαμβάνετε αποφάσεις με βάση τις πληροφορίες που έχετε για το πρόγραμμά σας. Η εγκατάσταση είναι εύκολη και το περιβάλλον λειτουργίας είναι οπτικά ευχάριστο.

Επίσης, υπάρχει κάτι και για πιο μεγάλες ομάδες. Μπορείτε να επικοινωνήσετε με διάφορα μέλη μέσω απευθείας μηνυμάτων και επισημάνσεων. Αν χρειάζεστε διαφορετικά επίπεδα διακριτικότητας σε ένα έργο, μπορείτε να ορίσετε διαφορετικές προτεραιότητες για τους χρήστες ώστε να διασφαλίσετε ότι κανείς δεν μπορεί να δει κάτι που δεν πρέπει. Το Asana προσφέρει πολλά χαρακτηριστικά για να είστε βέβαιοι ότι εσείς και η ομάδα σας θα μπορείτε να έχετε άνετη και σωστή συνεννόηση.

Το διάγραμμα Gantt δεν είναι το καλύτερο και μερικές φορές χάνονται οι ειδοποιήσεις. Επίσης, δεν είναι η καλύτερη εφαρμογή για να βάλετε ένα έργο σε χρονοδιάγραμμα. Όμως, είναι μια εκπληκτική εφαρμογή για αυτοοργάνωση ή αν χρειάζεστε ένα κόμβο επικοινωνίας για την ομάδα σας.

Το HubSpot είναι ένα εργαλείο διαχείρισης πελατειακών σχέσεων (CRM), όχι ένα εργαλείο διαχείρισης έργου, και αυτός είναι ο λόγος που βρίσκεται τελευταίο στη λίστα μου. Ωστόσο, μπορείτε και πάλι να προσθέσετε έργα, να δημιουργήσετε αυτόματες ροές εργασίας και να φτιάξετε εξατομικευμένους πίνακες ελέγχου. Βέβαια, όλα αυτά δεν είναι οι πρωταρχικοί στόχοι της εφαρμογής.

Ποιος, όμως, είναι ο πρωταρχικός στόχος του HubSpot; Λοιπόν, το HubSpot σάς δίνει τη δυνατότητα να διαχειρίζεστε τις διαδικασίες των πωλήσεων και του μάρκετινγκ. Με το HubSpot, μπορείτε να ενισχύσετε τις σχέσεις σας με τους πελάτες σας και να παρακολουθείτε τα οικονομικά σας στοιχεία, αλλά και να βελτιώσετε τη συμμετοχή των επισκεπτών σας στον ιστότοπό σας.

Βέβαια, δεν μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε πάρα πολλές λειτουργίες διαχείρισης έργου, όπως οι διαφορετικές προβολές του χρονολογίου ή η δημιουργία ενός σημείου αναφοράς. Όμως, αν χρειάζεστε ένα εργαλείο διαχείρισης πελατειακών σχέσεων (CRM) με ένα ενσωματωμένο εργαλείο διαχείρισης έργου, τότε το HubSpot θα μπορούσε να σάς προσφέρει τον καλύτερο συνδυασμό εφαρμογών στην τιμή μιας και μόνο εφαρμογής.