10 công cụ quản lý dự án tốt nhất cho 2023

monday.com đạt được sự cân bằng hoàn hảo giữa tính dễ sử dụng và chức năng. Nó cung cấp 14 cách khác nhau để xem công việc của bạn (không tính các ứng dụng của bên thứ ba và các chế độ xem cụ thể theo chức năng), hơn 200 mẫu chất lượng cao và mọi thứ từ theo dõi thời gian cho đến tự động hóa, chia sẻ tệp nâng cao.

Các công cụ quản lý dự án như thế này có thể đáng sợ – đặc biệt nếu chúng có nhiều tính năng. Nhưng monday.com đã tránh được vấn đề này bằng một bộ tổng hợp tài nguyên học tập đồ sộ và giao diện thân thiện với người dùng giúp đơn giản hóa việc điều hướng. Nói một cách đơn giản: Mọi thứ diễn ra chính xác như bạn mong đợi.

Vấn đề thực sự duy nhất là monday.com thay đổi liên tục (gần như hàng năm), nên bạn có thể cần phải rất thường xuyên bỏ thêm chút công sức để học hỏi lại cho thành thạo. Mặt khác, điều này đồng nghĩa bạn sẽ không phải lo lắng về việc sử dụng phần mềm lỗi thời.

monday.com có ​​bản dùng thử miễn phí 14 ngày, do đó bạn có thể trải nghiệm mọi tính năng Pro của nó trước khi mua một gói trả phí.

Sau nhiều tháng thử nghiệm tất cả các loại phần mềm quản lý dự án, tôi có thể nói với bạn rằng Smartsheet là một trong những công cụ có nhiều tính năng nhất thị trường. Nó có thân thiện với người dùng không? Ừm, sẽ cần chút thời gian để học hỏi, nhưng một khi bạn đã hiểu rõ về nó, nó sẽ trở nên cực kỳ dễ sử dụng và điều hướng.

Nếu bạn phải xử lý nhiều thông tin, Smartsheet có các công cụ để giúp bạn tổ chức mọi thứ. Bạn có thể tạo các báo cáo với thông tin từ bất kỳ tài liệu nào, thêm các bằng chứng được đóng dấu thời gian vào tệp video, tự động nhập câu trả lời từ một biểu mẫu vào bảng tính và còn nhiều nữa.

Ứng dụng hơi quá chăm chút vào giao diện kiểu cách kế toán với các nút màu xám và các góc sắc nét. Ngoài ra, nếu mà nó có tính năng trò chuyện và theo dõi thời gian được tích hợp sẵn thì sẽ rất hay. Tuy nhiên, không thể phủ nhận rằng Smartsheet là một đối thủ đáng gờm khi nói đến quản lý dự án.

Teamwork không có nhiều tính năng như một số công cụ khác trong danh sách này. Nhưng đây có thể là một điều tốt. Nếu bạn chưa có nhiều kinh nghiệm sử dụng các công cụ quản lý dự án thì Teamwork là một nơi tuyệt vời để bắt đầu.

Nói vậy không có nghĩa là nó thiếu bất cứ thứ gì quan trọng. Tôi mất chưa đầy 20 phút để thiết lập một dự án với một trang tổng quan tùy chỉnh, chế độ xem Gantt và nhật ký thời gian. Tính năng trình theo dõi nhiệm vụ là một điểm nổi bật, vì nó giúp các thành viên trong đội cập nhật tiến trình của một nhiệm vụ, ngay cả khi họ không được giao công việc nào.

Cho dù bạn có dự định sử dụng Teamwork về lâu dài hay không, tôi cho rằng đây vẫn là một nơi tuyệt vời để tìm hiểu về các công cụ quản lý dự án. Và ai biết? Có lẽ bạn sẽ yêu thích nó. Chắc chắn có rất nhiều thứ để bạn thích.

Zoho Projects đặc biệt tuyệt vời để giao tiếp trong một đội quy mô vừa. Bạn có thể liên hệ với đội của mình thông qua trò chuyện, các diễn đàn, trang và nhận xét được tích hợp sẵn cho các nhiệm vụ cụ thể. Mỗi tùy chọn đều có công dụng riêng biệt.

Kết quả là phần mềm này tạo điều kiện giao tiếp thông suốt và cởi mở giữa các thành viên trong đội. Và đó là chưa tính đến các tích hợp với phần còn lại trong hệ sinh thái của Zoho, điều này biến Projects trở thành trung tâm một điểm đến đáp ứng mọi nhu cầu về năng suất của bạn.

Việc sắp đặt tính năng bất tiện và đường cong học tập dốc khiến Zoho Projects không thực sự tuyệt vời. Tuy nhiên, nếu giao tiếp hiệu quả là ưu tiên hàng đầu của bạn, hoặc bạn đã là người dùng các ứng dụng năng suất của Zoho thì Zoho Projects chắc chắn nên nằm trong tầm ngắm của bạn.

Wrike có thể không đứng đầu danh sách của chúng tôi, nhưng điều đó không có nghĩa nó là một ứng dụng tệ. Ngược lại là đằng khác. Wrike không chỉ làm rất tốt việc xử lý các yếu tố căn bản mà nó còn có một số tính năng thú vị, độc đáo như trí thông minh công việc được hỗ trợ bởi AI.

Trí thông minh công việc sử dụng máy học để dự đoán các rủi ro tiềm ẩn trong một dự án, chuyển đổi tài liệu tương tự thành các tệp kỹ thuật số và đề xuất câu trả lời cho các nhận xét. Wrike cũng đưa ra các kế hoạch độc đáo cho các đội ngũ sáng tạo, tiếp thị và giao hàng.

Hiện tại, AI vẫn còn quá cơ bản để có thể hữu ích trong một dự án mà không cần một số tinh chỉnh nghiêm túc. Điều đó, một giao diện không quá thân thiện với người dùng, và đường cong học tập dốc khiến Wrike rớt xuống vài bậc trong danh sách này.

Nhưng nếu bạn xem xét việc nó đã cải thiện ra sao trong những năm qua, Wrike có thể bắt đầu leo ​​lên thêm vài bậc không sớm thì muộn.

Như bạn có thể đoán được qua tên gọi, biểu đồ Gantt là điểm mạnh của TeamGantt. TeamGantt là một trong những ứng dụng đơn giản nhất để tạo biểu đồ Gantt. Mọi tính năng đều là kéo thả, giúp việc thêm các phụ thuộc, nhiệm vụ phụ và cột mốc trở nên dễ dàng.

Cùng với 21 mẫu sẵn sàng để sử dụng và một giao diện đẹp, bạn có được một công cụ cực kỳ thân thiện với người dùng để tạo biểu đồ Gantt chỉ trong vài phút.

Các dự án lớn hơn có thể đòi hỏi những chức năng nâng cao mà TeamGantt đơn giản là không cung cấp. Ngay cả đối với những dự án nhỏ, các tùy chọn cộng tác đội nhóm, chia sẻ tệp và theo dõi tài nguyên cũng bị hạn chế.

Tuy nhiên, TeamGantt là một lựa chọn tuyệt vời nếu bạn cần một biểu đồ Gantt đẹp mắt và bạn cần nó ngay bây giờ.

Scoro tự quảng cáo là ứng dụng duy nhất mà một doanh nghiệp cần. Thật vậy, Scoro rất đồ sộ, với chức năng kết hợp gồm các ứng dụng theo dõi thời gian, theo dõi dự án, CRM và tài chính riêng lẻ. Nhưng chính quy mô đó là lý do Scoro không dành cho tất cả mọi người.

Để tôi nói thế này: bạn muốn có một chiếc ô tô mới tinh hay một chiếc máy bay mới tinh? Dĩ nhiên, chiếc máy bay nghe có vẻ tuyệt vời, nhưng hãy thực sự cân nhắc các mục đích sử dụng tiềm năng trong một phút. Tần suất bạn thật sự cần một chiếc máy bay trong đời thực là bao nhiêu lần?

Đó là vấn đề tương tự với Scoro. Nó khó sử dụng và gần như gây cảm giác quá tải ngay lập tức. Hầu hết dự án sẽ không cần một ứng dụng thực hiện mọi thứ mà cần một ứng dụng thực hiện một số thứ thực sự tốt. Và bạn sẽ phải trả mức giá cao cấp với Scoro, vì gói khởi đầu của nó đắt nhất ở đây.

Tuy nhiên, nếu bạn đang thực hiện một dự án đồ sộ và có thể cần đến một ít sự trợ giúp cho mọi khía cạnh của doanh nghiệp bạn, vậy thì Scoro là một trong những giải pháp toàn diện nhất trong danh sách của chúng tôi.

Ngoài giao diện người dùng lỗi thời thì không có nhiều điều tệ để nói về FunctionFox. Việc thiết lập một dự án diễn ra nhanh và dễ. Tôi không gặp vấn đề gì khi tạo nhiệm vụ, ghi nhật ký giờ giấc và xem xét dữ liệu dự án của mình.

Đặc biệt, việc tạo hóa đơn là xuất sắc. Trong vài cú nhấp chuột, tôi đã có được một hóa đơn chuyên nghiệp và toàn diện mà tôi có thể gửi cho bất kỳ khách hàng nào.

FunctionFox không có gì ngoạn mục nói riêng, đó là lý do tại sao nó lại nằm tuốt dưới danh sách này. Tuy nhiên, nó là một công cụ hoàn chỉnh và đáng tin cậy có thể giúp bạn tổ chức các dự án và đội nhóm từ nhỏ đến vừa.

Gói miễn phí của Asana là lựa chọn tốt nhất cho người dùng cá nhân. Nó cung cấp đủ công cụ để tổ chức và đưa ra quyết định sáng suốt về lịch trình của bạn. Nó dễ dàng thiết lập và giao diện hài hòa trực quan.

Ngoài ra còn có một số thứ dành cho các đội nhóm lớn hơn. Bạn có thể liên hệ với các thành viên khác nhau thông qua tin nhắn trực tiếp và gắn thẻ. Nếu bạn cần các mức độ tùy ý khác nhau trong một dự án, bạn có thể chỉ định các ưu tiên khác nhau cho người dùng để đảm bảo không ai nhìn thấy bất kỳ điều gì mà họ không nên thấy. Asana cung cấp nhiều tính năng để đảm bảo bạn và đội của bạn luôn cùng chung ý tưởng.

Biểu đồ Gantt không phải là tốt nhất và đôi khi thông báo sẽ bị mất. Nó cũng không phải là ứng dụng tốt nhất để đặt một dự án vào dòng thời gian. Nhưng nó tuyệt vời cho việc tự tổ chức hoặc nếu bạn cần một trung tâm truyền thông cho đội của mình.

HubSpot là một công cụ quản lý quan hệ khách hàng (CRM) chứ không phải là một công cụ quản lý dự án, đó là lý do tại sao nó nằm ở vị trí cuối cùng trong danh sách của tôi. Bạn vẫn có thể thiết lập các nhiệm vụ, tạo quy trình công việc tự động và tạo các trang tổng quan tùy chỉnh. Chỉ có điều chúng không phải là những mục đích chính của ứng dụng này.

Mục đích chính của HubSpot là gì? Ừm, HubSpot cho phép bạn quản lý các quy trình bán hàng và tiếp thị. Với HubSpot, bạn có thể củng cố mối quan hệ với khách hàng, theo dõi tài chính và cải thiện mức độ tương tác của khách truy cập trên website của bạn.

Bạn không thể tiếp cận khá nhiều tính năng quản lý dự án như các chế độ xem dòng thời gian khác nhau hoặc tạo đường cơ sở. Nhưng nếu bạn cần một công cụ CRM và một công cụ quản lý dự án kết hợp thành một thì HubSpot có thể cung cấp những thứ tốt nhất của cả hai lĩnh vực với mức giá của một ứng dụng duy nhất.