10 top projektmenedzsment eszköz, 2023

A monday.com a tökéletes egyensúlyt találta meg a felhasználói élmény és a funkcionalitás között. 14 különböző módon tekinthetjük meg a munkafeladatokat (és ebben még nincsenek benne a külsős cégek appjai vagy a funkcióspecifikus lehetőségek), kapunk több mint 200 kiváló minőségű sablont, valamint elérhető mindenféle funkció a munkaidő követésétől az automatizálásig és a fejlett fájlmegosztási opciókig.

Más hasonló projektmenedzsment eszközök talán ijesztőnek tűnhetnek – különösen, ha ugyanakkor sok funkcióval vannak telepakolva. Azonban a monday.com fejlesztőjének sikerült elkerülnie ezt a problémát, hiszen az oktatóanyagok óriási gyűjteményét kínálja a navigációt leegyszerűsítő, felhasználóbarát kezelőfelület mellé. Egyszerűen megfogalmazva: Mindent pontosan ott találunk meg, ahol keressük.

Az egyetlen valódi hátrány: a monday.com szoftverét állandóan megváltoztatják (gyakorlatilag szinte minden évben), így lehet, időnként szükség lesz egy kis extra erőfeszítéshez ahhoz, hogy újra megtanuljuk a dolgokat. Viszont ez azt is jelenti, hogy nem kell aggódnunk, hogy esetleg már elavult szoftvert használunk.

A monday.com 14 napos ingyenes próbaverziót kínál, így kipróbálható az összes Pro funkció, mielőtt elköteleznénk magunkat valamelyik előfizetés mellett.

Miután hónapokat töltöttem a mindenféle projektmenedzsment szoftverek tesztelésével, elmondhatom az olvasónak, hogy a Smartsheet az egyik leginkább funkciógazdag eszközcsomag a piacon. Vajon felhasználóbarát is? Nos, némi időre szükség lesz a kezelés elsajátításához, de miután hozzászoktunk, hihetetlenül egyszerűvé válik majd a szoftver használata és navigációja.

Ha rengeteg információval kell foglalkoznunk, a Smartsheet rendelkezik azokkal az eszközökkel, amelyek segítenek mindent elrendezni. Készíthetünk jelentéseket, amelyekhez bármilyen adatot felhasználhatunk a dokumentumokból, hozzáadhatunk időbélyeggel ellátott jelöléseket a videófájlokhoz, automatikusan bevihetjük az űrlapokból a válaszokat a táblázatkezelő programba, és még sok más opció elérhető.

Az app a kinézetét tekintve kissé túlságosan a könyvelők ízlésének kedvez a szürke gombokkal és éles sarkokkal. Emellett jó lett volna, ha integrálták volna a munkaidőkövetést biztosító funkciót vagy a csevegőfelületet. De így is elismerhetjük, hogy a Smartsheet programmal bizonyosan számolnunk kell, ha a projektmenedzsmentről van szó.

Nos, a Teamwork nem kínál annyi funkciót, mint egyes más eszközök a listánkon. De ez akár előnyös is lehet. Ha nincsen az olvasónak sok tapasztalata a projektmenedzsment eszközök használatával, a Teamwork remek választás a kezdéshez.

Ezzel nem azt akarjuk mondani, hogy bármi elengedhetetlenül fontos funkció hiányozna a programból. Kevesebb mint 20 percre volt szükségem ahhoz, hogy összerakjak egy projektet a testre szabott irányítópulttal, Gantt diagrammal és időnaplókkal. A feladatkezelést illetően a követő funkció külön kiemelendő, hiszen ennek köszönhetően a csapattagok frissítéseket kapnak arról, hogyan halad a feladatvégzés. Ez akár akkor is elérhető, ha az adott tagok számára nem osztottak ki tevékenységeket.

Akár a Teamwork programot választja az olvasó hosszú távra, akár nem, szerintem mindenképpen remek lehetőséget kínál a projektmenedzsment eszközök használatának elsajátításához. És ki tudja? Lehet, bele fog szeretni végül az olvasó. Hiszen bizonyosan sok minden szerethető ebben a programban.

A Zoho Projects kifejezetten remek választás, ha közepes méretű csapat kommunikációjához keresünk szoftvert. Kapcsolatba léphetünk a csapattal az integrált csevegőfelületen, a fórumokon, az aloldalakon, valamint a konkrét feladatokhoz tartozó megjegyzéseken keresztül. Mindegyik opcióval elérhető valamilyen egyedi felhasználási lehetőség.

A végeredmény egy olyan szoftver, amely elősegíti a zökkenőmentes és nyílt kommunikációt a csapattagok között. És akkor még nem beszéltünk a Zoho ökoszisztémájához elérhető integrációkról, ennek köszönhetően pedig a Projektek felület máris afféle csomóponttá vált, ahol minden megtalálható egy helyen, amikor a produktivitási igények kezeléséről van szó.

A funkciók nehézkes elhelyezése és a kezdetben sok tanulást igénylő szoftverfelület miatt a Zoho Projects végül nem lett határtalanul lenyűgöző. Azonban, ha a hatékony kommunikáció a legfontosabb az olvasó számára, vagy már használ más Zoho produktivitási szoftvereket, feltétlenül maradjon a Zoho Projects is a radarján.

A Wrike talán nem került az első helyre a listánkon, de az alkalmazás semmiképpen sem rossz. Sőt. A Wrike remekül kezeli az alapvető feladatokat, emellett pedig néhány izgalmas, egyedi funkciót is kínál a program, így például az AI-alapú intelligenciát a projektmunka menedzseléséhez.

Ez a Work intelligence nevű funkció gépi tanulást alkalmaz a projektben a lehetséges kockázatok előrejelzésére, az analóg dokumentumok digitális fájlokba való konvertálására, netán válaszokat is javasol a hozzászólásokhoz. A Wrike szoftveréhez elérhetők az egyedi csomagok is a kreatív, a marketinges és a szállítási csapatok számára.

Jelenleg az AI funkció túl kezdetleges ahhoz, hogy további komoly bütykölés nélkül használhassuk a projektekben. A Wrike emellett nem rendelkezik túl felhasználóbarát kezelőfelülettel, valamint kezdetben sok tanulásra van szükség a program használatához. Mindezek miatt a program a listán nem az első helyek egyikére került fel.

Viszont, ha belegondolunk, mennyit fejlődött a szoftver az évek során, a Wrike lehet, hogy már hamarosan feljebb lép a ranglistán.

Már a névből bizonyosan sejti az olvasó, hogy a Gantt-diagramok jelentik a TeamGantt erősségét. A TeamGantt az egyik legegyszerűbb alkalmazás a Gantt-diagramok létrehozásához. Minden funkció drag and drop módon működik, így a függőségeket, az alfeladatokat és a mérföldköveket is igazán könnyedén hozzáadhatjuk.

Vegyük mindehhez hozzá még a 21, használatra kész sablont, valamint a gyönyörű kezelőfelületet. Tényleg hihetetlenül felhasználóbarát eszközről van szó, mellyel perceken belül készíthetünk el Gantt-diagramokat.

A nagyobb projektek komolyabb funkcionalitást is igényelhetnek, míg a TeamGantt ilyen tudást egyáltalán nem kínál. Még a kisebb projektekhez is korlátozottan elérhető csak a csapat számára a közös munkavégzési lehetőség, a fájlmegosztás vagy az erőforráskövető opciók.

Azonban a TeamGantt továbbra is kiváló választás, ha az olvasónak esetleg egy csinos Gantt-diagramra van szüksége, főleg ha most van rá szüksége.

A Scoro az egyetlen olyan alkalmazásként hirdeti magát, amelyik mindent biztosít az üzleti vállalkozások számára. Valóban, a Scoro egy hatalmas méretű alkalmazás, mely az egyedi időkövetést, projektkövetést, a CRM opciókat és a pénzügyi appok funkcionalitását is kombinálja. De pontosan emiatt a nagy méret miatt a Scoro szoftverét nem mindenkinek ajánlhatjuk.

Hadd fogalmazzak így: az olvasó inkább egy vadonatúj autót szeretne, vagy egy vadonatúj repülőgépet? Persze, a repülőgép jól hangzik, de álljunk meg egy percre és gondoljuk át a lehetséges használati lehetőségeket. Milyen gyakran van valójában szükségünk repülőgépre az életben?

Ugyanez a probléma a Scoro szoftverével. Nehéz az eszköz használata, és szinte azonnal letaglózza a felhasználót. A legjobb projektnek nem lesz szüksége mindentudó alkalmazásra, elég, ha a program csak néhány dolgot csinál meg, de azt nagyon jól. Az árazás is a repülőgépnek felel meg a Scoro esetében, mivel a kezdő csomag a listán a legdrágábbnak számít.

Mindezek ellenére, ha az olvasó valami óriási projekten dolgozik, és örülne egy kis segítségnek az üzleti vállalkozásában minden téren, akkor a Scoro a listánkon az egyik legátfogóbb megoldást kínálja.

Az idejét múlt felhasználói felületet leszámítva, nem lehet sok rosszat mondani a FunctionFox szoftveréről. Gyors és könnyű a projektek konfigurálása. Nem akadt gondom a feladatok létrehozásával, a munkaórák naplózásával, illetve a projektadatok áttekintésével sem.

A számlalétrehozó funkció különösen szuperül működött. Csak pár kattintásra volt szükségem ahhoz, hogy elkészíthessem a professzionális és részletes számlákat, és máris elküldhettem bármelyik ügyfelemnek a számlákat.

A FunctionFox nem kiemelkedő semmilyen területen, és ezért került ide a lista aljára a program. Viszont megbízható és teljes körű tudással rendelkezik az eszközcsomag, így az olvasó hasznosnak találhatja a kisebb vagy a közepes méretű projektek és csapatok szervezésében.

Az Asana által kínált ingyenes csomag a legjobb választás az egyéni felhasználók számára. A csomag elég sokféle eszközt biztosít, amelyek segítenek a szervezési feladatokban és az ütemtervvel kapcsolatos döntéshozásban. Könnyű az eszközcsomag konfigurálása, és a kezelőfelület esztétikailag kellemes látványt nyújt.

A nagyobb csapatok is találnak hasznos dolgokat itt. Közvetlen üzenetek küldésével vagy címkék alkalmazásával vehetjük fel a kapcsolatot a csapattagokkal. Ha a titoktartást illetően többféle követelményt kell alkalmazni a projektben, eltérő prioritások adhatók meg a felhasználók számára, így senki sem tekinthet be semmilyen anyagba illetéktelenként. Az Asana rengeteg funkciót kínál fel ahhoz, hogy bizonyosan mindig működjön a kommunikáció az olvasó és csapata között.

A Gantt-diagram funkció nem a legjobb, és néha eltűnnek az értesítők. Emellett nem ez a program a legjobb választás, ha netán idővonalra kell helyeznünk a projektet. Azonban csodálatosan teljesít a program, ha önszervezésről van szó vagy a csapatunknak szüksége van egy kommunikációs központra.

A HubSpot egy ügyfélkapcsolati szoftver (CRM), nem projektmenedzsment eszközről van szó tehát, ezért került a listámon az utolsó helyre. Ebben a programban is létrehozhatunk feladatokat, generálhatunk automatikus munkafolyamatokat vagy készíthetünk testre szabott irányítópultokat. Viszont elsősorban nem ezek miatt a funkciók miatt érdemes ezt az alkalmazást használni.

Mi a HubSpot elsődleges alkalmazási célja? Nos, a HubSpot segítségével menedzselhetjük az értékesítési és a marketing folyamatokat. A HubSpot szoftverének köszönhetően megerősíthetjük az ügyfélkapcsolatokat, nyomon követhetjük a pénzügyeket, valamint javíthatjuk a látogatók bevonásának arányát a weboldalunkon.

Határozottan kevesebb projektmenedzsment funkciót találhatunk meg itt, például nem elérhetők a különböző idővonalnézetek és nem hozható létre alapkoncepció. Azonban, ha az olvasó egyetlen programban szeretné a CRM eszközöket és a projektmenedzsment eszközöket használni, akkor a HubSpot a két világ legnagyobb előnyeit egyetlen alkalmazás áráért kínálja fel.