10 הכלים המומלצים לניהול פרויקטים ב-2023

השירות של monday.com מספק את האיזון המושלם בין קלות השימוש לבין פונקציונליות. הוא מציג את הפרויקט שלכם ב-14 דרכים שונות (לא כולל אפליקציות חיצוניות ואפשרויות צפייה ספציפיות יותר), יותר מ-200 תבניות איכותיות, מעקב אחר זמנים, אוטומציה, שיתוף קבצים מתקדם ועוד.

כלים כאלה לניהול פרויקטים עלולים להיראות גדולים ומפחידים, במיוחד אם הם כוללים הרבה פיצ’רים. אבל monday.com פותר את הבעיה הזאת על ידי אוסף מקיף של מקורות למידה וממשק ידידותי שמפשט את הניווט. בקיצור: הכול נמצא בדיוק איפה שאתם מצפים שהוא יהיה.

החיסרון היחידי הוא שהשירות משתנה כל הזמן (כמעט מדי שנה), ודורש למידה מחדש לעיתים קרובות. מצד שני, זה אומר שלא תצטרכו לחשוש משימוש בתוכנות לא מעודכנות.

monday.com מציע 14 ימי ניסיון חינם, כך שתוכלו לנסות את כל הפיצ’רים המתקדמים שלו לפני ההתחייבות למנוי בתשלום.

לאחר חודשים של בדיקת תוכנות ניהול פרויקטים, אני יכולה לומר לכם ש-Smartsheet הוא אחד הכלים שמציעים הכי הרבה פיצ’רים בשוק. האם הוא ידידותי? לוקח זמן ללמוד אותו, אבל ברגע שקולטים את הרעיון, הוא נהיה קל לשימוש ולניווט.

אם אתם מתמודדים עם כמויות מידע גדולות,השירות יספק לכם את הכלים לארגן הכול. תוכלו ליצור דוחות עם מידע מכל מסמך, להוסיף חותמת זמן לקבצי וידאו, להעביר תשובות מטופס לגיליון באופן אוטומטי ועוד.

עיצוב האפליקציה נוטה קצת לסגנון של תוכנת ניהול חשבונות, עם כפתורים אפורים ופינות חדות. חוץ מזה, חבל שאין בו מעקב זמן מובנה וצ’אט. ובכל זאת, אי אפשר להכחיש ש-Smartsheet הוא כוכב בוהק בשמי מערכות ניהול הפרויקטים.

Teamwork לא מציע את מספר הפיצ’רים שכמה שירותים אחרים ברשימה מציעים, אבל ייתכן שזה דבר טוב. אם אין לכם הרבה ניסיון עם כלים לניהול פרויקטים, זו אופציה נהדרת להתחיל ממנה.

זה לא אומר שחסר בה משהו קריטי. לקח לי פחות מ-20 דקות להגדיר בה פרויקטעם לוח בקרה מותאם אישית, תרשים גאנט ורישום זמן. פיצ’ר עוקבי המשימה הרשים אותי במיוחד, כי הוא מעדכן את אנשי הצוות על התקדמות המשימה, גם אם אין להם תפקיד מוגדר בה.

גם אם אתם לא מתכננים להשתמש ב-Teamwork לאורך זמן, לדעתי כדאי להתחיל ממנו וללמוד על כלים לניהול פרויקטים. מי יודע, אולי תתאהבו בו, כי יש הרבה מה לאהוב.

Zoho Projects הוא שירות נהדר, במיוחד בנושא של תקשורת צוות בגודל בינוני. אפשר ליצור קשר עם חברי הצוות בצ’אט המובנה, בפורומים, בדפים ובהערות הנוגעות למשימות ספציפיות. לכל אפשרות יש שימוש ייחודי משלה.

התוצאה היא תוכנה שמאפשרת תקשורת חלקה ופתוחה בין חברי הצוות. ועוד לא דיברנו על האינטגרציה עם שאר האקוסיסטמה של Zoho, שהופכת פרויקטים למרכז פרודוקטיביות אחד שיספק את כל צרכיכם.

מיקום מוזר של פיצ’רים ועקומת למידה תלולה הם הדברים שמונעים מהשירות להיות מדהים באמת. ובכל זאת, אם תקשורת יעילה נמצאת אצלכם בראש סדר העדיפויות, או שאתם כבר משתמשים באפליקציות הפרודוקטיביות של Zoho, כדאי שגם מנהל הפרויקטים שלו יהיה אצלכם על הכוונת.

Wrike אולי לא מדורג בראש הרשימה שלנו, אבל זה לא אומר שמדובר באפליקציה גרועה. רחוק מזה. היא לא רק טובה בדברים הבסיסיים, אלא גם מציעה פיצ’רים מלהיבים וייחודיים כמו אינטליגנציית עבודה מבוססת AI.

אינטליגנציית עבודה משתמשת בלמידת מכונה כדי לצפות בעיות פוטנציאליות בפרויקט, להמיר מסמכים אנלוגיים לקבצים דיגיטליים ולהציע תשובות להערות. Wrike מציע גם מסלולים מיוחדים לצוותי קריאייטיב, שיווק ומשלוחים.

נכון לעכשיו, ה-AI עדיין בסיסי מדי ואינו שמיש בפרויקט ללא שינויים חיצוניים רציניים.העובדה הזאת, יחד עם ממשק לא מספיק ידידותי ועקומת למידה תלולה מורידים את הדירוג של השירות.

אבל אם בוחנים את רמת השיפור שלו לאורך השנים, אפשר לצפות שהוא יטפס בסולם הדרגות בקרוב.

כמו שבטח ניחשתם על פי השם, תרשימי גאנט הם המומחיות של TeamGantt. זו אחת האפליקציות הנוחות ביותר להכנת תרשימי גאנט. כל הפיצ’רים הם בשיטת דראג אנד דרופ, כל שהוספת יחסי תלות, תת-משימות ונקודות ציון היא פשוטה מאין כמוה.

בשילוב עם 21 תבניות מוכנות לשימוש וממשק יפהפה, מקבליםכלי ידידותי ליצירת תרשימי גאנט בתוך דקות.

פרויקטים גדולים יותר עשויים לדרוש פונקציונליות מתקדמת שהשירות של TeamGantt לא מציע. גם לפרויקטים קטנים, שיתוף פעולה בין צוותים, שיתוף קבצים ואפשרויות מעקב אחר משאבים הם מוגבלים.

ובכל זאת, TeamGantt היא בחירה נהדרת למי שצריך תרשימי גאנט יפים ומהירים.

Scoro מפרסם את עצמו כאפליקציה היחידה הדרושה לכל עסק. זה נכון ש-Scoro הוא שירות עצום המשלב מעקב זמנים אינדיבידואלי, מעקב אחר פרויקטים, CRM ואפליקציית פיננסים. אבל זו בדיוק הסיבה לכך שהשירות הזה לא מתאים לכולם.

אגדיר את זה כך: הייתם מעדיפים מכונית חדשה או מטוס חדש? בטח, מטוס נשמע מגניב, אבל תחשבו רגע על השימושים הפוטנציאליים בו. באיזו תדירות אתם צריכים מטוס בחיי היום-יום?

זו הבעיה עם Scoro. הוא מסובך לשימוש ומבלבל מהרגע הראשון. רוב הפרויקטים לא דורשים אפליקציה שעושה הכול, אלא כזו שעושה דברים מסוימים בצורה טובה. גם המחירים הם ברמה של מטוס, עם החבילה ההתחלתית היקרה ביותר ברשימה.

אף על פי כן, אם אתם עובדים על פרויקט עצום וזקוקים לעזרה בכל האספקטים של העסק שלכם, Scoro הוא אחד הפתרונות המקיפים ביותר ברשימה שלנו.

אם נשים בצד את הממשק המיושן שלו, אין הרבה דברים רעים לומר על FunctionFox. פתיחת הפרויקט היא מהירה וקלה. לא הייתה לי בעיה ליצור משימות, לרשום שעות ולעבור על נתוני הפרויקט.

יצירת החשבוניות הייתה נפלאה. נדרשו לי כמה קליקים כדי לקבל חשבונית מקצועית ומפורטת שיכולתי לשלוח לכל לקוח.

אין משהו ספציפי ש-FunctionFox מצטיין בו במיוחד, לכן הוא נדחק למקומות האחרונים ברשימה, אבל מדובר בכלי אמין ומקיף שיעזור לכם לנהל פרויקטים וצוותים קטנים עד בינוניים.

החבילה החינמית של Asana היא הבחירה המומלצת למשתמשים פרטיים. היא מציעה מספיק כלים לארגון ראוי ולקבלת החלטות מושכלות בנוגע ללוח הזמנים. קל להגדיר אותה, והממשק יפה לעין.

השירות מציע גם מסלולים לצוותים גדולים יותר. אפשר ליצור קשר עם חברי צוות שונים בהודעות פרטיות ובתיוגים. אם הפרויקט דורש רמות שונות של סודיות, אפשר לוודא שאף אחד לא יראה משהו שהוא לא אמור לראות. Asana מציע מגוון פיצ’רים שיבטיחו שאתם והצוות שלכם תמיד תהיו מתואמים.

תרשימי גאנט יכולים להיות טובים יותר, וההתראות הולכות לפעמים לאיבוד. זו גם לא האפליקציה הכי טובה לסידור פרויקט על ציר זמן. אבל היא מדהימה לניהול עצמי או אם אתם צריכים מרכז תקשורת לצוות שלכם.

HubSpot הוא כלי ניהול קשרי לקוחות (CRM), לא כלי ניהול פרויקטים, ולכן הוא מדורג במקום האחרון ברשימה שלי. אפשר להגדיר בו משימות, ליצור רצף עבודה אוטומטי ולהתאים אישית את לוח הבקרה, אבל אלה אינן המטרות העיקריות של האפליקציה.

מהי המטרה העיקרית של HubSpot? ניהול מכירות ותהליכים שיווקיים. עם With HubSpot, תוכלו לחזק את קשרי הלקוחות, לעקוב אחר נתונים פיננסיים ולשפר את מעורבות הלקוחות המבקרים באתר שלכם.

כמה פיצ’רים של ניהול פרויקטים חסרים באפליקציה הזו, למשל צפייה בציר הזמן מזוויות שונות, או קביעת נקודת ההתחלה של הפרויקט. אבל אם אתם צריכים כלי לניהול קשרי לקוחות שהוא גם תוכנה לניהול פרויקטים, HubSpot משלב את שניהם במחיר של אפליקציה אחת בלבד.