10 התוכנות הטובות ביותר לניהול פרויקטים: עברו השוואה ב-2023

השירות של monday.com מספק את האיזון המושלם בין קלות השימוש לבין פונקציונליות. הוא מציג את הפרויקט שלכם ב-14 דרכים שונות (לא כולל אפליקציות חיצוניות ואפשרויות צפייה ספציפיות יותר), יותר מ-200 תבניות איכותיות, מעקב אחר זמנים, אוטומציה, שיתוף קבצים מתקדם ועוד.

כלים כאלה לניהול פרויקטים עלולים להיראות גדולים ומפחידים, במיוחד אם הם כוללים הרבה פיצ’רים. אבל monday.com פותר את הבעיה הזאת על ידי אוסף מקיף של מקורות למידה וממשק ידידותי שמפשט את הניווט. בקיצור: הכול נמצא בדיוק איפה שאתם מצפים שהוא יהיה.

החיסרון היחידי הוא שהשירות משתנה כל הזמן (כמעט מדי שנה), ודורש למידה מחדש לעיתים קרובות. מצד שני, זה אומר שלא תצטרכו לחשוש משימוש בתוכנות לא מעודכנות.

monday.com מציע 14 ימי ניסיון חינם, כך שתוכלו לנסות את כל הפיצ’רים המתקדמים שלו לפני ההתחייבות למנוי בתשלום.

ClickUp היא פלטפורמה גמישה לניהול פרויקטים שתוכלו להתאים לצרכים שלכם. החל מתצוגות מותאמות אישית ועד אוטומציות, אתם יכולים לרדת לפרטים מאד ספציפיים בעת ארגון הפרויקטים והמשימות שלכם. אתם יכולים גם להתנסות עם פריסות וצבעים כדי להתאים אישית את המראה של סביבת העבודה שלכם.

הודות לתכונות כגון Whiteboards (לוחות לבנים), הצוות שלכם יכול לבצע סיעור מוחות וביצוע רעיונות במקום אחד ביחד. כלי הצ’אט, המסמכים וכלי מעקב הזמן המובנים של ClickUp נועדו לרכז את תהליך העבודה שלכם – וכולם זמינים בתוכנית החינמית.

מה החיסרון? המספר העצום של תכונות ואפשרויות התאמה אישית שאתם מקבלים עשוי להיות מוגזם, במיוחד אם אתם רק לומדים את העבודה. ובכל זאת, אם אתם מוכנים להשקיע קצת זמן ומאמץ, ClickUp הוא אחד מפתרונות ניהול הפרויקטים החזקים, התכליתיים והזולים ביותר בשוק.

לאחר חודשים של בדיקת תוכנות ניהול פרויקטים, אני יכולה לומר לכם ש-Smartsheet הוא אחד הכלים שמציעים הכי הרבה פיצ’רים בשוק. האם הוא ידידותי? לוקח זמן ללמוד אותו, אבל ברגע שקולטים את הרעיון, הוא נהיה קל לשימוש ולניווט.

אם אתם מתמודדים עם כמויות מידע גדולות,השירות יספק לכם את הכלים לארגן הכול. תוכלו ליצור דוחות עם מידע מכל מסמך, להוסיף חותמת זמן לקבצי וידאו, להעביר תשובות מטופס לגיליון באופן אוטומטי ועוד.

עיצוב האפליקציה נוטה קצת לסגנון של תוכנת ניהול חשבונות, עם כפתורים אפורים ופינות חדות. חוץ מזה, חבל שאין בו מעקב זמן מובנה וצ’אט. ובכל זאת, אי אפשר להכחיש ש-Smartsheet הוא כוכב בוהק בשמי מערכות ניהול הפרויקטים.

Jira היא כמעט שם נרדף לפרויקטי תוכנה ו-IT, ויש לכך סיבה טובה. היא נועדה עבור צוותי פיתוח תוכנה זריז על מנת ליצור פרויקט ולהיות מקור אמת יחיד עבור התיעוד שלו, והיא עמוסה בתכונות התומכות במטרה זו. בנוסף לתכונות הסטנדרטיות של ניהול פרויקטים להן אתם מצפים, אתם יכולים לשלב את מאגר הקוד שלכם כדי לראות על מה חברי הצוות שלכם אחראים.

תוכלו גם לייעל את תהליך העבודה שלכם על ידי פירוק הפרויקט שלכם לסביבות נפרדות. למרות שזה עשוי להישמע מנוגד לאינטואיציה שלכם, זה מתאים באופן מושלם למתודולוגיה של פיתוח תוכנה זריז. לדוגמה, במקום שדעתכם תוסח על ידי דוחות באגים נכנסים, אתם יכולים לשמור אותם בפרויקט נפרד כדי לטפל בהם בפיתוח קצר עתידי.

ל-Jira יש הרבה מה להציע גם לצוותים בגדלים שונים. היא נהדרת עבור צוותים קטנים ויחידים הודות לתוכנית החינמית הנדיבה שלה. לא תקבלו כמה מהתכונות המתקדמות ביותר (כמו בקרת גישת משתמשים מלאה), אבל תקבלו די והותר כדי להמשיך להריץ את הפרויקט שלכם. עבור צוותים הגדולים מ-10 אנשים, התוכניות בתשלום של Jira מציעות ערך פנטסטי – ואפילו תקבלו תעריפים מוזלים לכל משתמש אם יש לכם יותר מ-100 משתמשים.

Teamwork לא מציע את מספר הפיצ’רים שכמה שירותים אחרים ברשימה מציעים, אבל ייתכן שזה דבר טוב. אם אין לכם הרבה ניסיון עם כלים לניהול פרויקטים, זו אופציה נהדרת להתחיל ממנה.

זה לא אומר שחסר בה משהו קריטי. לקח לי פחות מ-20 דקות להגדיר בה פרויקטעם לוח בקרה מותאם אישית, תרשים גאנט ורישום זמן. פיצ’ר עוקבי המשימה הרשים אותי במיוחד, כי הוא מעדכן את אנשי הצוות על התקדמות המשימה, גם אם אין להם תפקיד מוגדר בה.

גם אם אתם לא מתכננים להשתמש ב-Teamwork לאורך זמן, לדעתי כדאי להתחיל ממנו וללמוד על כלים לניהול פרויקטים. מי יודע, אולי תתאהבו בו, כי יש הרבה מה לאהוב.

Zoho Projects הוא שירות נהדר, במיוחד בנושא של תקשורת צוות בגודל בינוני. אפשר ליצור קשר עם חברי הצוות בצ’אט המובנה, בפורומים, בדפים ובהערות הנוגעות למשימות ספציפיות. לכל אפשרות יש שימוש ייחודי משלה.

התוצאה היא תוכנה שמאפשרת תקשורת חלקה ופתוחה בין חברי הצוות. ועוד לא דיברנו על האינטגרציה עם שאר האקוסיסטמה של Zoho, שהופכת פרויקטים למרכז פרודוקטיביות אחד שיספק את כל צרכיכם.

מיקום מוזר של פיצ’רים ועקומת למידה תלולה הם הדברים שמונעים מהשירות להיות מדהים באמת. ובכל זאת, אם תקשורת יעילה נמצאת אצלכם בראש סדר העדיפויות, או שאתם כבר משתמשים באפליקציות הפרודוקטיביות של Zoho, כדאי שגם מנהל הפרויקטים שלו יהיה אצלכם על הכוונת.

Striven היא תוכנת תכנון משאבים ארגוניים (ERP) עם מודולים לניהול פרויקטים, כספים, מלאי, CRM ומשאבי אנוש. למרות היותה רק תת-קבוצה של חבילת הכלים החזקה של Striven, תכונות ניהול הפרויקטים שלה נרחבות באופן מפתיע. אתם מקבלים מעקב אחר משימות וזמן, תרשימי גנט, תבניות פרויקטים ומספר דרכים לשיתוף פעולה עם הצוות שלכם.

הממשק הנקי והאינטואיטיבי של Striven מקל על הקצאת עבודה, רישום שעות או יצירת דוחות לצורך מעקב אחר ההתקדמות שלכם. כמו כן, הודות לאחסון המסמכים המובנה, אתם יכולים למצוא קבצים ולשתף אותם בקלות.

עם זאת, היקף השימוש הנרחב אינו זול – במיוחד אם אתם צריכים רק פונקציונליות של ניהול פרויקטים. ובכל זאת, אם אתם מחפשים רכזת תוכנה משולבת על מנת לייעל את כל הפעולות העסקיות שלכם, לא תצליחו למצוא משהו טוב בהרבה מ-Striven.

כמו שבטח ניחשתם על פי השם, תרשימי גאנט הם המומחיות של TeamGantt. זו אחת האפליקציות הנוחות ביותר להכנת תרשימי גאנט. כל הפיצ’רים הם בשיטת דראג אנד דרופ, כל שהוספת יחסי תלות, תת-משימות ונקודות ציון היא פשוטה מאין כמוה.

בשילוב עם 21 תבניות מוכנות לשימוש וממשק יפהפה, מקבליםכלי ידידותי ליצירת תרשימי גאנט בתוך דקות.

פרויקטים גדולים יותר עשויים לדרוש פונקציונליות מתקדמת שהשירות של TeamGantt לא מציע. גם לפרויקטים קטנים, שיתוף פעולה בין צוותים, שיתוף קבצים ואפשרויות מעקב אחר משאבים הם מוגבלים.

ובכל זאת, TeamGantt היא בחירה נהדרת למי שצריך תרשימי גאנט יפים ומהירים.

עם רוב כלי ניהול הפרויקטים שנועדו לתמוך בפרודוקטיביות הצוות, Bonsai בולט בהתמקדות בלעדית בפרילנסרים ובסוכנויות קטנות. בפרט, פרילנסרים יעריכו את תבניות החוזים של Bonsai, שנבנו מראש ונבדקו על ידי עורך דין, יחד עם בונה חוזים, שמפשטים את הקמת הפרויקט הבא שלכם.

כל החוזים מאוחסנים בכלי ה-CRM המובנה, מה שאומר שלא צריך עוד לחפש דרך אינסוף קבצים כדי למצוא את המסמכים המשפטיים שלכם. בנוסף, בכל פעם שאתם יוצרים פרויקט חדש, Bonsai יפיק עבורכם אוטומטית חשבוניות שתוכלו לשלוח בלחיצה אחת. כל זה עטוף בממשק קל לשימוש ואינטואיטיבי שהרשים אותי באמת כאשר בדקתי את התוכנה הזו.

לרוע המזל, כלי ניהול הפרויקטים של Bonsai מוגבלים למדי בהשוואה לרבים מהכלים האחרים ברשימה זו, ותתקשו לשתף פעולה עם עמיתים באמצעות הכלי הזה בלבד. הוא לא מתאים במיוחד לצוותים ארגוניים או לפרויקטים מפורטים יותר. עם זאת, אם אתם פרילנסרים או סוכנות קטנה, תכונות האוטומציה של תהליכי העבודה של Bonsai יעשו פלאים למיטוב תהליכי העבודה שלכם.

HubSpot הוא כלי ניהול קשרי לקוחות (CRM), לא כלי ניהול פרויקטים, ולכן הוא מדורג במקום האחרון ברשימה שלי. אפשר להגדיר בו משימות, ליצור רצף עבודה אוטומטי ולהתאים אישית את לוח הבקרה, אבל אלה אינן המטרות העיקריות של האפליקציה.

מהי המטרה העיקרית של HubSpot? ניהול מכירות ותהליכים שיווקיים. עם With HubSpot, תוכלו לחזק את קשרי הלקוחות, לעקוב אחר נתונים פיננסיים ולשפר את מעורבות הלקוחות המבקרים באתר שלכם.

כמה פיצ’רים של ניהול פרויקטים חסרים באפליקציה הזו, למשל צפייה בציר הזמן מזוויות שונות, או קביעת נקודת ההתחלה של הפרויקט. אבל אם אתם צריכים כלי לניהול קשרי לקוחות שהוא גם תוכנה לניהול פרויקטים, HubSpot משלב את שניהם במחיר של אפליקציה אחת בלבד.