10 Кращих інструментів управління проектами 2023

monday.com досяг відмінного балансу між простотою користування та функціональністю. Інструмент пропонує 14 різних способів переглядати вашу роботу (це без врахування застосунків сторонніх компаній та функціональних відображень), понад 200 високоякісних шаблонів, та все, починаючи від відслідковування часових показників та автоматизації, до розширеного обміну файлами.

Такі інструменти управління проектами, як цей, можуть налякати – особливо, якщо мають величезну кількість функцій. Проте, monday.com змогли уникнути цієї проблеми завдяки великій кількості навчальних матеріалів та зручного інтерфейсу, який значно спрощує навігацію в інструменті. Все дуже просто: Все знаходиться саме там, де ви очікуєте це знайти.

Єдиним реальним недоліком є те, що monday.com постійно змінюється (майже щороку), тому вам може знадобитися витратити додаткових зусиль, щоб вивчити, які саме зміни відбулися, і як це використовувати в роботі. З іншої сторони, вам не доведеться перейматися через застаріле програмне забезпечення.

monday.com надає 14-денну безкоштовну пробну версію, тобто ви зможете випробувати всі його функції преміум-класу перш, ніж оформити підписку на платний тарифний план.

Маючи багатомісячний досвід тестування різного програмного забезпечення для управління проектами, я можу стверджувати, що Smartsheet є одним із найбільш багатофункціональних інструментів на ринку. Чи простий він у використанні? Що ж, на його вивчення доведеться витратити певний час, проте як тільки ви з ним ознайомитесь, він стане для вас простим у використанні та навігації.

Якщо вам доводиться обробляти багато інформації, то Smartsheet надасть вам інструменти, які допоможуть організувати все, що завгодно. Ви зможете створювати звіти з інформацією з будь-якого документу, додавати докази з позначками часу у відео-файлах, автоматично вводити відповіді з форм в електронній таблиці, та багато чого іншого.

Через наявність сірих кнопок та гострих кутів, застосунок дуже сильно за стилем нагадує бухгалтерську книгу. Вбудований інструмент відстеження часу та функція чату також могли бути набагато кращими. Однак, важко заперечити, що Smartsheet є тією силою, яку слід мати на увазі, коли доходить до управління проектами.

Teamwork не має такої великої кількості функцій, як деякі інші інструменти з нашого списку.. Проте, він може бути дуже корисним. Якщо у вас немає досвіду використання інструментів управління проектами, Teamwork чудово підійде, щоб розпочати.

Варто зазначити, що це не означає, що йому не вистачає якихось важливих функцій. Налаштування проекту зайняло в мене менше 20 хвилин, при цьому я налаштував інформаційну панель, відображення Ганта та реєстрацію часу. Функція послідовників завдання є чудовою і дозволяє членам команди бути в курсі прогресу виконання завдання, навіть, якщо їм не надано певної ролі в цьому завданні.

Незалежно від того, плануєте ви використовувати Teamwork в довготерміновій перспективі, чи ні, я вважаю, що це чудове місце для вивчення порядку користування інструментами управління проектами. І хто знає? Може він вам дуже сильно сподобається. Тим більше, в нього багато чудових функцій.

Zoho Projects особливо чудово підходить для організації взаємодії всередині команд середнього розміру. Ви можете спілкуватися з членами команди через вбудований чат, форуми, сторінки та коментарі під конкретними завданнями. Кожна з наведених опцій має своє унікальне призначення.

Результатом є програмний продукт, який забезпечує бездоганну та відкриту взаємодію між всіма членами команди. І це ще без врахування інтеграції з рештою компонентів екосистеми Zoho, яка перетворює ваш проект в єдиний простір для задоволення всіх ваших виробничих потреб.

Лише незграбне розміщення елементів та необхідність докладання значних зусиль для вивчення цього інструменту не дозволяють Zoho Projects стати найкращим інструментом з управління проектами. Тим не менш, якщо якісна взаємодія та спілкування всередині команди є вашим головним пріоритетом, або якщо ви вже є користувачем програм Zoho, то Zoho Projects обов’язково вартий вашої уваги.

Можливо, Wrike не на вершині нашого списку, проте це не означає, що це погана програма. Все зовсім не так. Wrike не лише чудово справляється з основними функціями інструменту управління проектами, проте ще має й декілька вражаючих унікальних функцій, таких як логіко-інформаційні спроможності на базі штучного інтелекту.

Логіко-інформаційні спроможності передбачають використання технології машинного навчання для прогнозування ймовірних ризиків для проекту, конвертації аналогових документів в цифрові файли та надання порад при написанні відповідей на повідомлення. Wrike також пропонує унікальні тарифні плани для маркетингових, рекламних груп та груп реалізації завдань.

Наразі, штучний інтелект програми є ще досить примітивним, щоб бути корисним в проекті без серйозних доопрацювань. Крім того, не дуже зручний інтерфейс та необхідність вивчення великого об’єму навчальних матеріалів для використання програми, значно посунули Wrike вниз в таблиці лідерів.

Проте, якщо подивитись, наскільки було вдосконалено програму порівняно до минулих років, Wrike може значно піднятися у вашому особистому рейтингу.

Як ви могли здогадатися з назви, календарні плани виконання робіт є великою перевагою TeamGantt. TeamGantt є однією з найпростіших програм для побудови графіків виконання робіт. Кожна з його функцій підтримує переміщення елементів «мишкою», завдяки чому додавання залежностей, додаткових завдань та контрольних етапів не вимагає від вас зусиль.

Додайте до цього 21 готовий до використання шаблон та чудовий інтерфейс і ви отримаєте неймовірно зручний інструмент для створення календарних планів виконання завдань за лічені хвилини.

Великі проекти можуть вимагати більш розширених функцій, які TeamGantt просто не надає. Навіть в межах управління невеликими проектами, взаємодія команди, обмін файлами та відстеження ресурсів є дуже обмеженими.

Проте, TeamGantt лишається чудовим варіантом, якщо вам потрібен гарний календарний план виконання проекту, і він вам потрібен вже зараз.

Scoro позиціонує себе як кращий і єдиний інструмент, який потрібен для бізнесу. Варто зазначити, що Scoro є дуже масивним інструментом, з комбінованою функціональністю додатків для відстеження часу роботи окремих членів команди, тривалості всього проекту, системи управління зв’язком з клієнтами та фінансових застосунків. Однак, через таку масштабність Scoro підходить не для всіх користувачів.

Для порівняння можна навести такий приклад: що ви б обрали – новий автомобіль чи новий літак? Звичайно ж, мати літак – це дуже круто, проте хоча б протягом хвилини оцініть його практичність. Як часто в реальному житті вам потрібно використовувати літак?

Та ж проблема і з Scoro. Інструмент дуже складний у використанні і майже негайно навантажує вас великою кількістю функцій. В більшості проектів вам не потрібна програма, яка робить все, проте потрібна програма, яка робить щось одне, але дуже добре. І платити за користування Scoro ви будете як за користування літаком, оскільки компанія має найдорожчий початковий тарифний план.

Але варто зазначити, що якщо ви працюєте над масштабним проектом і можете використати допомогу в кожному з аспектів вашого бізнесу, то Scoro є одним із найбільш багатофункціональних рішень в нашому спискові.

Окрім застарілого інтерфейсу користувача, недоліків у FunctionFox майже немає. Встановлення та налаштування дуже просте. При створенні завдань, відстеження часу та перегляді даних мого проекту, проблем не виникало.

А створення рахунків на сплату, зокрема, було взагалі фантастичним. За пару операцій «мишкою» я отримував професійний та деталізований рахунок на сплату, який я міг надіслати будь-якому клієнту.

FunctionFox не має яскравих функцій в якійсь окремій галузі, через що і потрапив в нижню частину нашого списку.. Однак, це надійний та комплексний інструмент, який допоможе вам організувати проекти малого та середнього масштабу та вашу команду.

Безкоштовний тарифний план Asana є найкращим варіантом для окремих користувачів. Він пропонує достатню кількість інструментів для організації роботи та прийняття рішення щодо планування вашого графіку. Має проте налаштування та візуально-приємний інтерфейс.

Крім того, він має що запропонувати і для більших команд. Ви можете звертатися до різних членів команди або шляхом надсилання прямих повідомлень, або позначаючи їх. Якщо вам потрібні різні рівні деталізації на проекті, ви можете призначати завданням різні пріоритети, щоб переконатися, що ніхто не побачить того, що не повинен. Asana пропонує достатню кількість функцій, які забезпечать щоб ви та ваша команда мали спільне розуміння проекту.

Календарні графіки виконання завдань не можна назвати найкращими, та й повідомлення іноді втрачаються. Крім того, цей додаток не можна назвати найкращим для створення графіку виконання проекту. Однак, він чудово підійде для самоорганізації та в якості оперативного штабу для вашої команди.

HubSpot насправді є інструментом управління зв’язком з клієнтами (CRM), а не управління проектами, через що і потрапив на останнє місце мого списку. Однак, ви зможете створювати завдання, автоматизувати процес виконання завдання та створювати персоналізовані панелі управління. Варто лише зазначити, що ці інструменти не належать до головних функції цієї програми.

То для чого ж був створений HubSpot? Що ж, HubSpot дозволяє вам керувати продажами та маркетинговими процесами. За допомогою HubSpot ви можете зміцнити відносини з клієнтами, відстежувати фінанси та вдосконалити обслуговування клієнтів на вашому сайті.

У вас не буде доступу до великої кількості функцій управління процесами, таких, як різні відображення графіків чи створення вихідних етапів. Однак, якщо вам потрібне поєднання інструментів управління зв’язком з клієнтами та управління проектом, то HubSpot може запропонувати вам найкращі інструменти обох галузей в одному програмному застосунку.