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Kostenlose Vorlage für Datenschutzrichtlinie – DSGVO-konform

Gwen Rodgers
Gwen Rodgers
248
13 August 2019

Manchmal wirst Du beim Erstellen Deiner Webseite unnötig lange durch “kleine Dinge”, wie etwa Datenschutzbestimmungen, aufgehalten. Oder noch viel schlimmer: Bei all Deiner Konzentration auf das Layout des Menüs und die Farben Deiner Seite, vergisst Du diese „kleine nutzlose Seite“ gleich gänzlich. Nachdem die EU jedoch ihre Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verabschiedet hat, bist Du mittlerweile zwingend dazu verpflichtet, auf Deiner Seite Datenschutzrichtlinien vorzuhalten – insbesondere, wenn Deine Besucher vornehmlich aus europäischen Staaten stammen.

Lass uns einen kurzen Moment auf die typischen Probleme blicken, die dieses Thema mit sich bringt.

Braucht meine Webseite eine Datenschutzrichtlinie?

Wenn Deine Webseite Daten von Besuchern sammelt, Werbeanzeigen einblendet und / oder Analysen über die Besucher erfasst, musst Du auf jeden Fall eine Datenschutzrichtlinie für Deine Webseite erstellen.

Wenn sich Deine Geschäftsadresse in der EU befindet und / oder Du Geschäfte mit Kunden in der EU abschließen möchtest, benötigen Du nicht nur eine Datenschutzrichtlinie – diese muss auch DSGVO-konform sein.

Was muss meine Datenschutzrichtlinie enthalten?

Deine Datenschutzrichtlinie muss drei wesentliche Informationen enthalten:

  1. Welche Arten von Informationen Du sammelst
  2. Wie diese Informationen gesammelt werden
  3. Wie die Informationen gespeichert und geschützt werden

Gibt es einen Unterschied in den Arten von Informationen, die gesammelt werden?

Ja – Die Datenschutzrichtlinien unterscheiden zwischen identifizierbaren Informationen und nicht persönlichen Daten.

Laut dem „National Institute of Standards and Technology“ sind „persönlich identifizierbare Informationen“ wie folgt definiert:

“Alle Informationen über eine Person, die von einer Agentur verwaltet werden, einschließlich (1) Informationen, die zur Unterscheidung oder Rückverfolgung der Identität einer Person verwendet werden können, wie Name, Sozialversicherungsnummer, Geburtsdatum und -ort, Geburtsname der Mutter oder biometrische Aufzeichnungen; und (2) alle anderen Informationen, die mit einer Einzelperson in Zusammenhang gebracht werden können, wie beispielsweise medizinische, pädagogische, finanzielle und berufliche Informationen.”

Demgegenüber sind “nicht persönliche Informationen” wie folgt definiert:

“Informationen, die möglicherweise von einer bestimmten Person, einem bestimmten Konto oder einem bestimmten Profil stammen, jedoch nicht ausreichen, um die Person, zu der diese Informationen gehören, zu identifizieren, zu kontaktieren oder zu lokalisieren.”

Könnte es Konsequenzen haben, wenn ich keine Datenschutzrichtlinie auf meiner Webseite bereitstelle?

Ja.

Es ist strafbar, Daten ohne Wissen des Benutzers zu sammeln. Du musst genau darlegen, welche Art von Informationen Du erfasst, und Deine Datenschutzrichtlinie regelmäßig aktualisieren, wenn sich diese Informationen ändern. Wenn Du dies nicht tust, kannst Du mit einer erheblichen Geldstrafe von 20 Millionen Euro oder 4% Deines weltweiten Umsatzes belegt werden.

Kostenlose Vorlage einer Datenschutzrichtlinie – 100% DSGVO-konform

Auf WebsitePlanet.com möchten wir Ihnen beim Einstieg helfen und Ihnen möglichst unnötige Anwaltskosten ersparen. Daher haben wir die folgende Beispiel-Datenschutzrichtlinie vorbereitet. Sie können diese herunterladen, ändern, auf Ihrer Webseite verwenden und mit Ihren Freunden und Kollegen teilen.

Stellen Sie sicher, dass Sie die Abschnitte in geschweiften Klammern {…} ändern, um unser Beispiel so anzupassen, dass es den spezifischen Besonderheiten Ihrer Webseite entspricht.

WIR SIND ZWAR NETTE MENSCHEN, ABER KEINE ANWÄLTE. DEMENTSPRECHEND KÖNNEN WIR AUCH KEINE RECHTLICH VERBINDLICHEN RATSCHLÄGE GEBEN. SIE SOLLTEN DIESE BEISPIEL-DATENSCHUTZRICHTLINIE NUR ALS RAHMEN FÜR IHRE EIGENE RICHTLINIE NUTZEN UND UM RATSCHLÄGE UND ÄNDERUNGEN VON QUALIFIZIERTEN UND ERFAHRENEN RECHTSBERATERN ERGÄNZEN.

Im Folgenden finden Sie eine Mustervorlage für eine Datenschutzrichtlinie, die Sie – unter Einbeziehung rechtlicher Berater – verwenden und an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen können:

A. Introduction

  1. The privacy of our website visitors is very important to us, and we are committed to safeguarding it. This policy explains what we will do with your personal information.
  2. Consenting to our use of cookies in accordance with the terms of this policy when you first visit our website permits us to use cookies every time you visit our website.

B. Credit
This document was created using a template from SEQ Legal (seqlegal.com)
and modified by Website Planet (www.websiteplanet.com)

C. Collecting personal information

The following types of personal information may be collected, stored, and used:

  1. information about your computer including your IP address, geographical location, browser type and version, and operating system;
  2. information about your visits to and use of this website including the referral source, length of visit, page views, and website navigation paths;
  3. information, such as your email address, that you enter when you register with our website;
  4. information that you enter when you create a profile on our website—for example, your name, profile pictures, gender, birthday, relationship status, interests and hobbies, educational details, and employment details;
  5. information, such as your name and email address, that you enter in order to set up subscriptions to our emails and/or newsletters;
  6. information that you enter while using the services on our website;
  7. information that is generated while using our website, including when, how often, and under what circumstances you use it;
  8. information relating to anything you purchase, services you use, or transactions you make through our website, which includes your name, address, telephone number, email address, and credit card details;
  9. information that you post to our website with the intention of publishing it on the internet, which includes your username, profile pictures, and the content of your posts;
  10. information contained in any communications that you send to us by email or through our website, including its communication content and metadata;
  11. any other personal information that you send to us.

Before you disclose to us the personal information of another person, you must obtain that person’s consent to both the disclosure and the processing of that personal information in accordance with this policy

D. Using your personal information

Personal information submitted to us through our website will be used for the purposes specified in this policy or on the relevant pages of the website. We may use your personal information for the following:

  1. administering our website and business;
  2. personalizing our website for you;
  3. enabling your use of the services available on our website;
  4. sending you goods purchased through our website;
  5. supplying services purchased through our website;
  6. sending statements, invoices, and payment reminders to you, and collecting payments from you;
  7. sending you non-marketing commercial communications;
  8. sending you email notifications that you have specifically requested;
  9. sending you our email newsletter, if you have requested it (you can inform us at any time if you no longer require the newsletter);
  10. sending you marketing communications relating to our business or the businesses of carefully-selected third parties which we think may be of interest to you, by post or, where you have specifically agreed to this, by email or similar technology (you can inform us at any time if you no longer require marketing communications);
  11. providing third parties with statistical information about our users (but those third parties will not be able to identify any individual user from that information);
  12. dealing with inquiries and complaints made by or about you relating to our website;
  13. keeping our website secure and prevent fraud;
  14. verifying compliance with the terms and conditions governing the use of our website (including monitoring private messages sent through our website private messaging service); and
  15. other uses.

If you submit personal information for publication on our website, we will publish and otherwise use that information in accordance with the license you grant to us.

Your privacy settings can be used to limit the publication of your information on our website and can be adjusted using privacy controls on the website.

We will not, without your express consent, supply your personal information to any third party for their or any other third party’s direct marketing.

E. Disclosing personal information

We may disclose your personal information to any of our employees, officers, insurers, professional advisers, agents, suppliers, or subcontractors as reasonably necessary for the purposes set out in this policy.

We may disclose your personal information to any member of our group of companies (this means our subsidiaries, our ultimate holding company and all its subsidiaries) as reasonably necessary for the purposes set out in this policy.

We may disclose your personal information:

  1. to the extent that we are required to do so by law;
  2. in connection with any ongoing or prospective legal proceedings;
  3. in order to establish, exercise, or defend our legal rights (including providing information to others for the purposes of fraud prevention and reducing credit risk);
  4. to the purchaser (or prospective purchaser) of any business or asset that we are (or are contemplating) selling; and
  5. to any person who we reasonably believe may apply to a court or other competent authority for disclosure of that personal information where, in our reasonable opinion, such court or authority would be reasonably likely to order disclosure of that personal information.

Except as provided in this policy, we will not provide your personal information to third parties.

F. International data transfers

  1. Information that we collect may be stored, processed in, and transferred between any of the countries in which we operate in order to enable us to use the information in accordance with this policy.
  2. Information that we collect may be transferred to the following countries which do not have data protection laws equivalent to those in force in the European Economic Area: the United States of America, Russia, Japan, China, and India.
  3. Personal information that you publish on our website or submit for publication on our website may be available, via the internet, around the world. We cannot prevent the use or misuse of such information by others.
  4. You expressly agree to the transfers of personal information described in this Section F.

G. Retaining personal information

  1. This Section G sets out our data retention policies and procedure, which are designed to help ensure that we comply with our legal obligations regarding the retention and deletion of personal information.
  2. Personal information that we process for any purpose or purposes shall not be kept for longer than is necessary for that purpose or those purposes.
  3. Without prejudice to article G-2, we will usually delete personal data falling within the categories set out below at the date/time set out below:
    1. personal data type will be deleted {ENTER DATE/TIME}; and
    2. {ENTER ADDITIONAL DATES/TIMES}.
  4. Notwithstanding the other provisions of this Section G, we will retain documents (including electronic documents) containing personal data:
    1. to the extent that we are required to do so by law;
    2. if we believe that the documents may be relevant to any ongoing or prospective legal proceedings; and
    3. in order to establish, exercise, or defend our legal rights (including providing information to others for the purposes of fraud prevention and reducing credit risk).

H. Security of your personal information

  1. We will take reasonable technical and organizational precautions to prevent the loss, misuse, or alteration of your personal information.
  2. We will store all the personal information you provide on our secure (password- and firewall-protected) servers.
  3. All electronic financial transactions entered into through our website will be protected by encryption technology.
  4. You acknowledge that the transmission of information over the internet is inherently insecure, and we cannot guarantee the security of data sent over the internet.
  5. You are responsible for keeping the password you use for accessing our website confidential; we will not ask you for your password (except when you log in to our website).

I. Amendments

We may update this policy from time to time by publishing a new version on our website. You should check this page occasionally to ensure you understand any changes to this policy. We may notify you of changes to this policy by email or through the private messaging system on our website.

J. Your rights

You may instruct us to provide you with any personal information we hold about you; provision of such information will be subject to the following:

  1. the payment of a fee {ENTER FEE IF RELEVANT}; and
  2. the supply of appropriate evidence of your identity ({ADJUST TEXT TO REFLECT YOUR POLICY for this purpose, we will usually accept a photocopy of your passport certified by a notary plus an original copy of a utility bill showing your current address}).

We may withhold personal information that you request to the extent permitted by law.

You may instruct us at any time not to process your personal information for marketing purposes.

In practice, you will usually either expressly agree in advance to our use of your personal information for marketing purposes, or we will provide you with an opportunity to opt out of the use of your personal information for marketing purposes.

K. Third party websites

Our website includes hyperlinks to, and details of, third party websites. We have no control over, and are not responsible for, the privacy policies and practices of third parties.

L. Updating information

Please let us know if the personal information that we hold about you needs to be corrected or updated.

M. Cookies

Our website uses cookies. A cookie is a file containing an identifier (a string of letters and numbers) that is sent by a web server to a web browser and is stored by the browser. The identifier is then sent back to the server each time the browser requests a page from the server. Cookies may be either “persistent” cookies or “session” cookies: a persistent cookie will be stored by a web browser and will remain valid until its set expiry date, unless deleted by the user before the expiry date; a session cookie, on the other hand, will expire at the end of the user session, when the web browser is closed. Cookies do not typically contain any information that personally identifies a user, but personal information that we store about you may be linked to the information stored in and obtained from cookies. {SELECT ACCURATE PHRASING We use only session cookies / only persistent cookies / both session and persistent cookies on our website.}

  1. The names of the cookies that we use on our website, and the purposes for which they are used, are set out below:
    1. we use Google Analytics and Adwords on our website to recognize a computer when a user {INCLUDE ALL USES THAT COOKIES ARE USED FOR ON YOUR SITE visits the website / track users as they navigate the website / enable the use of a shopping cart on the website / improve the website’s usability / analyze the use of the website / administer the website / prevent fraud and improve the security of the website / personalize the website for each user / target advertisements which may be of particular interest to specific users / describe purpose(s)};
  2. Most browsers allow you to refuse to accept cookies—for example:
    1. in Internet Explorer (version 10) you can block cookies using the cookie handling override settings available by clicking “Tools,” “Internet Options,” “Privacy,” and then “Advanced”;
    2. in Firefox (version 24) you can block all cookies by clicking “Tools,” “Options,” “Privacy,” selecting “Use custom settings for history” from the drop-down menu, and unticking “Accept cookies from sites”; and
    3. in Chrome (version 29), you can block all cookies by accessing the “Customize and control” menu, and clicking “Settings,” “Show advanced settings,” and “Content settings,” and then selecting “Block sites from setting any data” under the “Cookies” heading.

Blocking all cookies will have a negative impact upon the usability of many websites. If you block cookies, you will not be able to use all the features on our website.

  1. You can delete cookies already stored on your computer—for example:
    1. in Internet Explorer (version 10), you must manually delete cookie files (you can find instructions for doing so at http://support.microsoft.com/kb/278835 );
    2. in Firefox (version 24), you can delete cookies by clicking “Tools,” “Options,” and “Privacy”, then selecting “Use custom settings for history”, clicking “Show Cookies,” and then clicking “Remove All Cookies”; and
    3. in Chrome (version 29), you can delete all cookies by accessing the “Customize and control” menu, and clicking “Settings,” “Show advanced settings,” and “Clear browsing data,” and then selecting “Delete cookies and other site and plug-in data” before clicking “Clear browsing data.”
  2. Deleting cookies will have a negative impact on the usability of many websites.

 

Was ist die DSGVO?

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist eine Reihe von Gesetzen, die zum Schutz der personenbezogenen Daten von Bürgern der Europäischen Union (EU) geschaffen wurden. Der Rat der Europäischen Union, das Europäische Parlament und die Europäische Kommission haben sich zusammengeschlossen, um den Menschen eine bessere Kontrolle über ihre personenbezogenen Daten zu ermöglichen.

Während die Verordnung schon im Jahr 2016 vom Europäischen Parlament offiziell genehmigt wurde, gewährte die EU Unternehmen und Organisationen eine zweijährige Übergangsfrist zur Einhaltung der neuen Vorschriften. Daher verstoßen Unternehmen, die den neuen DSGVO-Gesetzen nicht entsprechen, ab dem 25. Mai 2018 gegen geltendes Recht.

Wer ist von der DSGVO betroffen?

Jedes Unternehmen, das in der EU tätig ist, und jedes Unternehmen, das Geschäfte mit Bürgern der Europäischen Union betreibt oder zu betrieben hofft, muss die neuen Gesetze einhalten. Selbst Unternehmen außerhalb der EU sind betroffen, wenn sie EU-Bürgern Waren oder Dienstleistungen anbieten, und jeder, der personenbezogene Daten von EU-Bürgern besitzt, kann ab dem 25. Mai 2018 bestraft werden.

Welche Arten von Daten fallen unter die DSGVO?

Alle Informationen, die als personenbezogene Daten zur Identifizierung eines EU-Bürgers gelten, sind durch die DSGVO geschützt. Dazu gehören unter anderem (aber nicht ausschließlich) folgende Daten:

  • Name
  • Foto
  • E-Mail-Adresse
  • Social-Media-Beiträge
  • Persönliche medizinische Informationen
  • IP-Adressen
  • Bank-Informationen

Minderjährige können die Verwendung ihrer persönlichen Daten nicht rechtsgültig erteilen; Daher müssen Eltern oder Erziehungsberechtigten von Kindern unter 16 Jahren um Erlaubnis gefragt werden, bevor ein Unternehmen die Daten des Minderjährigen verwenden kann.

Warum sollten Unternehmen konform zur DSGVO arbeiten?

Jedes Unternehmen, das bis zum 25. Mai nicht der DSGVO entspricht, wird von der EU mit hohen Geldbußen in Höhe von bis zu 4% oder 20 Millionen Euro der weltweiten Einnahmen bestraft (je nachdem, was höher ist). In Abhängigkeit von der Art der Regelverletzung können sogar noch weitere Strafen hinzukommen.

Ein vielleicht noch entscheidenderer Faktor ist, dass Unternehmen, die sich nicht an die neuen Gesetze halten, mit dem Verlust ihrer Glaubwürdigkeit im Markt konfrontiert werden. Mit anderen Worten: Die Einhaltung der Gesetze der DSGVO trägt dazu bei, Vertrauen bei den Kunden und Webseiten-Besuchern des Unternehmens zu schaffen. Wenn sich Menschen sicher fühlen, sind sie eher bereit, mit einem Unternehmen Geschäfte zu machen. Die Einhaltung der DSGVO ist nicht nur eine gesetzliche, sondern auch eine geschäftliche Notwendigkeit!

Was passiert bei einer Datenschutzverletzung?

Wenn es zu einer Datenschutzverletzung kommt, bei der ein Außenstehender ohne Erlaubnis Zugang zu den Daten einer Person erhält, verlangt die Datenschutzgrundverordnung, dass Unternehmen die zuständigen Datenschutzbehörden innerhalb von 72 Stunden benachrichtigen. Das Unternehmen muss auch die betroffenen Personen so schnell wie möglich informieren. Es ist wichtig anzumerken, dass das Hauptziel der DSGVO darin besteht, die privaten Informationen der Nutzer zu schützen.

Wie werden die neuen Datenschutzrichtlinien aussehen?

Nachdem Sie nun die Gründe für die Gesetze und einige Grundlagen der Gesetze selbst kennen, finden Sie hier einige Hinweise dazu, wie Sie Ihre Datenschutzerklärung in einer DSGVO-konformen Art und Weise verfassen können:

  1. Stellen Sie sicher, dass die Richtlinie kurz und prägnant ist. Die Datenschutzerklärung muss drei Grundvoraussetzungen erfüllen: Sie muss knapp und leicht zugänglich sein; sie muss einfach und in einer Sprache geschrieben sein, die sogar ein Kind verstehen könnte; sie muss kostenlos sein.
  2. Erläutern Sie, wie Sie die Daten verwenden. Beschreiben Sie, was Sie mit den Daten tun werden, sobald Sie sie gesammelt haben. Geben Sie beispielsweise an, ob Sie die Daten für Marketingzwecke verwenden oder an Dritte verkaufen.
  3. Erläutern Sie, wie Sie Cookies verwenden. Wenn Sie Cookies einsetzen, um die Interessen und Online-Gewohnheiten der Besucher zu verfolgen, müssen Sie dies Ihre Webseiten-Besucher wissen lassen.
  4. Sprechen Sie offen über den Austausch von Daten mit Dritten. Stellen Sie klar, mit wem und zu welchem Zweck Sie die Daten teilen, die Sie sammeln. Während es gesetzlich erlaubt ist, Informationen über Einzelpersonen mit Auditoren, sozialen Netzwerken und Kundendienstanbietern zu teilen (um nur einige zu nennen), ist es hingegen illegal, die Besucher Ihrer Webseite nicht darüber zu informieren.
  5. Klären Sie Ihre Besucher über Ihre Rechte auf. Sie sollten offen darlegen, welche Datenschutzrechte Ihre Besucher haben. Dazu zählen u.a. die folgenden Rechte:
  • Besucher dürfen beantragen, dass ihre Daten gelöscht oder korrigiert werden
  • Besucher dürfen auf die Daten zugreifen, über die das Unternehmen von ihnen verfügt
  • Besucher dürfen beantragen, dass ihre Daten an Dritte transferiert werden
  • Besucher müssen der Verwendung ihrer Daten zustimmen
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