Top 6 GRATIS Projektmanagement Software in 2024

Egal, ob Du ein kleines Team leitest, unter Zeitdruck stehst oder ein Student bist, der sich besser organisieren will – die richtige Projektmanagement-Software kann Wunder für Deine Produktivität bewirken. Das Problem ist leider, dass Projektmanagement-Software oft auch sehr teuer ist. Nicht jeder kann sich das leisten.

Zum Glück gibt es kostenlose Projektmanagement Software. Und viele werden jetzt denken: Sehr schön, dann nutzte ich einfach ein kostenloses Programm und bin die Kostensorgen los. Aber leider sind die wenigsten dieser kostenlosen Programme wirklich gut.

Viele der Produkte auf dem Markt bieten nur minderwertige Funktionen in ihren kostenlosen Versionen. Außerdem ist es gar nicht so leicht, sich für die richtige Software zu entscheiden, da sie alle sehr ähnlich aussehen – zumindest auf dem Papier. Deshalb haben wir Dutzende von Projektmanagement-Tools getestet und die 6 besten kostenlosen Optionen für Dich ermittelt.

Obwohl jede dieser Optionen genügend Funktionen bietet, um die Bedürfnisse bestimmter Nutzergruppen oder Projektarten zu erfüllen, haben alle kostenlosen Versionen ihre Grenzen. Wenn Du Dich ernsthaft mit Projektmanagement befassen willst, kommt irgendwann der Punkt, an dem Du in eine Premium-Version einer solchen Software investieren solltest.

Lies weiter, um herauszufinden, welche Projektmanagement-Software die beste Wahl für Dich ist.

Worauf wir bei der Auswahl der besten kostenlosen Projektmanagement Software geachtet haben

Jedes Programm in dieser Liste ist für einen anderen Nutzertyp optimiert. Dementsprechend unterscheidet sich auch der Funktionsumfang. Dennoch mussten sie bestimmte wesentliche Funktionen bieten, um überhaupt in die Liste aufgenommen zu werden.

• Eine nutzbare kostenlose Version. Es reicht nicht aus, dass Du die Software kostenlos nutzen kannst. Du musst auch in der Lage sein, ein Projekt von Anfang bis Ende zu damit verwalten zu können, ohne ein Upgrade vornehmen zu müssen.
• Bedienerfreundlichkeit. Im Idealfall solltest Du Dein Projekt sofort nach der Anmeldung in Gang bringen können. Auch wenn jedes Projektmanagement-Tool mit einer gewissen Lernkurve verbunden ist, sollte es doch möglichst benutzerfreundlich sein.
• Projektvisualisierung. Wenn Du Dein Projekt durch eine andere Brille siehst, kannst Du es auf neue Weise betrachten. Die Programme auf dieser Liste bieten Dir mehrere Möglichkeiten, Deine Projekte zu visualisieren.
• Dashboards und Berichte. Hin und wieder wirst Du einen Überblick über Dein Projekt brauchen. Die Tools auf dieser Liste bieten verschiedene Dashboard- und Berichtsoptionen, um die Daten Deines Projekts übersichtlich darzustellen.
• Projektvorlagen. Ich sage es noch einmal: Du solltest Dein Projekt so schnell wie möglich in Angriff nehmen können. Projektvorlagen können Dir dabei viel Arbeit abnehmen.

1. monday.com: Vollständiges Projektmanagement für Einzelpersonen

Projektmanagement-Software hat in der Regel einen Nachteil: Entweder ist sie einfach zu bedienen, aber nicht besonders vielseitig, oder sie ist leistungsstark, aber übermäßig kompliziert in der Anwendung. Ich sage “normalerweise”, weil monday.com diesen Trend durchbricht, indem es Vielseitigkeit und Benutzerfreundlichkeit besser als alle Alternativen kombiniert.

Dank der hübschen Benutzeroberfläche, der großen Auswahl an Anleitungen für den Einstieg und dem intuitiven Design ist die Software praktisch mühelos zu erlernen und zu benutzen. Die verschiedenen Spaltentypen, Berichtsfunktionen und einfachen Automatisierungen machen das Programm zudem überraschend flexibel.

Die kostenlose Version ist jedoch mit einigen Einschränkungen verbunden. Zunächst einmal bist Du auf maximal zwei Nutzer beschränkt. Außerdem fehlen einige der besten Funktionen der kostenpflichtigen Versionen, wie z.B. eine Zeitleiste oder die Gantt-Ansicht. Für größere Projekte oder Teams bietet der Standard-Tarif unbegrenzte Projektmitglieder, automatische Workflows und Zeitleistenansichten.

Trotz der Einschränkungen muss man festhalten, dass monday.com die beste kostenlose Projektmanagement-Software für Einzelnutzer ist. Mit dem kostenlosen Plan wirst Du kein Unternehmen leiten können, aber wenn Du einfach nur dein eigenes Arbeitspensum besser bewältigen willst, ist monday.com die beste Wahl.

Features

• 20+ Spaltentypen. In der Tabellenansicht kannst Du nahezu nach Belieben Spalten hinzufügen, von einfachen Text- und Zahlenspalten bis hin zu Dingen wie Fortschrittsanzeigen und Dropdown-Menüs.
• Android- und iOS-Apps. Mit der mobilen App kannst Du jede Aufgabe auch von unterwegs aktualisieren, erstellen oder löschen. So kannst Du Dein Projekt immer auf dem neuesten Stand halten, egal wo Du bist.
• Benutzerdefinierte Dokumentenerstellung. Neben den klassischen Datei-Uploads kannst Du auf monday.com auch einfache Textdokumente erstellen. Es ist vielleicht nicht das fortschrittlichste Textverarbeitungsprogramm auf dem Markt, aber es ist völlig in Ordnung, wenn Du schnell eine Menge Informationen an eine Aufgabe anhängen musst.
• Vorlagenvielfalt. Monday.com bietet Dir über 200 spezielle Vorlagen, die Du sofort verwenden kannst. Die Kategorien reichen von Marketing und Design bis hin zu Softwareentwicklung und Bildung. Jede Vorlage wurde sorgfältig erstellt und enthält alle Funktionen, die in der jeweiligen Kategorie besonders wichtig sind.

Mehr Details findest Du in unserem ausführlichen monday.com Expertenreview.

2. Smartsheet: Herausragende Funktionen mit langer Trial-Periode

Um allen Einwänden direkt entgegenzuwirken… ich weiß, dass Smartsheet technisch betrachtet keine kostenlose Version bietet. Allerdings bietet es zumindest eine 30-tägige Trial-Periode mit Zugriff auf alle Premium-Funktionen. Dank der Flexibilität von Smartsheet ist das mehr als genug Zeit, um ein kurzes Projekt zu verwalten.

Die Stärke von Smartsheet sind die tabellarischen Übersichten, die “Grids” genannt werden. Diese bieten viel Flexibilität bei der Organisation und Darstellung der Projekte. Je nachdem, welche Arten von Spalten Du in einem Grid anzeigst, kannst Du es schnell in ein Kanban-Board, ein Gantt-Diagramm oder eine Kalenderansicht verwandeln.

Wenn Du an einem großen Projekt mit riesigen Datenmengen arbeitest, bietet Smartsheet alle für die Organisation erforderlichen Werkzeuge. Das gilt umso mehr, wenn Du Teil eines Teams bist. Mit Smartsheet kannst Du jedes Element (von bestimmten Grids bis hin zu ganzen Dokumenten) kommentieren und Teammitglieder zuweisen. Für Teams, die an Videoprojekten arbeiten, gibt es außerdem erweiterte Korrekturwerkzeuge.

Smartsheet erfordert einen gewissen Einarbeitungsaufwand, sodass es Dir schwerfallen könnte, alles innerhalb des 30-tägigen Testzeitraums zu erforschen und zu verstehen. Wenn Du das Tool für die Planung langfristiger Projekte nutzen möchtest, empfehle ich den Pro-Tarif (der überraschend preiswert ist). Es ist zwar nicht kostenlos, aber die unglaubliche Vielseitigkeit von Smartsheet ist es definitiv den vergleichbar kleinen Preis wert.

Features

• Umfassende Berichte. Berichte sind in Smartsheet auch nur spezielle Grids, mit denen Du bestimmte Daten aus anderen Dokumenten anzeigen und ändern kannst. Du kannst darin Daten aus einem beliebigen Grid oder sogar aus einem anderen Bericht zusammenführen. Alle Änderungen, die Du im Bericht vornimmst, spiegeln sich dann automatisch in der Quelle wider und umgekehrt.
• Anpassbare Dashboards. Dashboards sind visuelle Darstellungen der Daten Deines Projekts. Du kannst so viele Dashboards erstellen, wie Du willst, und jeden Aspekt davon anpassen – von den Informationen, die Du anzeigen möchtest, bis hin zu der Frage, wo und wie Du sie anzeigen willst.
• Erweiterte Proofing-Tools. Teammitglieder können zu jeder Datei in Smartsheet Kommentare und eigene Notizen hinzufügen. Bei Videodateien können diese Notizen sogar mit einem Zeitstempel versehen werden.
• Automatische Workflows. Workflows können alles Mögliche tun, von der Aktualisierung von Informationen in einem Grid über das Versenden von benutzerdefinierten Erinnerungen bis hin zur Änderung des Zeitplans eines Projekts. Das Beste daran ist, dass Du die Workflows mit einem intuitiven visuellen Editor erstellen und bearbeiten kannst. Du musst dich nicht mit umständlichen Formeln herumschlagen.

Mehr Details findest Du in unserem ausführlichen Expertenreview von Smartsheet.

3. Asana: Einfache Aufgabenverwaltung für Teams

Manchmal ist Projektmanagement so einfach wie das Erstellen einer To-Do-Liste und das Verfolgen der verschiedenen Aufgaben. Eine einzelne Person bekommt sowas auch noch auf einem Zettel hin, aber wenn Dein Team wächst, wird auch dessen Verwaltung immer schwieriger. Hier kommt Asana ins Spiel.

Asana ist eines der intuitivsten Projektmanagement-Tools auf dem Markt und bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, ein hochgradig anpassbares Design und eine große Auswahl an Unterstützung für den Einstieg. Schon mit der kostenlosen Version kannst Du beliebig viele Teams mit bis zu 15 Personen bilden. Das bedeutet, dass Du mit ein bisschen Einfallsreichtum ein ganzes Unternehmen mit der kostenlosen Version organisieren kannst.

Mit der kostenlosen Version hast Du außerdem Zugriff auf alle Vorlagen von Asana, Hunderte von Integrationen und eine unbegrenzte Anzahl von Projekten, Aufgaben und Unteraufgaben. Asana ist also das ideale Tool zur Organisation wiederkehrender Aufgabenpakete.

Allerdings verwehrt Dir die kostenlose Version den Zugriff auf einige der coolsten Funktionen von Asana. Dazu gehören die benutzerdefinierten Formulare, die Zeitleistenansicht und die Möglichkeit, Aufgaben mit dem Workflow Builder zu automatisieren. Der Premium-Tarif von Asana entsperrt diese und viele andere Funktionen, die die Effizienz Deines Teams erheblich verbessern können.

Features

• Detaillierte Aufgabenansicht mit Unteraufgaben. Was Asana so großartig für die Kommunikation im Team macht, ist die Tiefe, die Du beim Einrichten von Aufgaben erreichen kannst. Neben der klassischen Beschreibung und dem Bearbeiter kannst Du in Asana unbegrenzt viele Unteraufgaben hinzufügen, Dateien zur Überarbeitung anhängen und sogar “Anerkennungen” an Teammitglieder senden, um ihnen zu zeigen, dass sie ihre Arbeit gut gemacht haben.
• Auftragsbeschreibung und Übersichten. Die detaillierten Informationen hören nicht bei den Aufgaben auf. Für jedes Projekt, das Du in Asana anlegst, kannst Du eine ausführliche Aufgabenbeschreibung erstellen, an die Du eine Vielzahl von Dateitypen anhängen kannst. Du kannst zum Beispiel Meilensteine, Ziele und Statusberichte hinzufügen, damit alle motiviert bleiben.
• Kommunikation innerhalb des Teams. Asana bietet Dir eine beeindruckende Reihe von Kommunikationsfunktionen, wie z.B. @-Tagging und Direktnachrichten. Du kannst sogar teamweite Nachrichten versenden, die Multimedia, spezielle Erwähnungen und direkte Links zu verschiedenen Projekten enthalten.
• Hunderte von Integrationen. Selbst in der kostenlosen Version bietet Asana über 100 Apps und Integrationen, die Dir helfen, Deinen Workflow zu verbessern. Diese Integrationen reichen von einfachen Tools zur Zeiterfassung bis hin zu fortschrittlichen Workflow-Analysen.

Mehr Details findest Du in unserem ausführlichen Expertenreview von Asana.

4. Teamwork: Einfaches und umfassendes Projektmanagement zum Nulltarif

Für Anfänger kann eine Projektmanagement-Software schnell entmutigend wirken. Die hochspezialisierten Funktionen, die ungewohnte Terminologie und die oft übermäßig technischen Benutzeroberflächen können angehende Projektmanager/innen vor den Kopf stoßen. Teamwork wirft all das über Bord und bietet stattdessen eine intuitive, leicht zu bedienende Oberfläche.

Das bedeutet aber nicht, dass es an Funktionen mangelt. Teamwork bietet alles, was Du benötigst, um Dein erstes Projekt zu starten. Neben der Aufgabenverwaltung kannst Du auch einfache Rechnungen erstellen, die Zeit nachverfolgen und bis zu 100 MB große Dateien teilen. Du kannst auch die Farben und Themes Deiner Benutzeroberfläche ändern.

Selbst wenn Du funktionstechnisch aufrüsten willst, musst Du nicht gleich den teuersten Tarif wählen. Schon im preiswertesten Deliver-Tarif kannst Du unbegrenzt viele Nutzer und Mitstreiter hinzufügen. Wenn Du auf etwas Schnickschnack verzichten kannst, könntest Du in diesem Tarif mit der Software problemlos ein mittelgroßes Team verwalten – und das für nur $5.99 im Monat.

Features

• Integrierte Zeiterfassung. Erfasse und überprüfe ganz einfach die Zeit, die Du und Deine Teamkollegen für verschiedene Aufgaben aufwenden.
• Grundlegende Rechnungserstellung. Teamwork ist eines der wenigen Programme, mit dem Du auch in der kostenlosen Version einfache Rechnungen und Abrechnungen erstellen kannst.
• Teilaufgaben und Abhängigkeiten. Manchmal muss man mehr tun, als einfach nur eine große Aufgaben abarbeiten. Indem Du Unteraufgaben und Abhängigkeiten hinzufügst, kannst Du besser kontrollieren, was, wie und in welcher Reihenfolge es erledigt wird.
• Grundlegende Dashboards. Teamwork bietet zwar nicht die fortschrittlichsten Dashboards anderer Programme, aber sie ermöglichen es Dir trotzdem, die wichtigsten Informationen auf einen Blick zu erfassen.

Mehr Details findest Du in unserem ausführlichen Expertenreview von Teamwork.

5. Zoho Projects: Reibungslose Zusammenarbeit in kleinen Teams

Wenn Dein Team bereits die Dienste von Zoho nutzt, dann ist Zoho Projects der nächste logische Schritt. Aber das ist nicht der einzige Grund, es zu nutzen. Projects handhabt die Kommunikation innerhalb des Teams unglaublich gut.

Wenn Du ein Projekt betreust, das detailorientierte Arbeit erfordert, sorgt Zoho Projects dafür, dass Du und Dein Team immer auf dem gleichen Stand seid.

Auch die Aufgabenverwaltung selbst ist ziemlich beeindruckend. Du kannst zu jeder Aufgabe Kommentare hinzufügen und Dateien hochladen, Prioritäten setzen und Prozentsätze für die Fertigstellung festlegen. Und wenn Du einen genaueren Überblick über den Fortschritt Deines Projekts brauchst, bietet Dir das Projekt-Dashboard eine schnelle Übersicht über alle relevanten Informationen wie überfällige Aufgaben, aktuelle Probleme und ein Fortschrittsdiagramm.

Wie Du Dir vielleicht schon gedacht hast, gibt es in der kostenlosen Version einige Einschränkungen. Du kannst zum Beispiel nur bis zu 3 Nutzer hinzufügen und an 2 Projekten gleichzeitig arbeiten. Außerdem gibt es ein Speicherlimit von 10 MB, was ziemlich restriktiv ist. Wenn Du ein größeres Team betreust, könnte es sich durchaus lohnen in den Premium-Tarif von Zoho Projects zu investieren.

Features

• Gute Verwaltung von Aufgabenabhängigkeiten. In Zoho Projects kannst Du aus 4 verschiedenen Aufgabenabhängigkeiten wählen. Wenn Du eine Abhängigkeit festlegst, wird die Aufgabe automatisch auf der Zeitachse verschoben, um Konflikte zu vermeiden.
• Problemverfolgung für Aufgaben. Dank der Problemverfolgung von Projects kannst Du Probleme mit einer bestimmten Aufgabe verknüpfen. Du kannst den Schweregrad eines Problems festlegen, ihm Benutzer zuweisen und eigene Lösungen hochladen. Wenn Du ein Problem mit einem betroffenen Meilenstein verknüpfst, kannst Du den Meilenstein erst abschließen, nachdem das Problem behoben wurde.
• Benutzerdefinierter Projekt-Feed. Mit der Feed-Funktion kannst Du Unterhaltungen starten und zu ihnen beitragen, genau wie bei einem Social Media Feed. Dank dieser einfachen Funktion kannst Du die Kommunikation innerhalb eines Projekts offen und frei fließend halten.
• Grundlegende Aufgabenberichte. Projects bietet Dir eine Auswahl an grundlegenden Berichten. Diese nutzen einfache Tortendiagramme, um den Status, den Meilensteinfortschritt, die Priorität, die Fertigstellung, den Eigentümer und die Tags für alle Deine Aufgaben zu visualisieren.

Mehr Details findest Du in unserem ausführlichen Expertenreview von Zoho Projects.

6. TeamGantt: Ein kostenloses Tool für erstaunlich gute Gantt-Diagramme

TeamGantt ist das einfachste Tool zum Erstellen von und Arbeiten mit Gantt-Diagrammen. Die benutzerfreundliche Oberfläche, die umfangreiche Auswahl an Tutorials und die intuitiven Drag-&-Drop-Funktionen machen TeamGantt zum idealen Werkzeug, wenn Du gerade erst mit Gantt-Diagrammen und Projektmanagement anfängst.

Um ein Projekt mit TeamGantt zu starten, musst Du nur ein Konto erstellen, eine Vorlage auswählen und anfangen, Aufgaben zur Zeitleiste hinzuzufügen. Du kannst die Dauer, die Abhängigkeiten und die zugehörigen Meilensteine einer Aufgabe mit ein paar Klicks ändern. Und wenn Du nur bestimmte Informationen sehen willst, bietet Dir TeamGantt einige der besten Filterwerkzeuge, die es gibt.

Leider ist die kostenlose Version aufgrund ihrer Einschränkungen nicht für komplexere Projekte geeignet. Wenn Du an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten musst oder Dein Team mehr als drei Personen umfasst, wirst Du an einem Upgrade auf den Standard-Tarif kaum vorbeikommen. Aber wenn Du ein Neuling in der Welt des Projektmanagements bist oder nur an einem einzigen Projekt arbeitest, wirst Du überrascht sein, wie viel Du schon mit der kostenlosen Version erreichen kannst.

Features

• RACI-Matrix. Mit der RACI-Matrix kannst Du Mitglieder Deines Teams in die Rollen „verantwortlich“, „rechenschaftspflichtig“, „konsultiert“ und „informiert“ einteilen. Jede dieser Rollen hat eine bestimmte Anzahl von Rechten und Pflichten.
• Erstellung einer Basislinie. Bevor Du ein Projekt beginnst, kannst Du einen Zeitplan als Basislinie festlegen. Zu jedem beliebigen Zeitpunkt kannst Du den aktuellen Stand Deines Projekts mit einem einzigen Klick mit dieser Basislinie vergleichen. So weißt Du, ob Du vor oder hinter dem Zeitplan liegst, und kannst bei Bedarf den besten Weg zur Kurskorrektur finden.
• Nützliche Aufgaben-Ansicht. Manchmal musst Du Dir nicht den gesamten Zeitplan eines Projekts ansehen, um zu entscheiden, was als Nächstes zu tun ist. Wenn Du nur sehen willst, was Du wann zu tun hast, findest Du diese Informationen schnell in der Ansicht “Meine Aufgaben”.
• Projektverlauf. Auf der Registerkarte “Projektverlauf” kannst du jede Änderung, die im Laufe der Zeit an deinem Projekt vorgenommen wurde, nachverfolgen, was dir einen beeindruckenden Überblick verschafft.

Mehr Details gibt’s in unserem ausführlichen TeamGantt Review.

Fazit: Qualität muss nicht teuer sein

Eine hochwertige Projektmanagement-Software kann Dir helfen, Deine Produktivität auf die nächste Stufe zu heben. Und Du weißt jetzt, dass Du dafür nicht viel – oder gar nichts – ausgeben musst. Es gibt viele großartige kostenlose Projektmanagement-Lösungen, die Du sofort nutzen kannst, um Deine Organisation zu verbessern.

Wenn Du Deine Projekte nicht innerhalb von Teams organisieren musst, wirst Du Deine Aufgaben mit monday.com definitiv sehr gut verwaltet bekommen.

Sollten Du eher ein Werkzeug für die Aufgabenverteilung in Teams benötigen, bietet Asana exzellente Features zur Team-Organisation.

Und wenn Du ein großes, komplexes Projekt mit einem engen Zeitplan managen willst, stellt Smartsheet Dir sehr leistungsfähige Features bereit – erfordert aber auch einen gewissen Einarbeitungsaufwand.

FAQ

Was ist Projektmanagement-Software?

Vereinfacht ausgedrückt, hilft Projektmanagement-Software Teams dabei, die Zeitpläne, die Arbeitsbelastung und andere Aspekte eines Projekts zu verwalten. Mit den meisten Projektmanagement-Programmen kannst Du Aufgaben zuweisen, Fristen setzen und mit den Teammitgliedern kommunizieren.

Je nachdem, welches Programm Du verwendest, kannst Du auch Rechnungen erstellen, Abhängigkeiten zwischen Aufgaben definieren und die Dateneingabe automatisieren.

Welche ist die beste kostenlose Projektmanagement-Software?

Auf diese Frage gibt es nicht die eine richtige Antwort. Es gibt eine Menge großartiger (und nicht so großartiger) kostenloser Projektmanagement-Programme, und es hängt von Deinen Bedürfnissen ab, welches davon das Beste für Dich ist

Wenn Du nur etwas zur besseren Verwaltung Deiner persönlichen Projekte benötigst, empfehle ich monday.com. Die kostenlose Version bietet unglaublich viele Funktionen und die Benutzeroberfläche ist sehr benutzerfreundlich. Wenn Du größere Teams organisieren musst, bietet Dir die kostenlose Version von Asana einfach zu erlernende Projektmanagement-Tools und erlaubt Dir die Erstellung von unbegrenzt vielen Teams.

Brauche ich eine Projektmanagement-Software?

Ich würde sagen, dass die Medaille speziell für Einzelpersonen und kleine Teams zwei Seiten haben kann. In manchen Fällen wird Projektmanagement-Software die Produktivität, das Zeitmanagement und die Kommunikation massiv verbessern. In anderen Fällen kann sie den Arbeitsablauf aber auch unnötig verkomplizieren.

Für größere und/oder entfernt voneinander arbeitende Teams – und vor allem für diejenigen, die an sehr komplexen Projekten arbeiten – ist eine Projektmanagement-Software hingegen so gut wie unverzichtbar. Zumindest wird sie verhindern, dass wichtige Details übersehen werden und dass es zu erheblichen Kommunikationsschwierigkeiten kommt.

Wie wähle ich die richtige Projektmanagement-Software?

Wenn Du Dich für eine Projektmanagement-Software entscheidest, musst Du die spezifischen Anforderungen von Dir und Deinem Team berücksichtigen. Ihr arbeitet an verschiedenen Orten? Dann braucht ihr gute Kommunikationsmöglichkeiten. Du hast nur ein kleines Budget? Es gibt großartige kostenlose Projektmanagement-Tools, die auch produktivitätssteigernde und erschwingliche Premium-Versionen bieten.

Wenn Du Dich möglichst genau über die verfügbaren Optionen informieren willst, dann schaue Dir unsere Liste der besten Projekt Management Software in 2024 an.