6 Projektmanagement-Apps zur Produktivitätssteigerung in 2024

Mit Projektmanagement-Apps kannst Du von Deinem mobilen Gerät aus jederzeit und überall auf Deine Arbeit zugreifen. Das erleichtert die Planung und Verwaltung von Projekten von unterwegs aus, doch nicht alle Apps bieten den gleichen Umfang an Funktionen.

Um auch unterwegs voll produktiv sein zu können, brauchst Du eine App, die mehr als nur die wichtigsten Desktop-Funktionen bietet. Du solltest nicht nur Deine Projekte und Aufgaben sehen, sondern sie auch erstellen, bearbeiten und zuweisen, sowie effektiv mit Deinen Teammitgliedern kommunizieren können. Noch dazu willst Du eine App, die erschwinglich und einfach zu bedienen ist.

Nachdem ich zahlreiche beliebte Apps getestet habe, bin ich zu dem Schluss gekommen, dass monday.com die besten Funktionen für Mobilgeräte (und den Desktop) bietet. Sie ist einfach zu bedienen und hat ein effizientes Organisationssystem, das Dir hilft, Deinen Arbeitsablauf von oben nach unten zu visualisieren. Mehr dazu erfährst Du in diesem Beitrag.

Worauf wir bei den besten Projektmanagement-Apps geachtet haben

Als ich für diesen Artikel Projektmanagement-Apps getestet habe, habe ich mich auf die Funktionen konzentriert, die Du wirklich brauchst, um Deine Projekte von überall aus erfolgreich verwalten zu können.

• Kompatibilität. Die Projektmanagement-App, die Du auswählst, sollte mit den Smartphones Deines Teams kompatibel sein. Alle Projektmanagementprogramme auf meiner Liste bieten sowohl Apple- als auch Android-Apps, die sowohl auf Smartphones als auch auf Tablets funktionieren.
• Online- und Offline-Funktionalität. Die besten Projektmanagement-Apps sollten über flexible Tools zur Aufgabenverwaltung verfügen, z. B. die Möglichkeit, Fälligkeitstermine festzulegen, den Aufgabenstatus zu ändern und Erinnerungen hinzuzufügen. Zusätzliche integrierte Funktionen wie Tools zur Zusammenarbeit und Dokumentenspeicherung sind ebenso hilfreich wie die Möglichkeit, Aufgaben ohne Internetverbindung zu verwalten.
• Benutzerfreundliche Oberfläche. Selbst wenn eine App die gewünschten Funktionen bietet, kann eine unübersichtliche Oberfläche die Verwaltung der Arbeit erschweren. Die Projektmanagement-Apps, die ich ausgewählt habe, haben eine intuitive Oberfläche, die es Dir erleichtert, Deine Aktivitäten zu sehen und zu verwalten.
• Sicherheit. Wenn Du außerhalb des Büros arbeitest, bist Du möglicherweise einem größeren Risiko für Sicherheitsverletzungen ausgesetzt. Aus diesem Grund sollte eine gute Projektmanagement-App strenge Sicherheits- und Vertraulichkeitsstandards erfüllen. Einige der Sicherheitszertifikate, auf die Du achten solltest, sind der Service Organizational Control (SOC) 2 Report, die International Organization for Standardization (ISO) und die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
• Finanzierbarkeit. Alle Projektmanagement-Apps auf meiner Liste haben entweder kostenlose Tarife, die den Zugang zu den meisten Funktionen beinhalten, oder bezahlbare Tarife.

1. monday.com: Umfassendes aber einfaches mobiles Projektmanagement

Die Arbeitsmanagement-App von Monday.com verfügt über eine Reihe von Tools, mit denen Du sowohl tägliche Aufgaben als auch komplexere, langfristige Projekte erledigen kannst. Dein Arbeitsbereich besteht aus anpassbaren Tafeln, die Spalten mit Daten (z. B. Termine oder Dateien) und Elemente mit einzelnen Aufgaben enthalten.

Die App ist auf Deutsch verfügbar und genauso intuitiv wie die Desktop-Version. Sie ist so optimiert, dass Du alle Informationen Deiner Tafeln auch auf einem kleineren Bildschirm sehen kannst. Du kannst hinein- oder herauszoomen, scrollen oder den Bildschirm drehen, um mehr Spalten auf einmal sehen zu können. Außerdem kannst Du Artikel per Drag & Drop verschieben und auf Deinen Posteingang zugreifen.

Mit der mobilen App von monday.com kannst Du jedoch keine Dashboards erstellen und bearbeiten, die Dir einen Überblick über Deine Projekte, die Auslastung des Teams und anstehende Aufgaben geben. Wenn Du Dich zuerst für die Desktop-Version von monday.com anmeldest und dann die App herunterlädst, kannst Du ein Dashboard in Deinem Browser erstellen und es in Deiner App anzeigen.

Der kostenlose Tarif ist eine solide Option für Einzelpersonen, da er unbegrenzte Dokumente, 500 MB Speicherplatz und die Möglichkeit, bis zu zwei Nutzer hinzuzufügen, beinhaltet. Teams profitieren jedoch mehr von den kostenpflichtigen (aber erschwinglichen) Tarifen von monday.com, die über mehr Speicherplatz und Funktionen wie Automatisierungen und Integrationen verfügen. Jeder Tarif bietet eine kostenlose 14-tägige Pro-Version, mit der Du die Funktionen testen kannst.

Funktionen

• Mehrere Aufgabenansichten. Um Deinen visuellen Vorlieben gerecht zu werden, bietet die mobile App von monday.com neun Möglichkeiten, Deine Aufgaben zu sehen. Dazu gehören Kanban (zeigt Deine Aufgaben als Karten auf einer Tafel an), Karte, Tabelle und Kalender sowie eine reine Handy-Ansicht namens Battery.
• Eine große Auswahl an Projektvorlagen. Du erhältst über 200 anpassbare Vorlagen, die verschiedene Nischen abdecken, von Vertrieb und Marketing bis hin zur Softwareentwicklung.
• Workdocs. Workdocs in der mobilen App von monday.com sind Multimedia-Whiteboards, die Dein Team nutzen kann, um gemeinsam an bestimmten Aufgaben zu arbeiten. Während alle mobilen Nutzer die Dokumente ansehen und teilen können, können nur Nutzer der iOS-App sie in der App bearbeiten.
• Unbegrenzte Anzahl an kostenlosen Betrachtern. Wenn Du Mitarbeiter hast, können sie mit diesem Tool alle Deine Boards ansehen, Dateien öffnen, Deine Aktualisierungen lesen und vieles mehr.

Lies unseren vollständigen monday.com Testbericht für weitere Details.

2. ClickUp: Beste App für Inhaltserstellung und Kollaborationstools

Wenn es um die Erstellung von Inhalten und die Zusammenarbeit im Team geht, ist ClickUp wirklich überragend. Mit der Docs-Funktion kannst Du Dokumente erstellen, die Du und Deine Teammitglieder gemeinsam in Echtzeit bearbeiten können. Zudem kannst Du Notizen erstellen und bearbeiten, die Du mit der Notizblockfunktion in Dokumente oder Aufgaben umwandeln kannst.

Mit der granularen Struktur von ClickUp kannst Du Deine Aufgaben und Projekte bis ins kleinste Detail organisieren. Du kannst auch die Farben und Layouts ändern, um den Look Deines Arbeitsbereichs zu personalisieren. Allerdings sind nicht alle Anpassungsoptionen in der App verfügbar. Um die volle Leistungsfähigkeit von ClickUp zu nutzen, solltest Du Dich am besten zuerst in Deinem Browser anmelden, Deinen Arbeitsbereich einrichten und anpassen und dann die App herunterladen.

ClickUp hat einen der umfangreichsten kostenlosen Tarife auf dem Markt, bei dem Du nur die Anzahl der Nutzungen bestimmter Funktionen begrenzen kannst. Die kostenpflichtigen Tarife von ClickUp sind jedoch recht günstig und bieten mehr Funktionen. Selbst in den günstigeren Tarifen sind die meisten Premium-Funktionen wie Integrationen und Gastzugang enthalten, was das Angebot sehr günstig macht.

Funktionen

• Schnellaktionsmenü. Du kannst das Schnellaktionsmenü von ClickUp in der App nutzen, um Aufgaben, Erinnerungen und Dokumente zu erstellen und auf Deinen Notizblock zuzugreifen.
• Navigation in der Seitenleiste. Über das unauffällige Seitenleistenmenü von ClickUp hast Du Zugriff auf Deine gesamte Arbeit. Von hier aus kannst Du ganz einfach Kommentare und Benachrichtigungen überprüfen, nach Aufgaben und Dateien suchen und auf die Kontoeinstellungen zugreifen.
• Zeiterfassung. Mit der integrierten Zeiterfassungsfunktion von ClickUp kannst Du die Zeit für Aufgaben in der App erfassen. Wenn Du jedoch Zeitschätzungen für Aufgaben erstellen willst, musst Du die Desktop-Version verwenden.
• Spotlight-Suche auf iOS. Apple iPhone- und iPad-Benutzer können die Spotlight-Suche nutzen, um schnell auf die zuletzt angesehenen Artikel in ClickUp zugreifen zu können.

Lies unseren ausführlichen ClickUp Testbericht für weitere Informationen.

3. Smartsheet: Optimal für die Verwaltung großer Projekte von unterwegs

Smartsheet ist eine großartige App für komplexere Projekte, denn mit seiner Rasteroberfläche kannst Du große Datenmengen schnell verwalten. Du kannst Standard- und konfigurierbare Datenspalten hinzufügen und sogar Dokumente an einzelne Zeilen innerhalb der Blätter anhängen. Aber selbst bei dieser Detailtiefe kannst Du festlegen, welche Schlüsselfelder die mobile Ansicht von Smartsheet in einem Kartenformat anzeigt, damit Du Dich auf die wichtigsten Dinge konzentrieren kannst.

Damit Du den Überblick über Deine Arbeit behältst, kannst Du mit Smartsheet Dashboards erstellen, die Du durch Ziehen und Ablegen von Widgets für Diagramme, Bilder und mehr anpassen kannst. Allerdings kannst Du die Daten Deines Dashboards nur in der App einsehen. Du musst also die Desktop-Version verwenden, um Deine Dashboards zu erstellen und zu bearbeiten.

Der kostenlose Tarif von Smartsheet bietet nur einen eingeschränkten Funktionsumfang (d. h. nur bis zu 2 Blätter und 2 Editoren), aber Du kannst Dich für die kostenlose 30-Tage-Testversion von Smartsheet anmelden, um alle Funktionen zu testen. Mit einer unbegrenzten Anzahl von Arbeitsblättern und Dashboards, Aufgabenwarnungen und -benachrichtigungen und bis zu 250 Automatisierungen pro Monat ist der Einstiegstarif von Smartsheet wahrscheinlich für Teams jeder Größe ausreichend.

Funktionen

• Standortmarkierung. Du kannst Dein GPS nutzen, um Deinen aktuellen Standort in ein Blatt oder ein Formularfeld einzutragen, was bei Inspektionsberichten sehr nützlich sein kann.
• Proofing. Wenn Dein Team oft mit Grafikdesign und Videoproduktion arbeitet, solltest Du die Smartsheet-Funktion Proofs ausprobieren, mit der Du Dateien wie Bilder und Videos bearbeiten und Kommentare zu bestimmten Abschnitten in diesen Dateien hinzufügen kannst.
• Offline-Formulare. Mit der Smartsheet App kannst Du Formulare wie Anträge und Verträge für die Offline-Nutzung markieren, damit Du sie auch dann einreichen kannst, wenn Du keinen Wi-Fi-Zugang hast.
• Scannen von Barcodes. Du kannst einen Barcode oder einen QR-Code in Deiner Smartsheet App scannen, um Blattdaten zu aktualisieren oder zu suchen, was bei der Erfassung von Inventar hilfreich sein kann.

Erfahre mehr in unserem Smartsheet-Expertenbericht.

4. Teamwork: Schnelle und einfache Projektmanagement-App für Einsteiger

Auch wenn Du noch keine Erfahrung mit Projektmanagement-Software hast, lässt sich die Benutzeroberfläche von Teamwork leicht bedienen, sodass Du Dich von Anfang an auf Deine Arbeit konzentrieren kannst. In der Home-Ansicht der Teamwork-App siehst Du die neuesten Aktivitäten in all Deinen Projekten sowie Deinen Kalender, Deine Aufgabenliste und Deine Profileinstellungen. Mit der App kannst Du außerdem Nachrichten lesen und beantworten, Projektmeilensteine abschließen, die Zeit für Projekte und Aufgaben erfassen und vieles mehr.

Die Einrichtung eines Teamwork-Kontos ist sogar noch einfacher, wenn Du sie in Deinem Browser durchführst, da Du Dein erstes Projekt im selben Fenster erstellst. Teamwork hilft Dir beim Hinzufügen von Aufgaben, dem Erstellen von Aufgabenlisten und dem Auswählen Deiner bevorzugten Aufgabenansicht. Außerdem kannst Du in der Desktop-Version Dein Dashboard individuell gestalten, indem Du die Farben änderst und sogar ein Projektlogo hinzufügst.

Der kostenlose Tarif von Teamwork enthält die wichtigsten Aufgabenmanagement-Funktionen, z. B. die Möglichkeit, Meilensteine und projektspezifische Teilaufgaben hinzuzufügen, allerdings können nur zwei Projekte gleichzeitig aktiv sein. Ein Upgrade auf den Deliver-Tarif von Teamwork bietet Dir zusätzliche Funktionen. Du kannst bis zu 300 Projekte erstellen und erhältst Zugang zu Funktionen wie Projektvorlagen und Zeiterfassung.

Funktionen

• Quick-Add-Menü. Du kannst neue Nachrichten, Ereignisse und einzelne oder mehrere Aufgaben ganz einfach über die Quick-Add-Option der App hinzufügen.
• Notizbücher. Diese Funktion hilft Dir, Beiträge und Feedback zu Texten zu sammeln. Um sie in der mobilen App sehen zu können, musst Du sie jedoch zuerst in Deinem Browser hinzufügen.
• Native Produktsuite. Die Produktpalette von Teamwork umfasst Tools wie Teamwork Chat für Instant Messaging und Teamwork Spaces für die Zusammenarbeit an Inhalten. Beachte, dass es für Teamwork Chat eine eigene App für Mobilgeräte gibt, die Du herunterladen musst, wenn Du die Chatfunktion auf Deinem Handy nutzen willst.
• Freie Plätze für Mitwirkende. Wenn Du weitere Personen zu einem Projekt hinzufügen möchtest, kannst Du freie Teilnehmerplätze einrichten und Benutzerrechte zuweisen (über Deinen Browser).

Für einen ausführlichen Einblick, schau Dir unseren vollständigen Teamwork-Testbericht an.

5. Zoho Projects: Budgetfreundliche App mit tollen eingebauten Tools

Die mobile App von Zoho bietet einen klaren Überblick über Deine Projekte, Aufgaben, Zeiterfassungsbögen und Feeds, damit Du immer auf dem neuesten Stand bist. Mit dem Zeiterfassungsmodul kannst Du z. B. die Stunden für Aufgaben nachverfolgen und Dir eine tägliche, wöchentliche oder monatliche Übersicht über Deine erfassten Stunden anzeigen lassen.

Obwohl Zoho Projects sowohl Android- als auch iOS-Apps unterstützt, bietet Zoho Projects für iOS derzeit mehr erweiterte Funktionen. So können iOS-Nutzer zum Beispiel auf das Kalendermodul zugreifen und Aufgaben, Meilensteine und Ereignisse erstellen und zuweisen, indem sie einfach auf einen bestimmten Tag klicken. Außerdem können iPad-Nutzer den Doc Scanner von Zoho nutzen, um Dokumente schnell hochzuladen.

Der kostenlose Tarif von Zoho Projects enthält eine integrierte Nachrichtenfunktion und drei Projektansichten, ist aber in Bezug auf den Funktionsumfang noch begrenzt. Die kostenpflichtigen Tarife sind günstiger als fast alle anderen vergleichbaren Programme, und sie bieten eine Fülle von Funktionen. Der Premium-Tarif von Zoho enthält zum Beispiel unbegrenzte Projekte und Funktionen wie Zeiterfassung und Automatisierung.

Funktionen

• Gantt-Diagramme für das iPad. Zoho bietet eine Drag-and-Drop-Funktion für iPad-Nutzer. Du kannst Gantt-Diagramme erstellen und Abhängigkeiten zwischen verwandten Aufgaben festlegen, um sicherzustellen, dass Du immer im Zeitplan bleibst.
• Kommunikation von überall. Mit der Forenfunktion kannst Du Dich mit Deinen Kollegen über Diskussionsstränge austauschen. Du kannst unterwegs einen Status posten und bleibst auf dem Laufenden über die letzten Unterhaltungen.
• Inhalte erstellen und teilen. Mit den Zoho-Dokumenten kannst Du entweder Dateien hochladen oder sie mit Zoho Writer (für Textdokumente), Zoho Sheet (für Tabellenkalkulationen) oder Zoho Show (für Folienpräsentationen) von Grund auf neu erstellen. Außerdem kannst Du mehrere Dateien auf einmal in Deine App hochladen.
• Zoho Enzyklopädie. Mit der Pages-Funktion von Zoho kannst Du alle Informationen zu Deinem Projekt an einem Ort aufbewahren und so Deine eigene Version einer Wikipedia-Seite erstellen.

Erfahre mehr über die App in unserem vollständigen Zoho Projects-Testbericht.

6. TeamGantt: Mobile Grundfunktionalität für einfache Projekte

Die einfachen, aber effizienten Funktionen von TeamGantt eignen sich gut für kleinere Projekte. In der App kannst Du auf alle Deine Projekte zugreifen und ihren Status als aktiv, in der Warteschleife oder abgeschlossen sehen. Innerhalb eines Projekts kannst Du neue Aufgabengruppen hinzufügen und Aufgaben per Drag & Drop verschieben, um sie neu anzuordnen. Was in der App allerdings fehlt, sind Gantt-Diagramme. Du kannst Deine Projekte nur in einer Liste anzeigen lassen.

Die App von TeamGantt bietet solide Funktionen zur Aufgabenverwaltung. Du kannst zum Beispiel Aufgabennamen und -daten aktualisieren, Aufgabenfarben ändern, Kommentare hinzufügen, Checklisten bearbeiten und Dateien anhängen. Die besten TeamGantt-Funktionen kommen jedoch zum Tragen, wenn Du Dich für die Desktop-Version anmeldest. Du kannst Vorlagen verwenden, um Projekte schnell einzurichten, und Du erhältst Zugang zu Funktionen wie dem Portfolio, mit dem Du Deine Arbeit in Ordnern organisieren kannst.

Der kostenlose Tarif von TeamGantt bietet unbegrenzten Speicherplatz, allerdings ist nur ein Projekt erlaubt und es gibt ein Limit von 60 Aufgaben. Die kostenpflichtigen Tarife sind eine Überlegung wert, denn sie sind recht erschwinglich und bieten erweiterte Funktionen wie Workload-Management und Zeiterfassung.

Funktionen

• Kalender fürs Handy. Auf der Kalender-Seite von TeamGantt, die nur für Handys verfügbar ist, kannst Du eine laufende Liste der aktuellen Aufgaben in all Deinen Projekten sehen.
• Zeiterfassung und Zeitschätzungen. Ab dem Pro-Tarif kannst Du mit der TeamGantt App die Zeit erfassen und geschätzte Stunden für Aufgaben hinzufügen.
• Projektrollen. TeamGantt bietet vier Benutzerrollen (Verantwortlich, Zuständig, Konsultiert und Informiert), mit denen Du die Projektverantwortlichkeiten organisieren kannst. Für jede Aufgabe kannst Du jedem Mitglied Deines Projekts unterschiedliche Rollen zuweisen.
• Diskussionen. Die Diskussionsfunktion von TeamGantt funktioniert wie ein Forum und ermöglicht es Dir, Themen zu erstellen, auf die Deine Teammitglieder antworten können.

Weitere Funktionen findest Du in unserem TeamGantt-Expertenbericht.

Wähle die beste Projektmanagement-App, um auch unterwegs produktiv zu bleiben

Alle Projektmanagement-Apps auf dieser Liste ermöglichen es Dir, Projekte und Aufgaben zu terminieren und zu verfolgen und unterwegs mit Kollegen zusammenzuarbeiten. Welche Projektmanagement-App die beste für Dein Team ist, hängt jedoch von Deinen Bedürfnissen ab.

Wenn Du eine einfach zu bedienende App mit erweiterten Funktionen suchst, dann ist monday.com meine Top-Empfehlung. Mit der intuitiven Benutzeroberfläche und den anpassbaren Tafeln der App lassen sich große und kleine Projekte leicht planen und verfolgen.

Wenn Du nach effektiven Tools für die Zusammenarbeit suchst, ist ClickUp eine gute Wahl. ClickUp verfügt über einen integrierten Baukasten, mit dem Du Inhalte erstellen und mit anderen in Echtzeit zusammenarbeiten kannst.

Wenn Du eine effiziente Lösung zur Bearbeitung komplexer Aufgaben suchst, ist Smartsheet einen Versuch wert. Die Rasteroberfläche von Smartsheet hilft Dir, große Datenmengen schnell zu verwalten, und dank der Offline-Funktion kannst Du auch dann arbeiten, wenn Du nicht online bist.

FAQ

Welche App eignet sich am besten für die Projektarbeit?

Das hängt von Deinen Bedürfnissen ab. Wenn Du große Projekte verwaltest, bietet Smartsheet erweiterte Funktionen, die Dir beim Sortieren von Informationen helfen. Wenn Du mit anderen zusammenarbeitest und effiziente Tools für die Kommunikation benötigst, kannst Du mit ClickUp in Echtzeit mit anderen zusammenarbeiten.

Welche ist die einfachste Projektmanagement-App?

Selbst für Einsteiger ist die App von Teamwork unglaublich einfach zu bedienen, obwohl sie nicht die fortschrittlichsten Funktionen bietet. Die App von monday.com hingegen hat eine intuitive Benutzeroberfläche und eine breite Palette von Tools, die Dir helfen, Deine Arbeit unterwegs zu erledigen.

Sind Projektmanagement-Apps sicher?

Die meisten Projektmanagement-Apps enthalten eingebaute Sicherheitsfunktionen wie Datenbankverschlüsselung, um Deine Daten zu schützen. Außerdem werden sie strengen Tests unterzogen, um die höchsten Sicherheitsstandards der Branche zu erfüllen.

Was sind wichtige Funktionen, auf die Du bei einer Projektmanagement-App achten solltest?

Eine gute Projektmanagement-App sollte eine übersichtliche und intuitive Oberfläche haben, die einfach zu bedienen ist. Die wichtigsten Funktionen zur Aufgabenverwaltung sind notwendig, um Deine Daten anzuzeigen und zu bearbeiten. Außerdem sind effektive Tools für die Zusammenarbeit wichtig, um die Kommunikation und den Arbeitsablauf in Gang zu halten. In unserer Liste der besten Projektmanagement-Software für das Jahr 2024 findest Du funktionsreiche, aber benutzerfreundliche Lösungen für die Verwaltung von Projekten von unterwegs aus.