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Top 6 softwares de gestão de projetos GRATUITOS em 2023

Andrés Gánem
Quer você seja um gerente de equipe pequena, um profissional com pressa ou um estudante tentando se organizar mais, o software de gerenciamento de projetos certo é capaz de fazer maravilhas pela sua produtividade. Infelizmente, o software de gerenciamento de projetos tem um problema: ele pode ficar caro. Nem todos conseguem pagar.

Mas, para a nossa sorte, existem ferramentas gratuitas de gerenciamento de projetos disponíveis também. Problema resolvido, certo? Basta escolher um e começar a trabalhar. Bem, não! Ele ainda tem que ser, você sabe… bom.

Infelizmente, muitos produtos no mercado oferecem ferramentas abaixo da média em seus planos gratuitos. Além disso, pode ser difícil escolher entre eles quando todos parecem tão semelhantes: pelo menos na teoria. É por isso que eu próprio testei dezenas de ferramentas de gerenciamento de projetos e encontrei as 6 melhores opções gratuitas.

Apesar de cada uma dessas opções oferecer funcionalidades suficientes para satisfazer as necessidades de pelo menos um tipo de usuário ou projeto, todos os planos gratuitos têm suas limitações. Se seu plano é levar a sério o gerenciamento de projetos, pode valer a pena investir em um plano Premium.

Continue lendo para descobrir qual software de gerenciamento de projetos é a melhor opção para você.

Está com pouco tempo? Estes são os melhores softwares para gerenciamento de projetos gratuito em 2023

  1. monday.com: ferramentas de organização abrangentes para usuários individuais ou pares.
  2. Smartsheet: recursos avançados de gerenciamento de projetos com um período longo de versão de avaliação.
  3. Asana: a melhor ferramenta gratuita para gerenciar equipes multitarefa.

Veja mais 3 opções excelentes | Tabela de comparação | FAQ

O que procuramos no gerenciamento de projetos software gratuito

Cada opção desta lista é otimizada para um tipo diferente de usuário. Portanto, nem todas compartilham os mesmos recursos. Ainda assim, elas precisavam ter certas características básicas para terem sido selecionadas.

  • Um plano gratuito útil. Não é suficiente poder usar o software gratuitamente. Você precisa realmente ser capaz de gerenciar um projeto do início ao fim, sem precisar mexer na sua carteira.
  • Fácil de usar. O ideal é que você possa começar seu projeto assim que se inscrever. Apesar de todas as ferramentas de gerenciamento de projetos terem uma curva de aprendizado, definitivamente ajuda se for o mais fácil de usar possível.
  • Visualizações do projeto. Ver seu projeto através de uma lente diferente pode ajudar você a pensar sobre ele de novas maneiras. Todos os softwares desta lista oferecem várias maneiras de visualizar seus projetos.
  • Painéis e relatórios. De vez em quando, você vai precisar de uma visão geral do seu projeto. As ferramentas nesta lista oferecem vários painéis e opções de relatórios para exibir de forma clara os dados do seu projeto.
  • Modelos de projeto. Eu vou dizer de novo: você deve ser conseguir iniciar seu projeto o mais rápido possível. Os modelos de projeto podem ser ótimos para tirar o trabalho extra de seus ombros.

monday.com Kanban view
O monday.com pode ser a ferramenta que você precisa para organização pessoal
O software de gerenciamento de projetos geralmente vem com uma troca: ou é fácil de usar, mas não tão versátil, ou é poderoso, mas extremamente complicado de usar. Digo “geralmente” porque o monday.com quebra essa tendência ao combinar versatilidade e facilidade de uso melhor do que qualquer um dos softwares alternativos.

A interface bonita, a ampla seleção de guias de “iniciação” e o design intuitivo tornam fácil aprender e usar. Ao mesmo tempo, os diferentes tipos de colunas, recursos de relatórios e automações simples que ele oferece o tornam surpreendentemente flexível.

No entanto, o plano gratuito vem com algumas limitações. Para começar, ele restringe você a um máximo de dois usuários. Ele também não disponibiliza algumas das melhores ferramentas em seus planos pagos, como uma linha do tempo ou visualização de Gantt. Para empresas maiores, o plano Standard oferece licenças ilimitadas, fluxos de trabalho automáticos e visualizações de linha do tempo.

Mesmo assim, eu ainda diria que o monday.com é a melhor opção gratuita para indivíduos. Você não pode gerenciar uma empresa no plano gratuito, mas se estiver procurando apenas gerenciar melhor sua própria carga de trabalho, o monday.com é sua melhor aposta.

Recursos

  • Mais de 20 tipos de coluna: na visualização de tabela, você pode adicionar colunas que variam de texto básico e colunas numéricas a itens como rastreadores de progresso e menus suspensos.
  • Aplicativos para Android e iOS. O aplicativo móvel dá a você a possibilidade de atualizar, criar ou excluir qualquer tarefa em movimento. Isso ajuda você a manter sua carga de trabalho atualizada onde quer que esteja.
  • Criação de documentos personalizados. Além dos uploads de arquivos clássicos, você pode criar documentos de texto simples no monday.com. Ele pode não ser o processador de texto mais avançado do mercado, mas ainda é muito bom se você precisar anexar rapidamente muitas informações a uma tarefa.
  • Variedade de modelos. O Monday.com oferece mais de 200 modelos especializados para você usar imediatamente. As categorias variam de marketing e design a desenvolvimento de software e educação. Cada modelo é cuidadosamente criado para incluir todas as ferramentas que você provavelmente precisará desde o início.
Dê uma olhada em nossa análise especializada do monday.com para obter mais informações.

Facilidade de uso Fácil de usar
Painel em português Sim
Visualizações do projeto no plano gratuito
  • Tabela
  • Kanban
Modelos de projetos gratuitos Mais de 200
Plano pago mais barato $8.00
Suporte por e-mail 24 horas por dia em português Sim

2. Smartsheet: recursos incríveis com um longo período de avaliação

Smartsheet Asser Management Dashboard
A versão de avaliação de 30 dias é tempo mais do que suficiente para gerenciar um projeto complexo com o Smartsheet
Espere, espere. Não fiquem chateados comigo… Eu sei que o Smartsheet tecnicamente não tem um plano gratuito. No entanto, o que ele tem é uma versão de avaliação gratuita de 30 dias com acesso total a todos os recursos Premium. Graças à flexibilidade do Smartsheet, isso é tempo mais do que suficiente para gerenciar um projeto de curto prazo.

O ponto forte do Smartsheet são suas planilhas, que ele chama de “grades”. Eles oferecem muita flexibilidade para você organizar e visualizar seus projetos. De acordo com os tipos de colunas que você tem em uma “grade”, pode transformá-la rapidamente em um quadro Kanban, um gráfico de Gantt ou uma visualização de calendário.

Se estiver trabalhando em um projeto de grande escala que envolva grandes quantidades de dados, o Smartsheet tem todas as ferramentas que você provavelmente precisará. Isso custa o dobro se você fizer parte de uma equipe. O Smartsheet permite que você publique comentários e marque membros da equipe em qualquer elemento, desde grades específicas a documentos inteiros. Também existem as ferramentas avançadas de revisão para equipes que trabalham em projetos de vídeo.

O Smartsheet tem uma curva de aprendizado. Por isso, você pode ter dificuldades para fazer tudo dentro do período de avaliação de 30 dias. Se você deseja gerenciar projetos de grande escala e de longo prazo, recomendo o plano Pro (que também é incrivelmente barato). Ele pode não ser realmente gratuito, mas, sem dúvida, vale a pena experimentar a incrível versatilidade do Smartsheet.

Recursos

  • Relatórios poderosos. Os relatórios no Smartsheet são grades especiais que permitem que você mostre e altere dados específicos de outros documentos. Eles permitem que você insira dados a partir de qualquer grade ou até mesmo de outro relatório. Quaisquer alterações feitas no relatório vão refletir automaticamente na fonte e vice-versa.
  • Painéis personalizados. Os painéis são representações visuais dos dados de seu projeto. Você pode criar quantos painéis quiser e personalizar cada aspecto deles, desde as informações que pretende mostrar até onde e como deseja mostrá-las.
  • Ferramentas de prova avançadas. Os membros da equipe são capazes de adicionar comentários e notas personalizadas a qualquer arquivo no Smartsheet. Para arquivos de vídeo, essas notas podem até mesmo ser marcadas com data e hora.
  • Fluxos de trabalho automáticos. Os fluxos de trabalho podem fazer tudo, desde atualizar informações em uma grade até enviar lembretes personalizados para mudar a linha do tempo de um projeto. O melhor de tudo é que você pode criar e editar fluxos de trabalho com um editor visual intuitivo: sem a necessidade de lidar com fórmulas pesadas.
Confira a nossa análise especializada do Smartsheet para obter mais detalhes.

Facilidade de uso Acessível a todos, mas tem uma curva de aprendizado
Painel em português Sim
Visualizações do projeto no plano gratuito
  • Grade
  • Gantt
  • Kanban
  • Calendário
Modelos de projetos gratuitos Até mais de 350 modelos e

Mais de 130 conjuntos de modelos (dependendo da região)
Plano pago mais barato $7.00

Asana List View
O Asana oferece um software intuitivo perfeito para equipes grandes
Às vezes, o gerenciamento de projetos é tão simples quanto fazer uma lista de tarefas e acompanhar essas tarefas. Isso é fácil o suficiente para uma pessoa. No entanto, à medida que sua equipe cresce, isso se torna cada vez mais difícil. E é aqui que entra o Asana.

O Asana é, sem dúvida, um dos melhores softwares de gerenciamento de projetos gratuito e intuitivos do mercado, com uma interface fácil de usar, um design altamente personalizável e uma ampla seleção de materiais de “primeiros passos”. Mesmo no plano gratuito, você pode criar equipes ilimitadas de até 15 pessoas. Ou seja, com um pouco de criatividade, você pode ter uma empresa inteira usando o plano gratuito.

Além disso, o plano gratuito oferece acesso a todos os modelos do Asana, centenas de integrações e projetos, tarefas e subtarefas ilimitados. Isso torna o Asana ideal para trabalhos recorrentes.

Dito isso, o plano gratuito não dá acesso a alguns dos recursos mais interessantes do Asana. Entre eles: os formulários personalizados, a visualização da linha do tempo e a capacidade de automatizar tarefas com o criador de fluxo de trabalho. O plano Premium do Asana desbloqueia esses e vários outros recursos que podem melhorar muito a eficiência de sua equipe.

Recursos

  • Tarefas detalhadas com subtarefas. Um dos elementos que torna o Asana tão bom para a comunicação em equipe é o nível de profundidade que você pode alcançar ao configurar tarefas. Além da descrição clássica e do responsável, o Asana permite que você adicione subtarefas ilimitadas, adicione arquivos para revisão e até mesmo envie “agradecimentos” aos membros da equipe para indicar um trabalho bem feito.
  • Resumos e visões gerais. As informações detalhadas não param nas tarefas. Você pode criar um briefing elaborado para cada projeto criado no Asana, ao qual pode anexar uma grande variedade de tipos de arquivo. Você pode adicionar marcos, metas e relatórios de status para ajudar a manter todos os envolvidos motivados.
  • Comunicação em toda a equipe. Você obtém um conjunto impressionante de recursos de comunicação com o Asana, como marcação @ e mensagens diretas. Você pode até enviar mensagens para toda a equipe e incluir multimídia, menções específicas e links diretos para diferentes projetos.
  • Centenas de integrações. Mesmo no plano gratuito, o Asana oferece mais de 100 aplicativos e integrações para ajudá-lo a melhorar seu fluxo de trabalho. Essas integrações abrangem tudo, desde ferramentas simples de rastreamento de tempo até análises avançadas de fluxo de trabalho.
Leia nossa análise especializada do Asana para obter mais detalhes.

Facilidade de uso Fácil
Painel em português Sim
Visualizações do projeto no plano gratuito
  • Lista
  • Quadro
  • Calendário
Modelos de projetos gratuitos Mais de 70
Plano pago mais barato $11.00

TeamWork Table View
A interface convidativa do Teamwork torna o gerenciamento de projetos menos intimidador
Se você for iniciante, o software de gerenciamento de projetos pode parecer assustador. Os recursos altamente especializados, a terminologia desconhecida e as interfaces de usuário muitas vezes extremamente técnicas podem deixar os aspirantes a gerentes de projeto nervosos. O Teamwork joga tudo isso fora para oferecer um design intuitivo e fácil de navegar.

No entanto, isso não significa que os recursos sejam fracos. O Teamwork oferece tudo o que você precisa para começar seu primeiro projeto. Além do gerenciamento de tarefas, é possível criar faturas básicas, controlar o tempo e compartilhar até 100 MB de arquivos. Você também pode alterar a cor e os temas de sua interface.

Se deseja fazer upgrade, não precisa ir direto para o plano mais caro. Mesmo no plano mais barato do Deliver, você pode adicionar usuários e colaboradores ilimitados. Isso significa que, se você não precisar de todos os extras, poderá gerenciar uma equipe de tamanho médio por apenas $10.00 por mês.

Recursos

  • Rastreamento de tempo integrado. Acompanhe com facilidade o tempo que você e seus colegas de equipe gastam em diferentes tarefas.
  • Criação básica de fatura. O Teamwork é uma das poucas opções que permite criar faturas e contas básicas em seu plano gratuito.
  • Subtarefas e dependências. Às vezes, você precisa ser mais específico do que apenas atribuir tarefas. Ao adicionar subtarefas e dependências, é possível manter um maior grau de controle sobre o que e como é feito.
  • Painéis básicos. O Teamwork não oferece os painéis mais avançados, mas ainda assim permite digerir as informações mais importantes rapidamente.
Leia nossa análise especializada do Teamwork para obter mais detalhes.

Facilidade de uso Muito fácil
Painel em português Sim
Visualizações do projeto no plano gratuito
  • Lista
  • Kanban
  • Calendário
  • Gantt
Modelos de projetos gratuitos Não
Plano pago mais barato $10.00

5. Zoho Projects: colaboração completa para equipes pequenas

Zoho Projects Gantt chart
O Zoho Projects funciona para equipes remotas que dependem de comunicação fluida
Se sua equipe já usa os serviços do Zoho, o Projects é o próximo passo lógico. Mas esse não é o único motivo para usá-lo. O Projects lida incrivelmente bem com a comunicação em equipe.

Se você estiver fazendo algo que exija um trabalho detalhado, o Zoho Projects garante que você e sua equipe estejam sempre alinhados graças ao rastreador de problemas, mensagens integradas e feed ao vivo.

O gerenciamento de tarefas em si também é impressionante. Você pode adicionar comentários e fazer upload de arquivos para qualquer tarefa, definir prioridades e especificar porcentagens de conclusão. E se você precisar de uma visão mais completa do andamento do seu projeto, o painel do projeto oferece uma visão rápida de todas as informações importantes, como tarefas atrasadas, status do problema e um gráfico de progresso.

Como você já deve ter adivinhado, há alguns limites no plano gratuito. Por exemplo, você só pode adicionar até 3 usuários e trabalhar em 2 projetos ao mesmo tempo. Há também um limite de armazenamento de 10 MB, o que é muito restritivo. Se estiver lidando com uma equipe maior, valeria a pena investir no plano Premium do Zoho Projects.

Recursos

  • Dependências de tarefas avançadas. O Zoho Projects permite que você escolha entre 4 dependências de tarefas diferentes. Sempre que você define uma dependência, ela move automaticamente a tarefa na linha do tempo para evitar conflitos.
  • Rastreador de problemas na tarefa. O rastreador de problemas do Projects permite vincular problemas a qualquer tarefa específica. É possível definir o nível de gravidade de um problema, atribuir usuários a ele e fazer upload de resoluções personalizadas. Caso você anexe um problema a um marco afetado, só será possível concluir o marco quando o problema for corrigido.
  • Feed de projeto personalizado. A ferramenta de feed permite iniciar e contribuir para conversas, assim como um feed de rede social. Graças a essa ferramenta simples, você pode manter a comunicação dentro de um projeto aberta e fluida.
  • Relatórios de tarefas básicas. O Projects oferece uma seleção de relatórios básicos. Eles mostram gráficos de pizza simples resumindo o status, progresso do marco, prioridade, conclusão, proprietário e tags em todas as suas tarefas.
Leia nossa análise especializada do Zoho Projects para obter mais detalhes.

Facilidade de uso Muito fácil
Painel em português Sim
Visualizações do projeto no plano gratuito
  • Lista
  • Kanban
  • Gantt
  • Calendário
Modelos de projetos gratuitos Não
Plano pago mais barato $4.00

6. TeamGantt: uma ferramenta gratuita para gráficos de Gantt incríveis

TeamGantt Gantt chart
O TeamGantt permite criar gráficos de Gantt excelentes com apenas alguns cliques
O TeamGantt é a ferramenta mais fácil para criar e trabalhar com gráficos de Gantt. Sua interface fácil de usar, ampla seleção de tutoriais e recursos intuitivos de arrastar e soltar tornam o TeamGantt ideal se você estiver começando a usar agora gráficos de Gantt e gerenciamento de projetos.

Para iniciar um projeto usando o TeamGantt, tudo o que precisa fazer é criar uma conta, escolher um modelo e começar a adicionar tarefas à linha do tempo. É possível mudar a duração, as dependências e os marcos associados de uma tarefa com alguns cliques. E se você quiser apenas ver certas informações, o TeamGantt oferece ainda alguns dos recursos de filtragem mais avançados que existem.

Infelizmente, as restrições do plano gratuito podem torná-lo inadequado para projetos mais complexos. Se você precisa trabalhar em vários projetos simultaneamente ou se sua equipe for maior que três pessoas, o plano Standard tem a funcionalidade que você precisa. Mas se você for iniciante ou estiver trabalhando em um único projeto, ficará surpreso com tudo que pode obter com o plano gratuito.

Recursos

  • RACI matrix. O RACI matrix permite que você atribua aos membros de sua equipe funções de responsável, autorizar, consultar e informar. Cada uma dessas funções tem um conjunto predeterminado de permissões e responsabilidades.
  • Criação de linha de base. Antes de iniciar um projeto, você pode definir uma linha do tempo como linha de base. Em qualquer momento, você pode comparar o status atual de seu projeto com essa linha de base com um único clique. Assim, você saberá se está acima ou abaixo do cronograma e, se necessário, poderá descobrir a melhor forma de corrigir o curso.
  • Visualização útil de “minhas tarefas”. Às vezes, não é necessário olhar para toda a linha do tempo de um projeto para decidir o que fazer a seguir. Se quiser ver apenas o que precisa fazer e quando, a visualização “minhas tarefas” dá a você essas informações rapidamente.
  • Histórico do projeto. A guia do histórico do projeto permite que você acompanhe todas as mudanças realizadas em seu projeto ao longo do tempo, dando a você um grau incrível de supervisão.
Leia nossa análise especializada do TeamGantt para mais informações.

Facilidade de uso A ferramenta mais fácil para iniciantes
Painel em português Não
Visualizações do projeto no plano gratuito
  • Gantt
  • Tarefa
  • Lista (apenas através da visualização “minhas tarefas”)
  • Calendário (apenas através da visualização “minhas tarefas”)
Modelos de projetos gratuitos Mais de 30
Plano pago mais barato $24.95

Conclusão: a qualidade não precisa ser Premium

O software de gerenciamento de projetos de qualidade pode ajudar você a levar sua produtividade para o próximo nível. Agora, você sabe que não precisa gastar muito – ou até mesmo nada – para obtê-lo. Há muitas soluções de gerenciamento de projetos gratuitas que você pode começar a usar hoje para melhorar sua organização.

Se não estiver tentando gerenciar uma equipe, o monday.com ajudará você a gerenciar sua agenda como nenhuma outra ferramenta

Se precisar de uma ferramenta mais colaborativa, o Asana oferece ótimas ferramentas de gerenciamento de equipe.

Por fim, se deseja gerenciar um projeto grande e complexo com um prazo apertado, o Smartsheet oferece as ferramentas mais poderosas desta lista: mesmo que seja um pouco mais demorado para aprender a usá-lo.

Dê uma olhada em nossa tabela de comparação para ver qual software é o ideal para você.
Painel em português Plano grátis Melhor recurso Melhor para Preço inicial
monday.com Ótimo equilíbrio entre facilidade de uso e flexibilidade. Indivíduos que precisam de uma ferramenta organizacional avançada $8.00
Smartsheet Planilhas incrivelmente detalhadas e avançadas Equipes colaborando em um projeto complexo $7.00
Asana Equipes ilimitadas de até 15 usuários Equipes que lidam com trabalho recorrente $11.00
Teamwork Quase nenhuma curva de aprendizado Iniciantes que desejam uma solução completa $10.00
Zoho Projects Integrações com o ecossistema da Zoho Usuários Zoho e pequenas equipes remotas $4.00
TeamGantt Gráficos de Gantt de arrastar e soltar intuitivos Qualquer pessoa que queira criar gráficos de Gantt úteis $24.95

Perguntas frequentes

O que é um software de gerenciamento de projetos?

Nos termos mais simples, o software de gerenciamento de projetos ajuda as equipes a gerenciar cronogramas, cargas de trabalho e outros aspectos de um projeto. Grande parte dos softwares de gerenciamento de projetos permite que você atribua tarefas, defina prazos e se comunique com os membros da equipe.

De acordo com a ferramenta que estiver usando, você também pode configurar faturas, criar dependências entre tarefas e automatizar a entrada de dados.

Qual é o melhor software gratuito de gerenciamento de projetos?

Não há uma única resposta certa para esta pergunta. Existem muitos softwares gratuitos de gerenciamento de projetos excelentes por aí (e muitos não tão bons), e a resposta varia de acordo com as suas necessidades.

Se quiser apenas algo para ajudá-lo a gerenciar melhor seus projetos pessoais, recomendo o monday.com. Seu plano gratuito possui de longe o pacote de recursos mais completo e a interface é muito fácil de usar. Se precisa gerenciar equipes maiores, o plano gratuito do Asana oferece gerenciamento de projetos fácil e equipes ilimitadas.

Eu preciso de um software de gerenciamento de projetos?

Eu diria que pode ser adequado para indivíduos e equipes pequenas. Para algumas pessoas, o software de gerenciamento de projetos pode melhorar bastante sua produtividade, gerenciamento de tempo e comunicação. Para outras, pode apenas complicar o fluxo de trabalho.

Para equipes maiores e/ou remotas – e especialmente as que trabalham em projetos mais complexos – o software de gerenciamento de projetos é essencial. Sem dúvida, ele ajudará a evitar que detalhes importantes sejam negligenciados e que ocorram falhas de comunicação significativas.

Como escolho o software de gerenciamento de projetos adequado?

Ao escolher um software de gerenciamento de projetos, você realmente precisa considerar as suas necessidades específicas ou as de sua equipe. Trabalhando remotamente? Você precisará de opções de comunicação fortes. Com orçamento limitado? Há excelentes ferramentas gratuitas de gerenciamento de projetos que também oferecem recursos Premium de aumento de produtividade e acessíveis que podem valer a pena.

Para uma análise detalhada de suas opções, confira nossa lista dos melhores softwares de gerenciamento de projetos em 2023.

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