Accord de confidentialité : essentiel pour vos freelancers

Embaucher un indépendant est un des meilleurs moyens de faire progresser son entreprise; cela vous permet d’agrandir les offres de votre entreprise et d’accomplir une charge de travail toujours plus grande sans fournir tous les efforts, tout le temps et tout l’argent qu’il faut pour embaucher un nouvel employé. De plus, aujourd’hui, les meilleurs sites web d’indépendants donnent accès vite et facilement à des talents temporaires d’excellente qualité dans une gamme étendue d’industries.

Toutefois, de la même façon que vous demanderiez à un employé à plein temps de signer un accord de confidentialité, il faut que vous preniez les mêmes mesures et les mêmes précautions avec un indépendant. C’est important pour la protection de votre entreprise, de vos clients et des matériaux de votre entreprise.

Un accord de confidentialité est surtout un contrat privé légal entre deux parties. Il définit quelles informations et quelles connaissances les deux parties peuvent partager l’une avec l’autre et lesquelles sont réservées aux tiers. C’est un document qui peut bénéficier aussi bien à l’entreprise qu’à l’indépendant (ou à l’employé) et qui favorise la transparence et la compréhension dans le cadre d’une relation d’entreprise. Assurez-vous que votre entreprise demande aux indépendants de signer un accord de confidentialité avant d’échanger quoi que ce soit, surtout de l’argent ou des matériaux sensibles et / ou propriétaires.

Quels éléments rendent un accord de confidentialité fiable et digne de confiance ?

Il est impératif que les entreprises s’assurent que toutes leurs informations soient protégées de façon adéquate. Beaucoup d’employeurs utilisent des accords de confidentialité incomplets ou peu fiables, ce qui, finalement, ne bénéficie à personne et peut poser beaucoup de problèmes inutiles.

Si vous connaissez les éléments qui rendent un accord de confidentialité fort, clair et digne de confiance, vous pouvez protéger efficacement votre entreprise (ou, si vous êtes indépendant, vos idées et vos livrables) aussi bien maintenant que dans l’avenir. C’est aussi important pour un employeur que pour une personne qui travaille sur Freelancer.com ou sur Fiverr. Connaître les aspects critiques d’un accord de confidentialité permettra aux deux parties de révéler les informations confidentielles en toute sécurité et sans craindre qu’elles soient utilisées de façon inappropriée ou diffusées auprès de personnes qui n’y ont pas droit.

• L’identification des parties est cruciale. L’accord de confidentialité doit identifier clairement toutes les parties impliquées, qu’il y en ait deux ou vingt. En tant qu’indépendant, vous devez vous assurer que vous-même et l’entreprise pour laquelle vous travaillez en tant qu’indépendant soient dans l’accord de confidentialité. En tant qu’employeur, vous devez fournir le nom de l’indépendant ou de son agence et vous assurer qu’il soit épelé correctement dans le document. Sans ces informations, l’accord de confidentialité n’aura presque aucune valeur.
• La définition de « confidentiel » est un autre élément clé car elle peut varier selon le pays et d’une entreprise à l’autre. Il se peut que vous ayez autrefois signé un accord de confidentialité chez un employeur qui avait tout à fait autre chose en tête. Par exemple, est-ce que l’indépendant n’a pas le droit de partager les matériaux de l’entreprise ou lui interdit-on entièrement de parler de son travail ? En tant qu’employeur, vous avez peut-être des attentes spécifiques en matière de confidentialité et tous les indépendants qui travaillent pour vous doivent en être informés.
• Les conditions de l’accord devraient toutes figurer dans le contrat. Cela permet à toutes les parties de comprendre l’accord en détail et de savoir ce qu’il les oblige à faire. Si le travail l’exige, vous pouvez choisir d’ajouter à votre accord de confidentialité une durée qui déclare combien de temps les informations ou les matériaux divulgués aux parties devraient rester confidentiels; cela pourrait aller de six mois après la fin du contrat jusqu’à plus de quinze ans. Vous devriez aussi définir précisément à qui appartiennent tous les livrables créés par l’indépendant et comment l’entreprise a le droit d’utiliser et de distribuer ces matériaux.

Voici les raisons principales pour lesquelles vous devriez utiliser des accords de confidentialité pour le travail en ligne

Étonnamment, la majorité des plates-formes d’embauche d’indépendants, même celles comme Upwork et Guru, qui existent depuis environ 15 ans, ne demandent ni aux employeurs ni aux indépendants de signer un accord de confidentialité avant de créer un contrat. En fait, c’est aux deux parties de gérer ce processus elles-mêmes.

Malheureusement, certaines entreprises ne connaissent pas forcément ce processus et, par voie de conséquence, elles risquent d’oublier d’inclure des informations qui sont absolument essentielles pour le partenariat avec l’entreprise. Il relève de la responsabilité des deux parties d’utiliser un accord de confidentialité car il protège toutes les personnes impliquées.

1. Il permet aux deux parties de discuter des politiques de l’entreprise et personnelles tout en sachant que leurs informations sont en sécurité entre les mains de l’autre
2. Par accord mutuel entre les parties, les informations resteront confidentielles, même après la fin du contrat
3. Il montre que, en tant qu’un employeur ou qu’indépendant, vous respectez véritablement l’autre partie et son implication dans le contrat, notamment son droit de dire qu’elle est insatisfaite ou qu’elle ne veut pas poursuivre la relation avec l’entreprise le cas échéant
4. Il permet d’économiser de l’argent sur le long terme car la fuite d’informations confidentielles peut coûter très cher à un employeur et même ruiner sa réputation

Voici les risques que l’on court si l’on n’a pas d’accord de confidentialité

Selon les informations partagées entre le client et l’indépendant, les deux parties peuvent prendre des risques énormes. Si l’on n’a pas d’accord de confidentialité, on peut courir les risques suivants :

• On n’a aucun moyen de faire appliquer les règles du contrat
• Si ces règles sont enfreintes par une partie ou une autre, on n’a aucun moyen d’action
• Ce qui est attendu de la part des deux parties n’est pas clairement défini

C’est un sujet qui me touche de près. Il y a environ un an, j’occupais un poste continu de rédacteur indépendant d’articles pour un client. Quand le contrat avait commencé, nous n’avions signé aucun accord de confidentialité. A cette époque, je n’avais pas compris quels risques on courait quand on n’en avait pas ! Au bout de six mois, j’ai découvert que le client s’était servi de mon travail sur d’autres sites web que celui que nous avions convenu à l’origine. Mon travail avait été coupé en morceaux et posté sans que mon nom soit mentionné et sans que je reçoive de compensation. Sans accord de confidentialité, je n’avais aucun recours et j’ai été obligé de mettre fin au contrat quand le client a refusé de coopérer.

Les accords de confidentialité sont un élément essentiel de la relation client-indépendant

Que vous soyez propriétaire d’entreprise ou indépendant, vous pourriez penser que signer un accord de confidentialité est un processus agaçant et inutile susceptible de retarder le début du travail. La plupart du temps, une fois que l’accord de confidentialité est signé, on n’en reparle jamais. Cela dit, il y a toujours une petite possibilité qu’il devienne une nécessité absolue car, sans lui, une énorme quantité de temps et d’argent pourrait être gaspillée. C’est comme une assurance : on espère qu’on n’en aura jamais besoin mais, si on en a besoin un jour, on est content de l’avoir contractée.