ANALYSE ET OPINION D'EXPERT monday.com

Un logiciel de gestion de projet puissant, convivial et intuitif

Grâce à sa belle interface utilisateur et à ses outils puissants – sans oublier une campagne publicitaire très réussie – monday.com s’est imposé comme l’une des stars dans le domaine de la gestion de projets.

Mais au-delà du battage publicitaire, monday.com est-il vraiment le meilleur des meilleurs ? Ou bien, n’y aurait-il que du style sans substance ? Après l’avoir soumis à des tests rigoureux, je peux affirmer que monday.com offre d’excellentes performances, sans pour autant être parfait.

monday.com offre une large gamme de fonctionnalités qui conviendront aussi bien aux débutants qu’aux utilisateurs avancés. Les fonctionnalités couvrent tout, de la simple planification quotidienne aux tâches plus délicates comme les équations en colonnes et les filtrages complexes.

Il est également disponible en 14 langues : anglais, espagnol, français, allemand, portugais, russe, japonais, polonais, néerlandais, italien, coréen, suédois, chinois et turc.

Cela dit, monday.com ne conviendra probablement pas à ceux qui recherchent un outil de gestion de projet gratuit ou à bas prix. Ses plans gratuits et de base ne disposent pas de la plupart des fonctionnalités qui le distinguent vraiment.

Ne vous méprenez pas : pour beaucoup, l’investissement en vaut le coût. Monday.com est sans aucun doute l’un des outils de gestion de projet les mieux conçu du marché, et il reste facile à utiliser malgré sa puissance. Mais avant de sortir votre carte bancaire et de souscrire à un plan, continuez la lecture pour savoir si cet outil est fait pour vous.

monday.com couvre (presque) tous vos besoins

L’interface de monday.com combine des espaces de travail, des équipes et des tableaux afin que vous puissiez visualiser les projets et les missions en cours.

Les tableaux sont composés de groupes, de colonnes, d’éléments et de sous-éléments. Les éléments sont les tâches individuelles ; les groupes vous aident à segmenter les informations ; et les colonnes stockent et affichent les informations. Tous ces éléments sont hautement personnalisables.

Grâce à cette configuration, vous pouvez : attribuer des tâches ; définir des priorités pour les échéances, les statuts et les dépendances ; étiqueter les coéquipiers et les invités externes ; définir des autorisations ; ajouter des fichiers ; et envoyer des notifications.

Vous pouvez également télécharger divers tableaux de bord de données pour vous aider à comprendre les performances de votre équipe par rapport aux indicateurs clés de performance (ICP).

Dans l’ensemble, le site monday.com ne manque pas de fonctionnalités. Mais plongeons dans les détails.

Modèles

monday.com propose plus de 200 modèles de tableaux pour vous aider à démarrer. Ces modèles couvrent un certain nombre de niches commerciales, comme le suivi de portefeuille, la planification de campagne, les tâches d’équipe ou l’accueil des clients (par exemple).

Vous pouvez créer un tableau à partir de rien, mais l’utilisation d’un modèle vous aidera à vous faire une idée des nombreuses façons d’utiliser monday.com – et vous fera gagner beaucoup de temps. Les modèles sont entièrement personnalisables, ce qui vous permet de les adapter en fonction de vos besoins.

Suivi de projets (Vues)

Une fois que vous avez commencé à ajouter vos propres données et à personnaliser votre tableau de bord, vous pouvez vous familiariser avec l’une des fonctionnalités les plus remarquables de monday.com. Les “vues” sont des outils de visualisation de projet qui vous permettent de comprendre vos données de différentes manières.

Il existe plusieurs types de vues. En tant que propriétaire du compte, vous pouvez définir une vue par défaut, mais les autres utilisateurs peuvent passer aux vues qu’ils préfèrent – ce qui est pratique pour satisfaire tous les types de cerveaux.

monday.com dispose de plus d’options de visualisation de projet que ses concurrents :

• Vue des fichiers : affiche tous vos fichiers en un seul endroit.
• Vue sur carte : vous permet de visualiser vos colonnes lieu et/ou pays sur une carte.
• Vue des échéances : donne une représentation visuelle des dates et des échéances de vos projets en cours.
• Vue Gantt : transforme vos données en un graphique de style Gantt, affichant les jalons et les dépendances.
• Vue graphique : vous permet de créer des rapports pour un tableau spécifique, à l’aide de diagrammes circulaires, à barres et linéaires.
• Vue de calendrier : vous montre comment les tâches sont réparties sur la semaine, le mois ou l’année.
• Vue Kanban : vous permet de visualiser les informations de votre tableau sous forme de tableau Kanban.
• Vue des formulaires : vous permet de convertir vos tableaux en formulaires, de les envoyer à vos contacts et de convertir les informations reçues en nouveaux éléments.
• Vue de la charge de travail : vous donne un aperçu de la répartition du travail au sein de votre équipe.

Cependant, l’un des principaux inconvénients est que toutes les vues ne sont pas disponibles avec tous les plans. En effet, certaines des vues les plus utiles, notamment les vues des échéances, Gantt et de calendrier, ne sont disponibles qu’à partir du plan Standard.

Automatisations

Les automatisations de monday.com peuvent vous aider à gagner du temps sur les tâches routinières – et à minimiser les erreurs humaines. Les automatisations utilisent une série d’instructions “si ceci, alors cela” (IFTTT) ; par exemple, “si” une tâche est marquée comme terminée, “alors” elle doit être archivée.

Vous pouvez utiliser des dizaines d’automatisations, mais voici quelques exemples éloquents : les automatisations peuvent gérer l’envoi de notifications, la création de tâches, l’attribution de propriétaires et la mise à jour des statuts.

Ne soyez pas intimidé : la configuration de ces automatisations est très simple. De nombreuses options d’automatisation sont fournies avec des actions et des déclencheurs communs déjà intégrés. Vous pouvez également filtrer les automatisations par type pour trouver ce que vous cherchez. Et bien sûr, vous pouvez toujours en créer de toutes pièces.

En quelques clics, j’ai pu configurer un certain nombre d’automatisations pour prendre en charge mes tâches quotidiennes les plus monotones, comme l’archivage des tâches dès que leur statut est marqué comme “Publié” ou l’envoi de mails de rappel aux auteurs la veille de l’échéance de leurs articles.

Intégrations

monday.com propose des intégrations harmonieuses avec plus de 40 outils différents – dont Outlook, Excel, Google Calendar, Dropbox, Slack, Stripe, Mailchimp et Spotify. Il est donc facile de tout regrouper sur une seule et même plateforme et d’ajouter toute fonctionnalité supplémentaire qui ferait défaut à monday.com.

Une fois que vous avez ajouté une intégration, vous pouvez l’inclure dans vos automatisations. Par exemple, grâce aux intégrations Outlook et Gmail, vous pouvez convertir automatiquement les e-mails en actions. Vous pouvez également utiliser l’intégration Slack pour transformer les mises à jour en messages Slack, afin que tout le monde soit au courant.

Il convient toutefois de préciser que les automatisations et les intégrations sont des fonctionnalités premium sur monday.com.

monday.com est suffisamment simple pour que toute l’équipe y adhère.

monday.com est beaucoup plus facile à utiliser que ses concurrents aux fonctionnalités équivalentes. Certes, il faut faire quelques essais et erreurs au début pour que les choses fonctionnent correctement.

Mais d’après mon expérience, c’est le cas avec tous les outils de gestion de projet : la plupart sont tellement personnalisables qu’il faut du temps pour les optimiser en fonction du flux de travail de votre équipe.

Dans l’ensemble, il est facile d’apprendre à utiliser monday.com, grâce à l’interface intuitive de l’application. Il suffit de glisser-déposer les éléments pour les réorganiser, et les outils de discussion sont intuitifs pour quiconque a déjà utilisé les réseaux sociaux.

Débuter avec monday.com

La prise en main de monday.com est très simple. Sur la page d’accueil, cliquez sur l’un des boutons Get Started. Vous devez saisir votre adresse e-mail pour créer un compte, ou vous pouvez vous inscrire en utilisant votre compte Google, Slack ou LinkedIn. Ajoutez votre nom, et quelques détails supplémentaires, et le tour est joué !

Tout le monde a droit à un essai gratuit de 14 jours avec le plan Pro, aucune carte bancaire n’est requise. Mais sachez que si vous optez plus tard pour un plan Basique ou un plan Standard, vous perdrez certaines des fonctionnalités dont vous disposiez lors de la période d’essai.

Une fois que vous avez confirmé votre adresse e-mail, votre tableau de bord principal s’affiche, accompagné de quelques instructions utiles pour vous aider à débuter lors de votre première utilisation.

Interface utilisateur

monday.com est très esthétique, avec des designs colorés, de gros boutons et des icônes faciles à comprendre. Toutes les fonctions de base du système (y compris votre boîte de réception, vos tâches et vos tableaux de projets partagés) sont accessibles via le panneau situé à gauche de l’écran.

Pour créer, attribuer et organiser des tâches, il suffit de cliquer et de faire glisser-déposer. En cas de doute, un bouton avec un point d’interrogation cliquable est toujours là pour répondre à vos questions.

Bien que je n’aie jamais utilisé la plateforme avant de la tester, j’ai facilement pu naviguer à travers toutes les fonctions que je recherchais, avec un peu d’aide des instructions à l’écran et (occasionnellement) du centre d’assistance.

Faire des rapports

Les rapports de monday.com sont un excellent moyen d’évaluer comment se comportent les équipes et de découvrir quelles sont les pistes d’amélioration. Monday.com propose des rapports basiques et des rapports avancés.

Vous pouvez notamment :

• Gérer votre budget à l’aide de formules et de filtres.
• Approfondir les informations avec des filtres avancés.
• Visualiser les données de vos réunions avec des graphiques.
• Utiliser un tableau de bord pour obtenir des aperçus de toutes vos réunions.
• Ajoutez des points de référence et des données cumulatives.

Tant que vos tableaux sont configurés de manière optimale, vous pouvez créer des rapports en quelques clics (même si, on vous l’accorde, cela peut demander de nombreuses manipulations pour les configurer).

De nombreux outils pour collaborer et se connecter à ses collègues

Comme on pouvait s’y attendre, monday.com offre de nombreux outils intégrés pour vous aider, vous et votre équipe, à collaborer – et à réduire le nombre d’e-mails.

Contrairement à certains de ses concurrents, monday.com ne dispose pas d’une fonction de messagerie instantanée. Vous ne pouvez envoyer des messages que sur des fils de discussion liés à des “articles” spécifiques. Cependant, vous pouvez incorporer la messagerie directe en l’intégrant à une plateforme externe, telle que Slack.

Tableau de bord de l’équipe et communication

Sur monday.com, la communication se fait principalement au travers des fils de discussion sur les articles. Vous pouvez commenter, donner votre approbation et mentionner des individus ou des équipes entières – ou toute personne inscrite à un forum – en les marquant du signe “@”. Vous pouvez également inviter des clients à consulter des informations relatives à leurs projets.

En tant que propriétaire de compte, vous pouvez configurer un tableau de bord Teams personnalisable contenant des widgets utiles, comme un aperçu de la charge de travail de votre équipe et des tâches à venir, ou des commentaires récents. Par exemple, vous pouvez utiliser le widget amusant “ferme de lamas” pour stimuler la motivation – plus une équipe est productive, plus elle obtient de jolis lamas sur son écran.

Partage de fichiers

monday.com dispose d’un système très souple de partage de fichiers : les fichiers peuvent être attachés à des projets individuels, mais aussi consultés dans leur ensemble dans une base de données centralisée. Vous pouvez utiliser une fonction d’annotation pour faire des commentaires et communiquer sur n’importe quel document.

Vous pouvez charger des fichiers (d’une taille maximale de 500 Mo chacun) depuis votre ordinateur, Google Drive, Dropbox, Box ou OneDrive. Les fichiers peuvent aller vers :

• Une tâche ou un projet.
• Un statut (par exemple, si vous vouliez joindre une preuve qu’un client a approuvé son contenu, ou qu’une facture a été payée).
• La colonne des fichiers
• La galerie des fichiers

Avec la fonctionnalité “Tout rechercher”, vous pouvez également rechercher des fichiers au lieu de les parcourir. La fonction “Tout rechercher” vous permet de filtrer les résultats par tableaux, mises à jour, fichiers ou balises. Vous pouvez même spécifier le type de fichier que vous souhaitez (comme une image ou un document Word).

Mobile App

monday.com dispose d’applications mobiles pour iOS et Android pour que vous puissiez gérer votre travail en déplacement. L’application vous permet de :

• Consulter l’ensemble de vos tableaux de bord.
• Interagir avec les widgets
• Faire glisser-déposer des éléments.
• Modifier les colonnes
• Accédez à votre boîte de réception et marquez les notifications comme “lues”.
• Utiliser quatre vues de tableau différentes (calendrier, échéances, kanban et batterie).

L’application est bien optimisée pour fournir toutes les informations de vos tableaux monday.com sur un écran plus petit. Vous pouvez effectuer un zoom avant ou arrière, faire défiler l’écran ou le faire pivoter pour afficher plus ou moins de colonnes et de lignes à la fois.

Certains utilisateurs se plaignent que l’application peut être un peu lente à charger, mais elle s’est très bien comportée lors de mes tests. Elle est tout aussi intuitive que l’interface de bureau.

Un bon temps de réaction – mais où est l’assistance par chat live ?

Monday.com propose deux options de support client : un système de tickets/mail et un centre de support, tous deux disponibles en français. J’ai été déçu par l’absence de chat en direct, car disposer d’une ligne d’assistance “instantanée” est utile si vous votre entreprise est confrontée à une crise, mais les autres options sont également satisfaisantes.

Lors des tests, j’ai constaté que la plupart de mes problèmes de routine pouvaient être résolus grâce à la seule base de connaissances. Elle contient des centaines d’articles et de didacticiels couvrant presque tous les sujets imaginables, et elle est régulièrement mise à jour.

Mais si vous avez une question à laquelle vous ne trouvez pas de réponse dans la base de connaissances, des agents d’assistance sont à votre disposition 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 pour vous aider.

Il vous suffit de soumettre un ticket via l’interface de monday.com (cliquez sur l’icône ? dans le coin pour y accéder), et vous devriez recevoir une réponse dans les 60 minutes maximum. Pas idéal, mais pas mal non plus.

Je voulais voir si le site monday.com tenait ses promesses, j’ai donc lancé une série de requêtes à plusieurs moments différents. Les réponses ont été… irrégulières.

La première fois, j’ai reçu une réponse en un peu plus d’une demi-heure, de la part d’un agent d’assistance sympathique qui m’a dirigé vers un article utile.

La réponse à ma deuxième demande a mis près de deux heures à arriver, mais était beaucoup plus détaillée. Elle reconnaissait que la fonction que j’avais demandée n’était pas disponible, tout en proposant une alternative satisfaisante.

En cas d’urgence, j’aimerais que les réponses soient plus rapides. Mais la qualité des réponses était bonne, et dans l’ensemble, les représentants ont toujours été assez réactifs.

Une solution idéale pour les grandes entreprises, mais peu adaptée aux petits budgets.

En plus d’offrir l’essai gratuit standard de 14 jours, monday.com propose une version entièrement gratuite. Il prend en charge jusqu’à deux utilisateurs et est livré avec toutes les fonctionnalités de base, notamment un nombre illimité de tableaux, deux vues de projets et les applications mobiles.

L’offre de base comprend jusqu’à 5 Go de stockage de fichiers, la possibilité d’ajouter (moyennant des frais) un nombre illimité d’utilisateurs et une assistance client prioritaire. Mais par rapport à la concurrence, le plan de base de monday.com est limité.

Par exemple, le plan gratuit d’Asana dispose à lui seul d’un stockage illimité, prend en charge jusqu’à 15 utilisateurs et s’intègre à plus de 100 applications. (Notre test d’Asana vous apportera plus de détails).

Les fonctionnalités les plus utiles de monday.com sont disponibles à partir du plan Standard. Avec Standard, vous débloquez trois vues supplémentaires, ainsi que quelques automatisations et intégrations, et un accès invité. Dans l’ensemble, ce plan est probablement le meilleur rapport qualité-prix.

Mais ce n’est qu’avec le plan Pro, qui est le plus complet, que vous avez accès à toutes les fonctionnalités de monday.com, y compris jusqu’à 25 000 actions d’automatisation et d’intégration par mois, toutes les vues de projets, les colonnes de formules et les dépendances.

A partir de $16.00 par personne et par mois, ce n’est pas un coût négligeable. Mais compte tenu de la richesse des fonctionnalités proposées, vous verrez que cela en vaut le coût, à condition que votre budget le permette.

Cela dit, il y a une chose que je n’aime pas dans la tarification de monday.com. Au lieu de vous faire payer par utilisateur (comme le font la plupart des concurrents), monday.com vous oblige à payer pour des groupes jusqu’à un certain nombre de personnes – par exemple, jusqu’à cinq personnes ou jusqu’à vingt personnes.

Vous pouvez toutefois économiser de l’argent en souscrivant un abonnement annuel.