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AND CO, c’est quoi, exactement ?
J’ai tout d’abord opté pour AND CO afin de gagner du temps sur ma facturation. Mais j’ai été agréablement surpris de constater qu’AND CO permettait de mieux gérer l’ensemble de mon activité, notamment les tâches qui avaient pour habitude de me donner la migraine. Bien entendu, je l’utilisais dans un premier temps pour envoyer mes factures. Mais AND CO peut également vous aider à créer et à suivre des propositions commerciales. De plus, le logiciel vous permet de personnaliser des modèles de contrats créés par la Freelance Union (Union des travailleurs indépendants britanniques) pour chaque client et chaque projet. Et quand je m’organise très bien (ce n’est pas toujours le cas), il m’est aussi possible de faire le point sur mon temps de travail. AND CO dispose d’un outil de suivi horaire pour les indépendants. Cela peut s’avérer utile pour s’assurer qu’un projet vous a été profitable en comparant les heures travaillées avec le chiffre d’affaires que vous en avez tiré. Vous avez ainsi toutes les données pour prendre une décision réfléchie. Lorsque je facture un projet, je peux également consulter mon historique de données. L’an passé, j’ai notamment fait bon usage des fonctionnalités de gestion de projet pour mettre en place tous les éléments nécessaires à l’autoédition d’un bouquin. Au lieu d’avoir les documents éparpillés à travers les dossiers de mon ordinateur et sur mon bureau, tout est rassemblé dans un seul et même endroit. Il y’a encore mieux ! À l’heure de payer les impôts, je peux générer tous les rapports dont j’ai besoin pour faire état de mes revenus et de mes dépenses. Désormais, mon comptable ne lève plus les yeux au ciel en me voyant débarquer avec ma myriade d’enveloppes de reçus et de chèques, bien souvent couvertes de taches de boissons énergisantes allégées, recette miracle pour tenir le coup les nuits passées à clôturer mes comptes.8 fonctionnalités de AND CO qui méritent le coup d’œil
La plupart des fonctionnalités du logiciel sont très utiles, mais quelques-unes sortent du lot et vous facilitent véritablement la vie. Avant AND CO, la facturation était la tâche que j’appréciais le moins dans la gestion d’entreprise. Je ne vous raconte même pas toutes les erreurs que j’ai pu faire et qui m’ont coûté en crédibilité auprès de certains clients. Maintenant, j’ai plus de temps pour moi et mon niveau de stress a diminué considérablement. Laissez-moi vous présenter quelques fonctionnalités de AND CO qui vous aideront à mieux vous organiser et à développer votre activité : 1. Établissement des objectifs : il est vrai que j’ai toujours eu l’esprit de compétition. Si vous me proposez un jeu ou un défi, c’est pour moi le meilleur carburant. Avec AND CO, vous pouvez définir des objectifs financiers, tels que le montant à facturer chaque mois. En clair, je peux voir arriver ma danse mensuelle d’objectif accompli d’un simple clic. 2. Suivi horaire : je suis la Reine suprême de la Perte de Temps. Il existe d’autres applications efficaces capables de vous aider avec ce problème, mais ne vaut-il mieux pas tout synthétiser en un seul et même logiciel ? AND CO vous permet de suivre votre temps de travail et d’organiser une charge de travail à un projet depuis le tableau de bord. La barre d’état rouge écarlate en bas de l’écran indique clairement le temps que vous avez passé à travailler sur une tâche. Elle apparaît lorsque vous activez le chronomètre.
Mais ce sont surtout les données récoltées une fois le chronomètre désactivé qui vous seront utiles pour faire du chiffre. D’un petit coup d’œil aux résultats, vous pourrez visualiser quels projets vous sont les plus profitables de manière à porter votre attention davantage sur tel ou tel client. Du point de vue inverse, vous pouvez aussi voir quels projets s’avèrent peu rentables. Il conviendra alors de hausser vos prix ou de ne plus accepter de projets envoyés par ces clients.
Des métriques de temps précises permettent également de prévoir la charge de travail que représentent vos projets en cours. Cette fonctionnalité est notamment utile pour organiser vos disponibilités, afin de trouver un juste milieu entre surcharge de travail et périodes creuses.
3. Création de factures depuis une proposition commerciale : il est très fastidieux de naviguer entre une facture et la proposition commerciale originale pour renseigner les détails et les sommes appropriées. N’ayez crainte : AND CO le fait désormais pour vous. En quelques clics seulement, vous pourrez transformer les propositions commerciales en factures, afin de gagner du temps et d’éviter des erreurs d’inattention.
AND CO vous rappelle ce que vous devez faire pour rester organisé.
4. Création automatique de factures : terminer un projet pour la date fixée, ce n’est pas un problème pour moi. Mais se souvenir de le facturer, c’est une autre histoire. Avec AND CO, vous pouvez générer des factures automatiquement selon un calendrier prédéfini ou en suivant les termes d’un contrat standard. Vous gagnerez en crédibilité et en professionnalisme si votre client n’a pas à toquer à votre porte à la fin du mois pour demander une facture. Et vous pourrez vous focaliser sur d’autres choses, une fois passée 3 h 00 du matin.
AND CO facilite la création de factures.
5. Rappel de facturation : dans la plupart des cas, je dois envoyer une facture à chaque fin de projet. C’est pourquoi je suis absolument tombée amoureuse (vous penserez sûrement que c’est un peu exagéré, mais pas tant que ça) de la fonctionnalité de rappel de facturation proposée par AND CO. Pour faire simple, AND CO vous enverra une notification de rappel si vous n’avez pas envoyé de facture au client sous un nombre prédéfini de jours ou de semaines après clôture d’un projet.
8. Notification de paiement : plus besoin de vérifier vos comptes jour après jour pour savoir quel client vous a fait un virement comme prévu. Vous recevrez une notification dès que l’argent aura été déposé sur votre compte bancaire.
Fonctionnalités bonus : je ne l’ai, personnellement, pas utilisé. Mais mon assistante à distance m’en a prêché les bienfaits avec conviction. En souscrivant à une offre payante, vous aurez droit à une session de formation avec un membre de l’équipe AND CO. Et non pas avec un bot automatique ni en suivant des sessions préenregistrées. C’est l’occasion de poser toutes vos questions, de demander de l’aide sur les fonctionnalités de AND CO et de savoir comment ces fonctionnalités peuvent s’adapter à votre secteur, vos préférences et vos objectifs.
À qui recommander AND CO?
D’après leur site Internet, AND CO est un outil aussi bien adapté aux travailleurs freelance, qu’aux entrepreneurs et micro-entrepreneurs. Et je suis on ne peut plus d’accord. Pour éviter tout malentendu, j’utiliserai désormais le terme « freelance » pour désigner les trois types d’activité. Cela étant, il est important de noter que l’outil sera davantage bénéfique à certains freelances, et moins à d’autres. Il sera notamment utile si :- Vous avez plusieurs clients: si vous n’avez que quelques clients, rien ne vous empêche d’utiliser un tableur et un fichier Word pour créer et générer vos factures. Mais si vous travaillez pour cinq ou six clients par semaine, la méthode traditionnelle devient rapidement difficile à gérer.
Les filtres proposés par le logiciel permettent d’y voir plus clair dans votre clientèle.
- Vous êtes chargé de projets : une des fonctionnalités les plus intéressantes est sûrement l’interface de gestion de projets intégrée. Elle est parfaite pour classifier tous les éléments d’un projet (tâches, fichiers, commentaires, etc.) dans un seul et même endroit.
- L’organisation n’est pas votre fort : pendant des années, ma méthode de comptabilité consistait à déposer tous mes chèques sur un seul et même compte et d’additionner le tout à la fin de l’année. Nous serons d’accord qu’il s’agit d’une méthode à proscrire pour des raisons évidentes. Alors passer à un système de facturation électronique a vraiment changé ma vie, en m’assurant une organisation continue.
- Vous avez le statut de travailleur indépendant : AND CO ne conviendrait sûrement pas à une petite entreprise possédant déjà quelques employés, mais le logiciel est tout à fait adapté aux plus petites activités ayant déjà dépassé le stade de micro-entreprise.
Mes coups de cœur AND CO
AND CO présente de nombreuses caractéristiques qui ont su me conquérir. À l’origine, j’avais beaucoup de points positifs listés ci-dessous, mais il a fallu que je fasse le trie pour garder de l’espace pour la suite. Sachez simplement que c’était sans nul doute la partie la plus facile à rédiger pour moi !Un outil conçu spécifiquement pour les freelances
Vos besoins sont probablement différents que ceux d’une personne à la tête d’une petite société. Les travailleurs freelances sont une catégorie à part. Et AND CO a été conçu pour répondre aux besoins des travailleurs indépendants. En ce sens, il permet aux freelances de relever avec succès les défis auxquelles ils seront confrontés.Une plateforme offrant (à peu près) toutes les fonctionnalités nécessaires à la gestion d’une activité freelance
Une semaine seulement après avoir découvert AND CO, je me suis défaite de mon logiciel de gestion de projets, de mon application de suivi horaire et de mon programme de calcul de dépenses. Je ne vous cache pas non plus que mes fichiers Word de contrats et propositions commerciales reposent inutilement dans un coin de mon ordinateur. Mais je n’ai pas à me préoccuper de plusieurs outils : un seul suffit pour les gouverner tous.AND CO, c’est fastoche !
Lorsque j’ai ouvert le logiciel pour la première fois, je me suis contenté de cliquer un peu partout à la découverte des fonctionnalités. J’ai fait appel à l’aide en ligne quelques fois seulement, et j’ai toujours reçu une réponse satisfaisante. Personnellement, je trouve que la beauté d’une activité freelance réside dans la création d’une entreprise adaptée parfaitement à nos capacités et à notre personnalité. AND CO propose de nombreuses options de personnalisation qui m’ont permis de créer mon propre espace de travail.Tarifs abordables
Oui, les charges sont déductibles d’impôts, mais elles représentent tout de même de l’argent qui ne pourra pas servir à payer votre maison ni à cotiser pour votre retraite. Mais l’offre payante de AND CO ne coûte pas plus cher qu’un bon déjeuner dans le resto du coin. Et c’est un investissement qui vaut le coup, puisqu’il permet de gagner un temps fou et d’éviter de nombreuses erreurs. Il ne vous reviendra d’ailleurs pas si cher si vous annulez vos abonnements pour d’autres logiciels, de gestion de projets, par exemple.Tous les types de documents sont compatibles
En utilisant les méthodes traditionnelles Word et Excel, vous générez des fichiers distincts stockés tous seuls dans leur coin. C’est une porte ouverte aux erreurs à cause de répétitions d’informations. Mais avec AND CO, tous les fichiers fonctionnent les uns avec les autres. Vous créez d’abord une proposition commerciale, puis la transformez en contrat, pour finalement en faire une facture. Il y’a donc mois de chance de vous tromper en écrivant une somme ou un taux, ou bien de faire une faute dans le nom d’un client ou d’un collaborateur.Excellent support technique
J’ai demandé l’avis de mon assistante, et nous avons toutes les deux eu une expérience très satisfaisante avec le service technique de AND CO. Les conseillers sont courtois, pleins de ressources et vous aideront véritablement à régler votre problème. C’est à peu près tout ce dont on pourrait attendre d’un support par chat, e-mail ou téléphone.Chaque chose à sa place
Il s’agit, à mon avis, de l’avantage numéro 1. J’avais pour habitude de chercher tous les éléments dont j’avais besoin à un instant T : la facture envoyée à tel client, le tableur récapitulant les paiements effectués, un contrat établi l’année précédente… Mais maintenant, il me suffit d’ouvrir AND CO pour y trouver tous les fichiers en rapport avec mon activité… comme par magie ! L’époque de stress et de frustration est terminée… Désormais, je me sens comme la Superwoman de la gestion de projets.Des modèles à foison
Quand j’ai commencé mon activité, j’avais un bagage assuré d’écrivaine. Par contre, je n’avais jamais géré une entreprise. Mais j’ai gagné de la confiance en moi et acquis les connaissances suffisantes en me fiant aux contrats de gestion de réseaux sociaux de AND CO, ou en utilisant leur modèle de facturation à l’heure, de contrat marketing, de proposition commerciale, de représentation… et j’en passe. Je n’avais désormais plus à chercher le modèle parfait pendant des heures sur la toile, pour ensuite me demander si ce que j’avais trouvé ferait l’affaire et m’aiderait à gérer mon activité.
Personnaliser en toute liberté
Les modèles ont beau m’avoir sauvé la vie plus d’une fois, ils ne sont en rien obligatoires. Je peux tout à fait consulter un exemple de facture, puis créer mes propres factures comme bon me semble. Pour moi, c’est l’équilibre parfait entre assistance et liberté.Un service par Fiverr
Je vais tacler le problème de suite : certains associent Fiverr avec la création de logos low-cost, et s’inquiètent que la dernière acquisition de la société Fiverr (j’ai nommé AND CO) soit réservée aux freelances à hauts revenus. Mais après avoir vérifié auprès d’autres écrivains et entrepreneurs, je peux déclarer en toute honnêteté que rien n’a l’air d’avoir changé. Au cours des dernières années, Fiverr est devenue la plateforme de travailleurs freelances la plus fiable du marché. Je suis plutôt confiante de savoir que AND CO est soutenue par une telle référence.AND CO: les inconvénients
Cette partie a été plus compliquée à écrire, car j’ai, de manière générale eu une très bonne expérience avec le logiciel. Mais pour rester juste et impartiale, il m’a bien fallu trouver quelques défauts.Les nouvelles fonctionnalités ont tendance à patauger
La bonne nouvelle, c’est qu’AND CO semble toujours développer de nouvelles fonctionnalités destinées à nous faciliter la vie. Le problème, c’est qu’elles ne sont pas toujours prêtes à l’emploi lors de leur mise en service. Il y a quelques bugs, et vous devez faire avec. Mais, c’est là tout l’avantage d’un très bon service client auquel vous pouvez faire appel pour y remédier.Le logiciel ne peut pas planifier d’envoi de factures
Il m’arrive parfois de ne pas pouvoir dormir, et pour chasser l’ennui, je me mets à travailler à 4 : 00 du matin. D’autres fois, je suis prise dans une frénésie de productivité et prépare mes factures une semaine avant leur date d’envoi. Je peux toujours enregistrer des factures dans mes brouillons, mais encore faut-il que je me souvienne de les envoyer une fois la date effective venue. D’après le support technique, il serait bientôt possible de planifier l’envoi de facture avec AND CO. Et si vous voulez mon avis, il est plus que temps que cette fonctionnalité fasse son entrée.Comment s’en sort AND CO face aux autres outils similaires ?
Vous avez sûrement beaucoup à faire entre les projets livrables à vos clients et la gestion de votre activité. J’ai donc pris le temps de comparer AND CO avec trois autres logiciels reconnus de gestion et de facturation. Pour faire simple, j’ai choisi les logiciels qui reviennent souvent dans les discours d’autres travailleurs freelance.FreshBooks: interface facile à utiliser
Si vous abordez la facturation auprès de 10 freelances, il est fort probable que vous entendiez parler de FreshBooks plus d’une fois. Avant de passer à AND CO, j’utilisais moi-même FreshBooks. C’était, en effet, le logiciel de facturation que l’on m’avait le plus recommandé. Les deux logiciels présentent cependant quelques différences majeures :- Tableau de bord de FreshBooks : je suis peut-être la seule à penser ainsi, mais j’apprécie voir combien d’argent j’ai encaissé depuis le début du mois. À chaque connexion sur FreshBooks, vous pourrez voir cette somme accompagnée de ce qui n’a pas encore été payé. Le succès ou l’échec de votre activité vous saute alors aux yeux. Il serait difficile de passer à côté. AND CO fait état de vos chiffres d’une manière un peu plus subtile.
- Contrats et propositions commerciales : la plupart des fonctionnalités de FreshBooks sont similaires à celles de AND CO : suivi des charges, gestion de projets, facturation et suivi horaire. Cependant, FreshBooks ne propose pas de création de contrats ni de proposition commerciale. Je ne vous cache pas que c’est un inconvénient majeur.
- Tarifs : les offres de FreshBooks varient selon le prix. Et seule l’offre Lite permettant de gérer 5 clients est moins chère que AND CO. Et encore ! À quelques euros près… L’offre convenant à la plupart des freelances (offre Plus, 50 clients) est plus chère que AND CO, et propose moins de fonctionnalités.
Wave: un bon choix pour débuter
Récemment, un membre du groupe Facebook d’écrivains freelance que je gère a demandé quel était le meilleur logiciel de facturation. Wave était de loin le logiciel de plus conseillé. AND CO et Wave ont toutefois quelques différences :- Tarifs : pour faire simple, Wave, c’est gratuit. Et AND CO, ça ne l’est pas. Wave tire profit du taux de change lors d’opérations internationales, vous n’aurez donc rien à payer pour facturer ni pour envoyer de l’argent. De nombreux freelances optent pour Wave lorsqu’ils débutent et que leurs charges doivent être le plus bas possible.
- Wave, c’est de la facturation, un point c’est tout. Wave permet uniquement d’envoyer ou de percevoir de l’argent. Il n’y a donc aucune fonctionnalité pour créer des contrats ou des propositions commerciales, ni pour suivre votre temps de travail, surveiller vos dépenses ou gérer vos projets. En débutant, vous n’avez sans doute pas besoin de toutes ces fonctionnalités. Mais lorsque vous aurez plus de clients, vous voudrez peut-être changer pour un logiciel un peu plus complet, comme AND CO.
Bonsai: un logiciel de gestion d’entreprise à part entière
Bonsai se rapproche le plus de AND CO en matière de fonctionnalités. Les deux logiciels permettent de gérer votre entreprise dans tous ses détails. Alors que FreshBooks est plus perçu comme un logiciel de facturation qui propose également d’autres fonctionnalités (c’est en fait exactement sa définition), Bonsai et AND CO ont étroitement intégré le système de propositions commerciales et de contrats à la démarche de facturation. Les deux logiciels ont toutefois quelques différences majeures.- Possibilité de payer des fournisseurs : c’est, pour moi, la plus différence la plus importante. AND CO vous permet d’inclure vos fournisseurs dans vos charges, mais Bonsai va plus loin en proposant une fonctionnalité spécifique à la gestion de vos collaborations. Cela étant, cette fonctionnalité est uniquement disponible avec l’offre Premium, qui s’avère être plus coûteuse qu’AND CO.
- Tarifs : pour une offre comparable, Bonsai coûte légèrement moins cher (l’équivalent d’une boisson fraîche) par mois. Cette proposition comprend la gestion illimitée de projets, la création de rapports et la personnalisation de votre marque. Les deux offres sont en fait plus ou moins similaires, mais AND CO dispose d’un système de gestion de projets plus performant et propose de modèles de contrats aux allures plus authentiques.
- Compatible avec plusieurs utilisateurs : Les autres logiciels du même type ne permettent pas l’accès à plusieurs utilisateurs. Cela veut dire que vous devrez ouvrir un nouvel abonnement ou donner vos identifiants pour partager la plateforme. Mais l’offre payante de Bonsai vous permet d’ajouter l’accès à un autre utilisateur pour l’équivalent d’un menu classique de votre fast-food préféré. Plus d’économies, moins de frustration, n’est-ce pas ?
La mise à niveau AND CO est-elle nécessaire ?
Pour faire court, la réponse est « oui ». Cela étant dit, si vous ne pouvez pas vous permettre de vous offrir un logiciel de facturation ou de gestion d’entreprise, AND CO n’est probablement pas la meilleure solution pour vous, ou en tout cas, pas pour l’instant. Dans cette situation, je vous conseillerais d’utiliser Wave. AND CO a été conçu dans le but d’être mis à niveau. La version gratuite ne conviendra pas à la plupart des freelances, puisqu’elle permet la gestion uniquement d’un client. Et en toute honnêteté, si vous n’avez qu’un seul client, vous n’avez probablement pas besoin d’investir dans un logiciel de gestion. De plus, la version gratuite impose un logo de AND CO peu discret sur les papiers en-tête générés. Que ce soient les factures, les contrats ou les propositions commerciales. Personnellement, je considère que cela ne fait pas très professionnel, et je pense que mes clients seraient du même avis. Cependant, je vous conseille tout de même de tirer avantage de la version gratuite de AND CO avant de cliquer sur Acheter. Vous pourrez tester le logiciel comme bon vous semble, mais aussi vous assurer que les fonctionnalités et l’interface sont adaptées à votre démarche de travail. Mais la version payante est tout à fait abordable, notamment lorsqu’on prend en considération toutes étapes qui seront automatisées et tous les autres programmes dont vous n’aurez plus besoin. Vous n’avez pas besoin de parcourir le site Internet de AND CO pour savoir quels avantages offre la mise à niveau. Laissez-moi vous en faire une liste :Clientèle illimitée
C’est l’avantage principal, car la version gratuite permet uniquement d’ajouter un client, que ce client vous envoie des projets régulièrement ou qu’il ait fait appel à vous une seule fois. Et c’est tout bonnement agaçant. De nombreux logiciels de gestion facturent proportionnellement au nombre de clients. Mais pas AND CO, dont la version Pro vous permet de travailler avec une clientèle illimitée. En l’absence de plafond, vous n’aurez pas à supprimer certains de vos vieux clients pour laisser de la place pour les nouveaux. Vous pourrez consacrer tout votre temps et toute votre énergie à la recherche de projets intéressants et lucratifs.Utilisation de votre logo
Bon. N’allez pas le crier sur tous les toits… Mais mon environnement de travail se résume à ma table de cuisine, entourée de mes quatre chiens. Et alors ? Mes factures, contrats et propositions commerciales sont affublés d’un logo personnalisé aux allures très professionnelles. En fait, je dirais même que certains jours, je ne me sens pas aussi professionnelle que ce que pourraient penser mes clients. Mais je considère et gère mon activité comme une entreprise, et cette image est celle que les clients perçoivent.Contrats personnalisables
La version gratuite de AND CO autorise seulement l’utilisation de contrats standards à télécharger sur leur site Internet. Pour ma part, j’ai des termes spécifiques que je souhaite inclure dans les contrats, notamment concernant les paiements et la vérification de mon travail. La version payante, cependant, vous permet de personnaliser chaque contrat et de l’adapter au projet associé. En plus de vous garantir une meilleure image auprès de votre client, comme mentionné plus tôt, les contrats personnalisés protègent mieux vos intérêts et votre travail, en y ajoutant vos propres termes.Plusieurs comptes bancaires associés
L’offre gratuite ne permet d’associer que deux comptes bancaires, ce qui peut rapidement devenir gênant. Une fois la mise à niveau effectuée, vous pourrez ajouter jusqu’à six comptes bancaires distincts.Support technique 24h/24-7j/7
Je me répète, mais le support technique du logiciel est très efficace. Une raison supplémentaire pour passer à AND CO. Être en mesure de faire appel à un conseiller à 2 heures du matin, c’est presque une raison suffisante pour mettre votre compte à niveau.Organiser votre activité
Un logiciel de gestion d’entreprise peut vous aider à faire marcher votre activité avec plus d’efficacité et plus de productivité. Mais encore faut-il utiliser tous les outils qui sont mis à votre disposition pour ce faire ! Plus important, encore: organisez-vous le mieux possible dès les premiers jours. Voici trois petites étapes à valider avant d’investir dans AND CO :- Établissez une liste de vos clients : triez les clients avec qui vous marchandez fréquemment et ajoutez-les à votre compte. Entrez leurs coordonnées, leur historique de paiement et n’oubliez pas d’adjoindre tout document utile à votre collaboration avec eux.
- Déterminer les termes de votre contrat : consultez les derniers contrats que vous avez signés récemment, notamment ceux toujours en vigueur. Établissez une liste des termes que vous souhaitez voir apparaître dans vos prochains contrats.
- Instaurez une procédure d’ajout :vous décrocherez de nouveaux clients, bientôt. Ou en tout cas, c’est l’idée… Prenez un moment dès maintenant pour instaurer une procédure d’ajout de client pour ne rien laisser au hasard : créer un modèle de contrat, rassembler les informations nécessaires à la facturation, entrer les coordonnées… Et quand sonnera la cloche de la victoire, vous n’aurez qu’à suivre les étapes de votre procédure pour ajouter votre nouveau client.
