6 יישומי ניהול פרויקטים מובילים ב-2024

כל היישומים המיועדים לניהול פרויקטים מאפשרים גישה למרחבי עבודה אישיים ממכשירים ניידים, מכל מקום ובכל זמן. הדבר מקל על תכנון וניהול פרויקטים כאשר המשתמש נמצא תנועה, אך חשוב לומר שלא כל היישומים בשוק מציעים אותו היקף של יכולות.

כדי לשמור על פרודוקטיביות גם מחוץ למשרד, אתם זקוקים ליישום עם יותר מאשר מאפיינים חיוניים לשולחן העבודה. מלבד צפייה בפרויקטים ובמשימות, אתם אמורים להיות מסוגלים גם ליצור, לערוך ולהקצות אותם, ובתוך כך גם לקיים תקשורת אפקטיבית עם חברי הצוות שלכם. מעבר לכל אלה, מומלץ שהשירות שבו אתם משתמשים יהיה זול וקל לשימוש.

לאחר בדיקה יסודית של עשרות אפשרויות פופולריות, גיליתי ש-monday.com מציע את הפונקציונליות הטובה ביותר לנייד (ולשולחן העבודה). הוא קל לשימוש ומציע מערכת ארגונית יעילה שעוזרת למשתמש לדמיין את תהליכי העבודה שלו מלמעלה למטה. המשיכו לקרוא כדי לגלות עוד.

מה אנחנו מחפשים ביישומים הטובים ביותר לניהול פרויקטים

בזמן בדיקת היישומים עבור מאמר זה, התמקדתי במאפיינים שמשתמשים באמת צריכים כדי לנהל את הפרויקטים שלהם בהצלחה מכל מקום.

• תאימות. שירות ניהול הפרויקטים שתבחרו צריך לעבוד בתאימות עם הטלפונים של חברי הצוות שלכם. כל תוכנות ניהול הפרויקטים ברשימה שלי מציעות יישומים תואמי אפל ואנדרואיד כאחד שעובדים על טלפונים ניידים וטאבלטים.
• פונקציונליות מקוונת ולא מקוונת. יישומים מובילות לניהול פרויקטים צריכות לכלול כלים גמישים לניהול משימות, למשל פונקציה להגדרת תאריכי יעד, שינוי סטטוס משימות והוספת תזכורות. מאפיינים מובנים נוספים שיכולים להיות שימושיים הם כלי שת”פ ואחסון מסמכים ופונקציה לניהול עבודה ללא חיבור לאינטרנט.
• ממשק ידידותי למשתמש. גם אם יישום מסוים כולל את הפונקציונליות שאתם מחפשים, ממשק מגושם יכול להקשות עליכם את ניהול העבודה. ליישומי ניהול הפרויקטים שבחרתי יש ממשק אינטואיטיבי שמקל על המשתמש הן את הצפייה והן את ניהולה.
• אבטחה. כאשר אתם עובדים מחוץ למשרד, אתם עלולים להיות יותר חשופים לפרצות אבטחה. מסיבה זו, יישומים טובים לניהול פרויקטים צריכים לעמוד בתקני אבטחה וסודיות מחמירים. חלק מתעודות ניהול האבטחה שעליכם לחפש כוללות את Service Organizational Control (SOC) 2 Report, International Organization for Standardization (ISO), ואת General Data Protection Regulation (GDPR) compliance
• נגישות לכיס. כל יישומי ניהול הפרויקטים ברשימה כוללים תוכניות חינמיות עם גישה לרוב המאפיינים או תוכניות בתשלום המוצעות במחיר סביר.

1. monday.com: ניהול פרויקטים מקיף אך נוח

יישום ניהול העבודה של Monday.com מציע מגוון כלים לטיפול במשימות יומיומיות כמו גם בפרויקטים מורכבים וארוכי טווח. סביבת העבודה שלכם מורכבת מלוחות הניתנים להתאמה אישית ובהם עמודות שמציגות נתונים (למשל, תאריכים או קבצים) ופריטים שמראים משימות בודדות.

היישום לנייד אינטואיטיבי בדיוק כמו גרסת שולחן העבודה ומותאם כך שיוכל לספק לכם את כל המידע מהלוחות שלכם על מסך קטן יותר. אתם יכולים להגדיל או להקטין את המסך, ולחלופין, לגלול או לסובב אותו, כדי להציג עמודות נוספות בו-זמנית. כמו כן, יש לכם אפשרות לגרור/לשחרר פריטים ולגשת לתיבת הדואר הנכנס שלכם.

עם זאת, היישום לנייד לא מאפשר יצירה ועריכה של לוחות מחוונים, שמספקים סקירה איכותית של הפרויקטים שלכם, כולל עומס העבודה של הצוות ומשימות קרובות. אם תרשמו תחילה לגרסת שולחן העבודה של monday.com, ולאחר מכן תורידו את היישום, תוכלו ליצור לוח מחוונים בדפדפן שלכם ולהציג אותו ביישום.

התוכנית החינמית היא אופציה טובה למשתמשים יחידים, כיוון שהיא כוללת מסמכים ללא הגבלה, שטח אחסון של 500MB ואופציה להוספת שני משתמשים. מנגד, צוותים ודאי יהנו יותר מהתוכניות בתשלום (הנגישות לכיס) שמגיעות עם שטח אחסון גדול יותר ומאפיינים כמו אוטומציות ואינטגרציות. כל תוכנית מציעה ניסיון Pro חינמי ל-14 יום כדי לאפשר למשתמש לבדוק את מאפייני השירות בנחת.

מאפיינים

• תצוגות מרובות של משימות. כדי לענות על ההעדפות החזותיות שלכם, היישום של monday.com לנייד מציע תשע דרכים שבהן אתם יכולים לצפות במשימות. אלה כוללות את Kanban (שמציג את המשימות ככרטיסים על לוח), מפה, טבלה ולוח שנה, בתוספת תצוגת משימות לנייד בלבד הנקראת Battery.
• מבחר רחב של תבניות פרויקט. אתם מקבלים כאן 200+ תבניות להתאמה אישית המכסות נישות שונות, החל במכירות ושיווק וכלה בפיתוח תוכנה.
• Workdocs. ה-Workdocs הזמינים ביישום של monday.com לנייד הם לוחות מולטימדיה שבהם הצוות שלכם יכול להשתמש לטובת שיתוף פעולה במשימות ספציפיות. בעוד שכל מי שמתשמש במכשיר נייד יכול להציג את המסמכים ולשתפם, רק מנויי iOS יכולים לערוך אותם ישירות מהיישום.
• צופים חינמיים ללא הגבלה. אם יש לכם משתפי פעולה, הכלי הזה יאפשר להם לצפות בכל הלוחות שלכם, לפתוח קבצים ולקרוא את העדכונים שתאם מספקים, ועוד.

קראו את הביקורת שלנו על monday.com במלואה לקבלת פרטים נוספים.

2. ClickUp: היישום הטוב ביותר ליצירת תוכן וכלי שיתוף פעולה

ככל שמדובר ביצירת תוכן ושיתופי פעולה צוותיים, ClickUp באמת מרקיע שחקים. מאפיין ה-Docs שלו מאפשר יצירת מסמכים שאתם וחברי הצוות שלכם יכולים לערוך יחד בזמן אמת. כמו כן, הוא מאפשר לכם ליצור ולערוך פתקים שמאוחר יותר יכולים להפוך למסמכים/משימות בעזרת פונקציית ה-Notepad.

המבנה המדוקדק של ClickUp מאפשר לכם לארגן את המשימות והפרויקטים שלכם עד כדי טיפול בפרטים הקטנים ביותר. כך למשל, אתם יכולים לשנות צבעים ופריסות כדי להתאים אישית את המראה של סביבת העבודה שלכם. עם זאת, חשוב לומר שלא כל אפשרויות ההתאמה האישית זמינות ביישום ושאם אתם מעוניינים לרתום את מלוא העוצמה של ClickUp, עדיף שתירשמו תחילה בדפדפן, תגדירו את סביבת העבודה שלכם, תחילו עליה התאמות אישיות, ורק אז תורידו את היישום.

ClickUp כולל את אחת התוכניות החינמיות המקיפות ביותר שיש, שמגבילה את משתמשיה רק בנוגע למספר הפעמים שבהן הם יכולים להשתמש במאפיינים מסוימים. להבדיל, התוכניות שהוא מציע עבור תשלום סבירות ומספקות יותר יכולות, ואפילו הזולות שבהן כוללות את רוב מאפייני הפרימיום שלו, למשל אינטגרציות וגישה לאורחים.

מאפיינים

• תפריט Quick Action. ניתן להשתמש בתפריט של ClickUp ביישום לצורך יצירת ליצור משימות, תזכורות ומסמכים, וגישה ל-Notepad האישי.
• ניווט בסרגל הצד. אתם יכול לגשת לכל העבודות שלכם דרך תפריט סרגל הצד הלא פולשני של השירות. זה מאפשר לכם לבדוק הערות והתראות בקלות, לחפש משימות וקבצים, ולגשת להגדרות החשבון.
• מעקב זמן. פונקציה מובנית זו של ClickUp מאפשרת לכם לבצע מעקבי זמן במשימות ישירות מהיישום. עם זאת, מי שמעוניין ליצור הערכות זמן על משימות צריך להשתמש לשם כך בגרסת שולחן העבודה.
• Spotlight Search ב-iOS. משתמשי אייפון ואייפד יכולים להשתמש במאפיין זה כדי לגשת במהירות לפריטים שנצפו לאחרונה.

קראו את ביקורת העומק שלנו על ClickUp לקבלת מידע נוסף.

3. Smartsheet: השירות הטוב ביותר לניהול פרויקטים גדולים תוך כדי תנועה

Smartsheet הוא יישום מצוין עבור פרויקטים מורכבים יחסית, שכן ממשק הרשת שלו מאפשר ניהול בלוקי מידע גדולים במהירות. אתם יכולים להוסיף עמודות נתונים סטנדרטיות וניתנות לקונפיגורציה, ואפילו לצרף מסמכים לשורות בודדות בתוך גיליונות. ואולם, אפילו עם רמת הפירוט הזו, יש לכם אפשרות לציין אילו שדות מפתח התצוגה תראה (בפורמט כרטיס), ובתוך כך להתמקד בדברים החשובים ביותר.

אם אתם מעוניינים לעקוב אחרי העבודה שלכם, דעו שהשירות מאפשר יצירת לוחות מחוונים הניתנים להתאמה אישית על ידי גרירה ושחרור של ווידג’טים עבור תרשימים, תמונות ועוד. מה שכן, היישום מאפשר אך ורק הצגה של נתוני לוח המחוונים כך שמי שמעוניין ליצור ולערוך את לוחות המחוונים שלו צריך להשתמש בגרסת שולחן העבודה.

התוכנית החינמית של Smartsheet מספקת גישה מוגבלת למאפיינים (עד 2 גיליונות ו-2 עורכים בלבד), אבל מי שמעוניין בכך יכול להירשם לתקופת ניסיון חינמית בת 30 יום ולבדוק במהלכה את כלל הכלים המוצעים. עם מכסה בלתי מוגבלת של גיליונות, לוחות מחוונים, התראות על משימות ונוטיפיקצייות, ועד 250 אוטומציות בחודש, סביר להניח שתוכנית הכניסה כאן תספיק לצוותים בכל הגדלים.

מאפיינים

• סימון מיקומים. אתם יכולים להשתמש ב-GPS שלכם כדי להזין את מיקומכם ברגע נתון בגיליון או בשדה של טופס. הדבר יכול שימושי עבור מי שעוסק בדוחות בדיקה.
• הגהה. היה והצוות שלכם עובד לעתים קרובות עם עיצוב גרפי והפקת וידאו, ודאי תרצו לנסות את מאפיין ההגהה של Smartsheet, המאפשר עריכה של קבצים כגון תמונות וסרטונים והוספת הערות לקטעים ספציפיים בתוכם.
• טפסים לא מקוונים. היישום לנייד מאפשר סימון של טפסים כמו בקשות וחוזים לשימוש לא מקוון, כך שהמשתמש יכול להגיש אותם גם אם אין לו גישה ל-Wi-Fi.
• סריקת ברקוד. ניתן לסרוק ברקודים או קודי QR ביישום כדי לעדכן או לחפש נתוני גיליון, מה שיכול להיות שימושי עבור רישומי מלאי.

קבלו פרטים נוספים בביקורת המומחה שלנו על Smartsheet.

4. Teamwork: יישום ניהול פרויקטים מהיר ונוח עבור מתחילים

גם אם אתם טירונים בכל הקשור לתוכנות לניהול פרויקטים, דעו שהממשק של Teamwork קל לניווט ולפיכך מאפשר למשתמשיו להתמקד בעבודה שלהם החל מפתיחתו. תצוגת ה-Home ביישום שלו מציג את הפעילות העדכנית ביותר בכל הפרויקטים שלכם, כמו גם את לוח השנה, רשימת המשימות והגדרות הפרופיל. בנוסף, היישום מאפשר קריאת הודעות ומענה עליהן, השלמת שלבים חשובים בפרויקטים, רישום זמנים בפרויקטים ומשימות, ועוד.

הגדרת חשבון בשירות הופכת לסיפור אפילו יותר פשוט כאשר היא מתבצעת בדפדפן האישי, כיוון שכך אתם יוצרים את הפרויקט הראשון שלכם באותו חלון. Teamwork מנחה אתכם בהוספת משימות, יצירת רשימות של משימות ובחירת תצוגת משימות מועדפת. כמו כן, גרסת שולחן העבודה מאפשר התאמה אישית של לוח המחוונים על ידי שינוי צבעים ואפילו הוספת לוגו של הפרויקט.

התוכנית החינמית כאן כוללת את בייסיקס של ניהול משימות כמו פונקציה להוספת שלבים חשובים ותת-משימות ספציפיות לפרויקט, אבל חשוב לציין שהיא מאפשרת ניהול של שני פרויקטים פעילים בלבד בזמן נתון. שדרוג לתוכנית ה-Deliver מעניק פונקציונליות משמעותית יותר, ומאפשר יצירה של עד 300 פרויקטים וגישה למאפיינים כמו תבניות פרויקטים ומעקבי זמן.

מאפיינים

• תפריט Quick Add. מאפשר הוספה פשוטה של הודעות חדשות, אירועים, ומשימות בודדות/מרובות.
• Notebooks. מאפיין זה עוזר לכם לאסוף תרומות ומשוב על טקסטים, אבל כדי לראות אותו ביישום לנייד יש צורך להקדים ולהוסיף אותו לדפדפן האישי.
• חבילת מוצרים מקורית. חבילת המוצרים של Teamwork כוללת כלים כמו Teamwork Chat להעברת מסרים מיידיים ו-Teamwork Spaces לשת”פ על תוכן. לתשומת לבכם, במקרה של Teamwork Chat קיים יישום נפרד כך שעליכם להוריד אותו אם אתם רוצים להשתמש בו בנייד שלכם.
• מושבים חינמיים למשתפי פעולה. אם יש לכם צורך בהוספת אנשים לפרויקט, אתם יכולים להגדיר מושבי שת”פ בחינם ולהקצות הרשאות משתמש (מהדפדפן שלכם).

לקבלת פרספקטיבה מעמיקה יותר, בדקו את הביקורת המלאה שלנו על Teamwork.

5. Zoho Projects: יישום ידידותי לכיס עם כלים מובנים נהדרים

היישום של Zoho לנייד מספק סקירה ברורה של הפרויקטים, המשימות, דפי הזמן והעדכונים שלכם, ואגב כך מאפשר לכם להישאר מעודכנים בפעילויות אחרונות. לצורך העניין, אתם יכולים להשתמש במודול גליון הזמנים של השירות כדי לבצע מעקב אחר שעות במסגרת משימות ולצפות בתצוגה יומית/שבועית/חודשית של השעות הרשומות שלכם.

על אף שהשירות תומך ביישומי אנדרואיד ו-iOS, הוא מציע בימים אלה פונקציה מתקדמת יותר עבור iOS. לדוגמה, משתמשי מערכת ההפעלה יכולים לגשת למודול לוח השנה ובתוך כך ליצור ולהקצות משימות, אבני דרך ואירועים על ידי לחיצה על יום נבחר ותו לא. יתר על כן, משתמשי אייפד ספציפית יכולים לנצל את סורק הקבצים של השירות כדי להעלות מסמכים במהירות.

התוכנית החינמית של Zoho Projects כוללת הודעות מובנות ושלוש תצוגות פרויקט, אך מגבילה את משתמשיה בכל הנוגע למאפיינים. התוכניות בתשלום זולות יותר בהשוואה למה שתמצאו כמעט בכל תוכנה דומה אחרת ויש בהן פונקציות שונות רבות. לדוגמה, תוכנית הפרימיום כוללת פרויקטים ומאפיינים נטולי מכסות כמו מעקב אחר זמן ואוטומציות.

מאפיינים

• תרשימי Gantt לאייפד. Zoho מציע פונקציות גרירה ושחרור למשתמשי אייפד. אתם יכולים ליצור תרשימי Gantt ולהגדיר תלות בין משימות קשורות כדי להבטיח עמידה בלוחות זמנים.
• קיום תקשורת מכל מקום. מאפיין ה-Forums מאפשר יצירת אינטראקציה עם עמיתים באמצעות שרשורי דיון. כאן אתם יכולים לפרסם סטטוס תוך כדי תנועה ולהישאר מעודכנים בשיחות אחרונות.
• יצירת תוכן ושיתופו. פונקציית המסמכים של השירות מאפשרת לכם להעלות קבצים או ליצור אותם מאפס באמצעות Zoho Writer (עבור מסמכי טקסט), Zoho Sheet (עבור גיליונות אלקטרוניים), או Zoho Show (עבור מצגות של שקופיות). כמו כן, אתם יכולים להעלות ליישום שלכם קבצים מרובים בבת אחת.
• אנציקלופדיית Zoho. שמרו את כל המידע הנוגע לפרויקט במקום אחד באמצעות מאפיין ה-Pages, המאפשר יצירת גרסה אישית של דף ויקיפדיה.

למדו עוד על היישום בביקורת המלאה שלנו על Zoho Projects.

6. TeamGantt: יכולות בסיסיות לנייד עבור פרויקטים פשוטים

סט המאפיינים הפשוט אך יעיל של TeamGantt מהווה אופציה טובה עבור פרויקטים קטנים יחסית. היישום מאפשר לכם גישה לכל הפרויקטים שלכם וצפייה בסטטוס שלהם כ”פעיל”, ב”המתנה” או “הושלם”. בתוך פרויקט נתון, אתם יכולים להוסיף קבוצות חדשות של משימות ולגרור-לשחרר משימות לטובת סידורן מחדש. עם זאת, אם ישנו דבר אחד שחסרונו ביישום בולט הרי שמדובר בתרשימי Gantt, שהעדרם מאלץ את המשתמש להציג את הפרויקטים שלו ברשימה בלבד.

היישום של TeamGantt מספק פונקציות טובות לניהול משימות. כך לדוגמה, אתם יכולים לעדכן באמצעותו שמות ותאריכים של משימות, לשנות את הצבעים שלהן, להוסיף הערות, לערוך רשימות ביקורת ולצרף קבצים; ובכל זאת, המאפיינים הטובים ביותר של השירות נכנסים לפעולה רק בגרסת שולחן העבודה. בין היתר, הם מציעים שימוש בתבניות לצורך הגדרת פרויקטים במהירות וכוללים כלים כמו Portfolio, שמאפשר לכם לארגן את העבודה שלכם בתיקיות.

התוכנית החינמית של TeamGantt כוללת שטח אחסון בלתי מוגבל אבל מגבילה את משתמשיה לניהול של פרויקט אחד בלבד ול-60 משימות ותו לא. מכאן, מומלץ לקחת בחשבון את התוכניות הדי סבירות שהשירות מציע עבור תשלום וכוללות מאפיינים מתקדמים כמו ניהול עומס עבודה ומעקבי זמן.

מאפיינים

• לוח שנה לנייד. דף לוח השנה של TeamGantt (המיועד לנייד בלבד) מאפשר לכם לראות רשימה רצה של משימות נוכחיות בכלל הפרויקטים שלכם.
• מעקבי זמן והערכות זמן. בתוכנית ה-Pro ומעלה, היישום מאפשר מעקבי זמן והוספת זמנים משוערים עבור משימות.
• תפקידים בפרויקט. TeamGantt מציע ארבעה תפקידי משתמש (Responsible, Accountable, Consulted, ו-Informed) כדי לעזור לכם לארגן את תחומי האחריות בפרויקט. בכל משימה אתם יכולים להקצות תפקידים שונים לכל חבר בפרויקט.
• דיונים. מאפיין זה פועל כפורום ומאפשר לכם ליצור שרשורים שחברי הצוות שלכם יכולים להשיב להם.

קראו את ביקורת המומחה שלנו על TeamGantt לקבלת פרטים נוספים.

בחרו את יישום ניהול הפרויקטים הטוב ביותר כדי להישאר פרודוקטיביים תוך כדי תנועה

כל יישומי ניהול הפרויקטים ברשימה זו יאפשרו לכם לתכנן ולעקוב אחר פרויקטים ומשימות, ולשתף פעולה עם עמיתים תוך כדי תנועה. עם זאת, השירות הטוב ביותר עבור הצוות שלכם תלוי לגמרי בצרכים הספציפיים שלו.

אם אתם מעוניינים ביישום קל לשימוש עם פונקציונליות מתקדמת, אזי monday.com הוא ההמלצה המובילה שלי. הממשק האינטואיטיבי שלו והלוחות הניתנים להתאמה מקלים על ביצוע תכנון ומעקב הן בפרויקטים גדולים והן בקטנים.

מנגד, אם אתם מחפשים כלי שת”פ יעילים, דעו ש-ClickUp הוא אפשרות מצוינת. יש לו בונה מסמכים מובנה שניתן לנצל לטובת יצירת תוכן ושיתופי פעולה בזמן אמת.

לחלופין, עבור מי מכם שמחפש כלי יעיל לטיפול במשימות מורכבות, Smartsheet שווה ניסיון. ממשק הרשת שלו מסייע בניהול מהיר של בלוקי מידע גדולים והפונקציונליות הלא מקוונת שהוא מציע מאפשרת למשתמש לעבוד גם כאשר הוא לא מחובר.

שאלות נפוצות

מהו היישום הטוב ביותר עבור פרויקטים?

התשובה תלויה בצרכים שלכם. אם אתם מנהל פרויקטים גדולים,

Smartsheet מציע פונקציונליות מתקדמת שתעזור לכם למיין מידע. אם הפרויקט שלכם גורמים חיצוניים לכם ואתם מעוניינים בכלי תקשורת יעילים, קחו בחשבון ש-ClickUp מקל על ניהול שיתופי פעולה בזמן אמת..

מהו יישום ניהול הפרויקטים הקל ביותר לשימוש?

גם אם אתם בגדר מתחילים, היישום של Teamwork יהיה עבורכם קל מאוד לשימוש, אם כי צריך לומר שאין לו את סט המאפיינים המתקדם ביותר. מצד שני, היישום של monday.com כולל ממשק אינטואיטיבי ומגוון רחב של כלים שיעזרו לכם לנהל את המשימות שלכם תוך כדי תנועה.

האם יישומים לניהול פרויקטים הם כלים מאובטחים?

רוב היישומים לניהול פרויקטים כוללים מאפייני אבטחה מובנים כמו הצפנת מסדי נתונים השומרים על בטיחות הנתונים שלכם. יתר על כן, הם עוברים בדיקות קפדניות כדי לעמוד בתקני האבטחה הגבוהים ביותר בתעשייה.

אילו מאפיינים חשוב לחפש ביישומים לניהול פרויקטים?

יישום טוב לניהול פרויקטים צריך להיות כזה שמציע ממשק נקי, אינטואיטיבי וקל לניווט. מאפייני ליבה של ניהול משימות נחוצים להצגת נתונים ועריכתם, וכלי שתפ יעילים הם אלמנט חיוני לשמירה על התקשורת ותהליכי עבודה תקינים. עיינו ברשימת תוכנות ניהול הפרויקטים הטובות ביותר לשנת 2024 כדי למצוא פתרונות עשירים במאפיינים אך ידידותיות למשתמש שיאפשרו לכם לנהל פרויקטים תוך כדי תנועה.