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En una época en la que el teletrabajo está a la orden del día, los retos de gestionar flujos de trabajo y equipos dispersos por distintas ubicaciones pueden parecer abrumadores. Los programas de gestión de flujos de trabajo se han convertido en una herramienta indispensable para ahorrar tiempo y aumentar la productividad, así como para gestionar el acelerado crecimiento de las empresas.
Tanto si eres un profesional veterano como un principiante que se adentra en el mundo digital, encontrar sistemas de flujo de trabajo que equilibren la potencia y la sencillez puede llevar mucho tiempo. Incluso cuando por fin encuentras algo fiable, puedes acabar pagando una fortuna.
Por eso he puesto a prueba las herramientas de gestión de proyectos más populares del mercado. He gestionado tareas, evaluado funcionalidades y analizado diversas opciones de precios, todo ello con el objetivo de eliminar tus dudas a la hora de tomar una decisión.
monday.com superó constantemente mis expectativas en cuanto a funcionalidad, facilidad de uso y asequibilidad. Esta potente plataforma ofrece ventajas únicas, como plantillas flexibles para diversos usos, más de 27 vistas de proyectos para hacer un seguimiento en tiempo real y automatizaciones personalizadas, todo con el objetivo de aumentar la productividad y agilizar los flujos de trabajo.
Puedes probar monday.com sin ningún riesgo o seguir leyendo para ver por qué podría ser tu socio ideal para gestionar tus flujos de trabajo con eficacia.
Lo que buscamos en el mejor software de automatización de flujos de trabajo
Me he centrado en varias prestaciones cruciales para la gestión de flujos de trabajo. Las siguientes prestaciones y funcionalidades desempeñan un papel decisivo a la hora de agilizar las tareas, fomentar la eficacia y mejorar la productividad general de tu empresa.
Funcionalidades de automatización. Necesitas estas funciones para agilizar drásticamente las tareas en la gestión del flujo de trabajo. La automatización sirve para eliminar tareas manuales, reducir errores y acelerar el flujo de trabajo, por lo que he dado prioridad a las plataformas que ofrecen esta posibilidad.
Facilidad de uso. Es primordial para los sistemas de flujo de trabajo, porque minimiza la curva de aprendizaje y fomenta que el equipo los asimile. Mis mejores opciones ofrecen interfaces intuitivas y es fácil navegar por ellas.
Asequibilidad y pruebas gratuitas. Las limitaciones económicas son habituales en muchas organizaciones, lo que hace que las soluciones rentables sean necesarias. Por eso me he asegurado de elegir programas de gestión que ofrezcan versiones de prueba o planes gratuitos, de modo que tu equipo tenga la oportunidad de probar el programa antes de comprometerse económicamente.
Integración. Poder conectarse fácilmente a otro software es crucial para la gestión de flujos de trabajo. Gracias a las integraciones, es posible transferir datos y trabajar conjuntamente entre distintas herramientas sin problemas, lo que maximiza la eficacia y reduce los posibles errores o pérdidas de datos.
Herramientas de colaboración. Son imprescindibles para los sistemas de flujo de trabajo, sobre todo con el auge del teletrabajo. Fomentan el trabajo en equipo, favorecen la transparencia y garantizan que todo el mundo esté de acuerdo. Me he asegurado de que mis mejores opciones ofrezcan unas potentes funciones de colaboración.
Me gusta que las múltiples vistas de monday.com faciliten visualizar el flujo de trabajo
He de decir que me impresionó mucho las posibilidades de monday.com para automatizar los procesos manuales. La plataforma ofrece automatizaciones e integraciones personalizadas del flujo de trabajo con más de 200 aplicaciones externas, lo que reduce significativamente el tiempo dedicado a tareas repetitivas. Esta funcionalidad, combinada con la posibilidad de crear plantillas personalizables que puedes utilizar una y otra vez, resulta muy útil para aumentar la productividad y la eficacia.
La funcionalidad de arrastrar y soltar de monday.com te permite organizar rápidamente las tareas y asignarlas. También puedes añadir columnas personalizadas y reordenarlas según tus necesidades. Su interfaz intuitiva es fácil de entender desde el principio: incluso si los miembros de tu equipo no son expertos en tecnología, podrán orientarse rápidamente y sacar el máximo partido de sus potentes funcionalidades.
Con más de 27 vistas de trabajo diferentes, como Gantt, Tableros y Cronología, monday.com es una plataforma de gestión de proyectos muy flexible que te permite hacer un seguimiento visual y fácil de tus flujos de trabajo. Aunque tendrás que pasarte a un plan de pago para desbloquear la mayoría de estas vistas, el accesible plan estándar de monday.com también incluye hasta 250 automatizaciones e integraciones al mes.
Ventajas
Funcionalidades de colaboración. Aunque monday.com no tiene ninguna funcionalidad de mensajería directa integrada, puedes colaborar con los miembros de tu equipo mediante hilos de mensajes e integrar plataformas como Slack para enviar mensajes directos y Miro para intercambiar ideas en tiempo real.
Tableros compartidos. Para mantener a tus clientes y a las partes interesadas al día sobre el estado de tu proyecto, monday.com te permite invitar a invitados a tu tablero con un enlace que puedes compartir o un código incrustado. Puedes hacer que los tableros sean privados o compartirlos, por lo que siempre tendrás el control sobre quién tiene acceso a los datos de tu proyecto.
Informes exhaustivos. Las herramientas de informes de monday.com te ayudan a gestionar los presupuestos con fórmulas y filtros avanzados, visualizar los datos del tablero mediante gráficos y aprovechar los paneles para obtener información. También puedes añadir puntos de referencia y datos acumulados para hacer análisis en profundidad.
Asistencia eficaz. monday.com carece de asistencia por chat, pero ofrece una completa base de información y asistencia por correo electrónico las 24 horas. También contarás con asistencia en la propia aplicación y acceso a tutoriales en vídeo.
Me impresionó lo fácil que era crear un plan automatizado en ClickUp
ClickUp destaca en la automatización de flujos de trabajo. Puedes automatizar flujos de trabajo para tareas recurrentes y crear, actualizar y eliminar subtareas. La cantidad de automatizaciones disponibles dependerá de tu plan, pero incluso en el plan que es permanentemente gratuito podrás crear 50 automatizaciones activas y ejecutar 100 acciones al mes.
Crear automatizaciones personalizadas y adaptadas a tus necesidades es tan sencillo como escoger una acción de entre una lista de selecciones. Tienes flexibilidad para automatizar acciones, establecer condiciones e iniciar procesos utilizando cualquier tipo de evento como desencadenante, ya sea creando una nueva tarea o añadiendo un responsable específico. Si prefieres una solución rápida, puedes optar por cualquiera de las más de 100 automatizaciones preconfiguradas disponibles.
ClickUp hace hincapié en la comunicación directa del equipo con paneles de control y widgets de chat. De este modo, todos los mensajes relacionados con una tarea están en un mismo lugar. Además, la herramienta «Pizarras» (Whiteboards) te ayuda a hacer una lluvia de ideas virtual con tu equipo, permitiendo que todos compartan ideas y colaboren eficazmente.
Ventajas
Fácil intercambio de archivos. ClickUp cuenta con una aplicación integrada de documentos que permite editar y hacer comentarios en tiempo real. También puedes subir todo tipo de archivos, desde imágenes y PDFs hasta vídeos.
Barra de herramientas de acciones masivas. Haz que tu flujo de trabajo sea aún más eficiente editando varias tareas y subtareas (o incluso documentos) al mismo tiempo. Con esta funcionalidad, puedes fusionar tareas, actualizar estados y cambiar plazos rápidamente.
Creación de listas de verificación complejas. Las listas de verificación no son solo las típicas listas de tareas, sino una herramienta esencial para los sistemas de flujo de trabajo, Puedes crear desgloses detallados de tareas que puedes asignar y supervisar, o cargar una plantilla de lista de verificación de la biblioteca de listas de verificación de proyectos.
Personalización del diseño. ClickUp ofrece diseños personalizables para adaptar a medida la navegación y la organización del espacio de trabajo. También puedes personalizar los temas de color de tu espacio de trabajo o activar un modo oscuro para el trabajo nocturno, con el fin de mejorar la experiencia del usuario.
Smartsheet hace que sea fácil gestionar y ampliar el flujo de trabajoSmartsheet es una potente alternativa a herramientas tradicionales como Google Sheets y Excel. Si te resulta cómodo trabajar con hojas de cálculo pero necesitas funciones de gestión de proyectos más complejas, Smartsheet es una opción excelente. Combina el conocido diseño de cuadrícula con funcionalidades avanzadas como diagramas de Gantt, automatización de tareas y mucho más.
Smartsheet sobresale a la hora de manejar grandes volúmenes de datos.DataTable te permite crear enormes conjuntos de datos (hasta millones de filas), combinar información de múltiples fuentes e incluso automatizar cargas. Al añadir columnas de fechas, puedes pasar a una vista de diagrama de Gantt o de calendario para tener una visión completa de la cronología de tu proyecto, u optar por una vista de tablero para tener una visión simplificada de las tareas.
Los flujos de trabajo de Smartsheet, que se activan por los valores de las celdas, son superiores a las funciones estándar de las hojas de cálculo debido a su alcance en varias hojas (proyectos). Con las plantillas de flujos de trabajo de ClickUp, tu equipo y tú podéis crear flujos de trabajo para bloquear filas, solicitar aprobaciones, enviar formularios automáticamente e incluso enviar alertas a tu canal de Slack.
Ventajas
Soporte multilingüe. Smartsheet está disponible en ocho idiomas (entre ellos, inglés, español, francés, alemán y japonés), lo que permite que sea accesible para equipos de todo el mundo.
Formularios para la recogida automática de datos. La funcionalidad integrada de formularios de Smartsheet te permite distribuir formularios y rellenar automáticamente las columnas que elijas con los datos recopilados. Los ajustes avanzados, incluyendo la lógica condicional para la visualización de preguntas, mejoran este proceso. Además, el envío de formularios no requiere tener una cuenta, por lo que tienes la posibilidad de recabar opiniones externas a tu equipo.
Plantillas de alta calidad. Smartsheet ofrece más de 250 plantillas y sets para diez sectores, como comercio minorista, organizaciones sin ánimo de lucro, finanzas y construcción.
Aplicación móvil. Aunque es poco habitual en una plataforma de gestión de proyectos, la aplicación para móviles de Smartsheet ofrece casi todas las funciones de la aplicación web. Además, los paneles se adaptan automáticamente al tamaño de la pantalla.
Jira hace que sea fácil visualizar la automatización de tu flujo de trabajo
Al contrario de lo que se suele pensar, Jira no es solo para equipos informáticos. Se basa en la metodología Agile, que se adapta a un amplio abanico de sectores, como el marketing, el diseño y las finanzas. Gracias a que se integra sin problemas con la plataforma de trabajo en equipo Confluence, los equipos empresariales pueden mejorar la colaboración interfuncional y el intercambio de información.
Jira es una herramienta excepcional para equipos de gran tamaño que gestionen flujos de trabajo complejos. Si tus proyectos implican numerosas tareas, dependencias y etapas, puedes sacar provecho de los esquemas de flujo de trabajo de Jira. Te ayudarán a agilizar los flujos de trabajo complejos asociándolos a distintos tipos de incidencias. Además, puedes ahorrar más tiempo si aplicas el mismo esquema de flujo de trabajo a varios proyectos.
Una de las ventajas más destacadas de Jira es su extenso catálogo de automatizaciones. Te permite automatizar procesos especializados y complejos utilizando su amplio conjunto de reglas. Esto incluye la posibilidad de crear flujos de trabajo personalizables adaptados a tus necesidades concretas, así como utilizar sus ricas API para crear aplicaciones e integraciones. Las posibilidades de automatización en Jira son prácticamente ilimitadas, lo que te permite personalizar la plataforma para que se adapte mejor al flujo de trabajo de tu equipo.
Ventajas
Magníficas plantillas del sector informático para comenzar rápidamente. Empieza a trabajar cuanto antes con plantillas de seguimiento de errores, gestión de proyectos, diseño web y marketing, por nombrar unas pocas.
Componentes. Jira te permite segmentar las tareas de cualquier proyecto en secciones para alinearlas con tus flujos de trabajo. Esta funcionalidad te ayuda a diferenciar tipos de trabajo, lo que garantiza un entorno de proyecto limpio y bien ordenado.
Diferentes herramientas de visualización. Puedes visualizar tus proyectos en modo básico o avanzado, según el nivel de detalle que desees. También puedes utilizar los dos tableros ágiles disponibles: scrum y kanban.
Se puede aprender a usarla con bastante rapidez. Si estás familiarizado con otros productos de Atlassian, trabajar con Jira resulta sencillo tras una curva de aprendizaje inicial. Además, el panel de control «Tu trabajo» (Your Work), codificado por colores, te ayuda a centrarte en tus tareas sin agobiarte.
La sencilla interfaz de Teamwork hace que sea fácil navegar por el programa
Aunque Teamwork quizá no sea el software de gestión de proyectos más avanzado del mercado, no se queda corto en lo que respecta a sus capacidades de gestión de proyectos. Esta plataforma ofrece un alto nivel de detalle y personalización de las tareas, lo que permite a tu equipo adaptar la herramienta a sus necesidades específicas de flujos de trabajo.
Más concretamente, Teamwork ofrece funcionalidades como desencadenantes basados en eventos, desencadenantes en función del tiempo y automatizaciones personalizadas. Estas funcionalidades permiten a tu equipo automatizar notificaciones, asignaciones de tareas y actualizaciones de estado, lo que reduce el esfuerzo manual y aumenta la eficacia del proyecto.
Teamwork cuenta con un plan gratuito permanente para un máximo de cinco usuarios y una generosa prueba de 30 días en todos los planes de pago, lo que lo convierte en una opción atractiva para equipos que quieran probar herramientas de gestión de proyectos sin tener que asumir un gran compromiso económico.
Ventajas
Atajos inteligentes. La interfaz de Teamwork es intuitiva y personalizable, y cuenta con atajos como la función «Saltar a» (Jump To) para realizar transiciones rápidas. Además, puedes añadir la marca de tu empresa y logotipos personalizados a cada proyecto.
Registro de tiempo integrado. Esta funcionalidad es esencial para gestionar eficazmente el flujo de trabajo, ya que te permite controlar con precisión el tiempo dedicado a las tareas directamente dentro de la plataforma, sin necesidad de alternar entre aplicaciones.
Extensas integraciones nativas. El ecosistema de Teamwork incluye Teamwork Spaces, Teamwork Chat, Teamwork Desk y Teamwork CRM. Todas se integran a la perfección, pero si necesitas más complementos externos, también hay muchos disponibles, como las aplicaciones de Google y Microsoft, Slack, Zapier y Dropbox.
Aplicación Teamwork Chat. Colaborar en equipo es fácil gracias a la aplicación de mensajería instantánea de Teamwork, aunque los usuarios de aplicaciones móviles tendrán que instalar una aplicación de chat por separado para utilizarlo.
Blueprint de Zoho Projects te permite diseñar y reciclar flujos de trabajo
Aunque destaca en la gestión de tareas cotidianas, Zoho Projects también es capaz de gestionar proyectos más complejos. Las funcionalidades avanzadas de la plataforma, como la planificación de eventos y los plazos estrictos, no solo funcionan bien por separado, sino que mejoran significativamente la productividad cuando se utilizan en conjunto.
Puedes utilizar la «ruta crítica» para ver la secuencia más larga de tareas dependientes, en la que las tareas críticas aparecen en rojo y las que no lo son, en azul, dentro de un diagrama de Gantt. Después, puedes utilizar el «proyecto estricto» para no perder el rumbo. Bloquea los plazos y las tareas para que tu equipo no pueda crear nuevas tareas o mover hitos más allá de los plazos iniciales de tu proyecto.
Aunque no es tan fácil de usar como monday.com o ClickUp, Zoho Projects es una herramienta completa que puede transformar la forma de trabajar de tu equipo. La funcionalidad más destacada es su chat integrado, donde los equipos pueden crear salas de chat personales o de grupo para enviar mensajes instantáneos. También puedes publicar información más extensa en foros y crear páginas de proyecto para documentar información, registrar ideas y publicar materiales de referencia.
Ventajas
Flujos de trabajo personalizados. Puedes crear campos personalizados para cuestiones concretas del proyecto, diseñar plantillas de correo electrónico personalizadas y establecer flujos de trabajo a medida con estados únicos.
Automatización del seguimiento de incidencias. Zoho Projects te permite establecer alertas automáticas para mantener informadas a las partes relevantes sobre problemas o actualizaciones. También puedes automatizar actualizaciones y reglas personalizadas para activar eventos.
Blueprints. Independientemente de la complejidad de los procesos de tus tareas, puedes diseñar fácilmente flujos de trabajo con el editor visual de blueprints. Utiliza las funciones de arrastrar y soltar para fijar los estados de las tareas, asignar miembros del equipo para cada etapa y asegurarte de que se siga siempre el proceso correcto.
Diagramas de Gantt y tableros Kanban. Los diagramas de Gantt te proporcionan una línea de tiempo interactiva para tus proyectos, ayudándote a asignar tareas y seguir el progreso de forma eficiente. Por otro lado, los tableros Kanban ofrecen un flujo de trabajo visual que permite seguir fácilmente las tareas y gestionar de forma ágil tus proyectos.
Elige el mejor software de gestión de flujos de trabajo para tu equipo
El software de gestión de flujos de trabajo adecuado puede cambiar las reglas del juego en lo que respecta a la eficacia de tus proyectos y la colaboración en equipo. Según mi exhaustiva investigación, estas son las principales opciones que recomiendo.
Si buscas facilidad de uso y opciones de personalización, monday.com es mi primera opción. Ofrece una interfaz intuitiva y numerosas posibilidades de personalización, que son perfectas para los equipos que desean agilizar los flujos de trabajo sin tener que pasar por una pronunciada curva de aprendizaje.
Si la colaboración y las integraciones son tus principales prioridades, mejor plantéate usar ClickUp. ClickUp es ideal para equipos que necesitan colaborar en distintas plataformas, porque se integra perfectamente con varias herramientas y ofrece unas potentes funcionalidades de colaboración.
O bien, si buscas una potente alternativa a Excel y Google Sheets con funciones adicionales de gestión de proyectos, opta por Smartsheet. Cuenta con una interfaz de hoja de cálculo que te resultará familiar, pero la potencia con automatización de flujos de trabajo, herramientas de colaboración y mucho más. Es ideal para equipos que deseen pasar de las hojas de cálculo tradicionales a una solución más sofisticada.
Aquí tienes un resumen de mis principales recomendaciones de software de gestión de flujos de trabajo:
Plan gratuito
Mejor ventaja
Es ideal para…
Precio mínimo
Interfaz en español
monday.com
✔
Excelentes plantillas de automatización para empezar, y también personalizables
La mayoría de los equipos que deseen una herramienta versátil de gestión de flujos de trabajo
¿Cuál es la mejor plataforma de gestión de flujos de trabajo?monday.com destaca como la mejor plataforma de gestión de flujos de trabajo. Gracias a su interfaz fácil de usar, sus completas funcionalidades y su escalabilidad, monday.com se adapta a empresas de todos los tamaños, y te ayuda a agilizar las operaciones y aumentar la productividad.¿Cuál es la mejor herramienta para automatizar flujos de trabajo?ClickUp es una de las mejores herramientas para automatizar flujos de trabajo. Conecta varias aplicaciones y automatiza las tareas repetitivas, y se integra a la perfección con el software de gestión de flujos de trabajo para crear procesos eficientes y automatizados.¿Cómo elijo un buen software de gestión de flujos de trabajo?Para elegir un buen software de gestión de flujos de trabajo, tienes que evaluar su facilidad de uso, gama de funcionalidades, capacidad de integración, escalabilidad y precio. También es aconsejable leer los análisis de los usuarios y considerar la posibilidad de probar versiones de prueba o demos gratuitas para ver si el software se adapta a tus necesidades específicas.¿Es Jira una herramienta de gestión de flujos de trabajo?Sí, Jira es una herramienta de gestión de flujos de trabajo que es muy popular entre los equipos de desarrollo de software para hacer un seguimiento de incidencias y proyectos, aunque también es una excelente herramienta para cualquier tipo de equipo que siga la metodología Agile. Ofrece flujos de trabajo personalizables para ayudar a los equipos a gestionar, agilizar y resolver problemas en sus procesos de forma eficaz.
Roxana David es una escritora especializada en procesadores de tarjetas de crédito y software de gestión de proyectos. Antes de unirse a Website Planet, Roxana pulió sus habilidades como escritora freelance de éxito y analista para otro blog. Su diversa formación académica abarca estudios universitarios de robótica e idiomas, lo que la convierte en una experta polifacética en tecnología y comunicación. Aparte de su trabajo, a Roxana le gustan las películas indie y los videojuegos.
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