monday.com im Test: Noch die beste PM-Lösung in 2025?

Eine leistungsstarke, attraktive und intuitive Projektmanagement-Software

Dank seiner ansprechenden Benutzeroberfläche und leistungsstarken Tools hat sich monday.com zu einem der Stars unter den Projektmanagement-Programmen entwickelt.

Aber ist monday.com wirklich das Nonplusultra? Oder sieht es nur gut aus, ohne wirklich etwas dahinter zu haben? Nach ausführlichen Tests kann ich sagen: monday.com liefert eine solide Leistung – ist aber nicht perfekt.

Es bietet eine gute Auswahl an Funktionen, die sowohl für Anfänger als auch für fortgeschrittene Benutzer geeignet sind. Die Funktionen decken alles ab, von der einfachen täglichen Planung bis hin zu kniffligeren Aufgaben wie Spaltengleichungen und komplexen Filtern.

Zudem ist monday.com in 15 Sprachen verfügbar, darunter Englisch, Spanisch, Französisch, Deutsch, Portugiesisch, Russisch, Japanisch, Polnisch, Niederländisch, Italienisch, Koreanisch, Schwedisch, traditionelles Chinesisch, vereinfachtes Chinesisch und Türkisch.

Allerdings ist monday.com wahrscheinlich nichts für all jene, die eine kostenlose oder günstige Projektmanagement-Software suchen. Die kostenlosen und einfachen Tarife bieten nicht alle Funktionen, die monday.com wirklich auszeichnen.

Versteh mich nicht falsch: Für viele wird sich die Investition lohnen, denn monday.com ist zweifellos eine der am besten ausgestatteten Projektmanagement-Softwares auf dem Markt und trotz seiner Leistungsfähigkeit einfach zu bedienen. Bevor Du jedoch Deine Kreditkarte zückst und einen Tarif abonnierst, lies weiter, um herauszufinden, ob diese Software das Richtige für Dich ist.

Wenn Du ein kleines Unternehmen, Solopreneur oder Berater bist und nach einer günstigen Projektmanagement-Lösung suchst, solltest Du Google Workspace in Betracht ziehen. Es bietet beeindruckende Tools für Kommunikation, Zusammenarbeit und Produktivität, mit denen Du Aufgaben im Blick behalten und den Workflow optimieren kannst.

Größere Unternehmen können von einer Integration von monday.com und Workspace profitieren, um Tools wie Chat für die Echtzeitkommunikation und Meet für virtuelle Meetings zu nutzen. Um die beiden Plattformen zu verknüpfen, musst Du Dich für einen Workspace-Tarif anmelden und dann die monday.com-App aus dem Google Marketplace hinzufügen. Alternativ kannst Du einzelne Workspace-Apps in Dein monday.com-Konto integrieren, um alles unter einem Dach zu haben.

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monday.com hat (fast) alles, was Du brauchst

Die Oberfläche kombiniert Arbeitsbereiche, Teams und Boards, damit Du laufende Projekte und Aufgaben visualisieren kannst.

Boards bestehen aus Gruppen, Spalten, Elementen und Unterelementen. Die Elemente sind die einzelnen Aufgaben, die Gruppen helfen Dir, Informationen zu segmentieren, und die Spalten speichern und zeigen die eigentlichen Daten an. Alle diese Elemente sind in hohem Maße anpassbar.

Dank dieser Konfiguration kannst Du Aufgaben zuweisen, Prioritäten für Fristen, Status und Abhängigkeiten festlegen, Teamkollegen und externe Gäste markieren, Berechtigungen festlegen, Dateien hinzufügen und Benachrichtigungen senden.

Darüber hinaus kannst Du verschiedene Daten-Dashboards laden, um besser zu verstehen, wie Dein Team bei wichtigen Leistungsindikatoren (KPIs) abschneidet.

Insgesamt mangelt es monday.com also nicht an Funktionen. Aber schauen wir uns einige Details genauer an.

Eine Vorlage für jedes Projekt

monday.com bietet über 200 Board-Vorlagen, die Dir den Einstieg erleichtern. Diese Vorlagen decken eine Reihe von Geschäftsbereichen ab, z. B. Portfolio-Verfolgung, Kampagnenplanung, Teamaufgaben oder Kunden-Onboarding.

Du kannst ein Board auch von Grund auf neu erstellen. Mit einer Vorlage bekommst Du jedoch einen Eindruck von den vielen Möglichkeiten, die monday.com bietet, und sparst außerdem viel Zeit. Vorlagen sind vollständig anpassbar, sodass Du sie jederzeit an Deine Bedürfnisse anpassen kannst.

Verschiedene Möglichkeiten zum Verfolgen und Anzeigen von Projekten

Sobald Du Deine eigenen Daten hinzugefügt und Dein Dashboard angepasst hast, kannst Du Dich mit einer der herausragenden Funktionen von monday.com vertraut machen. „Ansichten” sind Tools zur Projektvisualisierung, mit denen Du Deine Daten auf verschiedene Arten verstehen kannst.

Es gibt mehrere verschiedene Arten von Ansichten. Als Kontoinhaber kannst Du eine Standardansicht festlegen, aber andere Benutzer können zu den von ihnen bevorzugten Ansichten wechseln. Das ist praktisch, um verschiedene Denk- und Arbeitsweisen zu berücksichtigen.

Monday.com bietet mehr Optionen zur Projektvisualisierung als seine Mitbewerber. Insgesamt gibt es 16 Optionen, mit denen Du Projektinformationen auf verschiedene Arten anzeigen kannst, darunter:

• Dateiansicht: zeigt alle Deine Dateien an einem Ort an
• Kartenansicht: zeigt alle Deine Standort- und Länderspalten auf einer Karte an
• Zeitleistenansicht: bietet eine visuelle Darstellung der Termine und Zeitpläne Deiner laufenden Projekte
• Gantt-Ansicht: wandelt Deine Daten in ein Gantt-Diagramm um und zeigt Meilensteine und Abhängigkeiten an
• Diagrammansicht: erstellt Berichte für ein bestimmtes Board mit Kreis-, Balken- und Liniendiagrammen
• Kalenderansicht: zeigt die Verteilung der Aufgaben über die Woche, den Monat oder das Jahr
• Kanban-Ansicht: zeigt die Informationen Deines Boards als Kanban-Board an
• Formularansicht: ermöglicht es Dir, Deine Boards in Formulare umzuwandeln, diese an Deine Kontakte zu senden und die erhaltenen Informationen in neue Elemente umzuwandeln
• Workload-Ansicht: gibt Dir einen Überblick darüber, wie die Arbeit Deines Teams aufgeteilt ist
• Vertriebspipeline-Ansicht: deine Deals werden nach Phasen geordnet, sodass Du den Fortschritt auf einen Blick sehen kannst
• Geschwindigkeitsansicht: verfolgt die in Sprints erledigte Arbeit

Ein großer Nachteil ist jedoch, dass nicht alle Ansichten in allen Tarifen verfügbar sind. Einige der nützlichsten Ansichten, darunter die Zeitleisten-, Gantt- und Kalenderansicht, sind beispielsweise erst ab dem Standard-Tarif verfügbar.

Spare Zeit und steigere die Produktivität mit Automatisierungen

Die Automatisierungen von monday.com helfen Dir, bei Routineaufgaben Zeit zu sparen und menschliche Fehler zu minimieren. Sie nutzen eine Reihe von „Wenn-Dann“-Anweisungen (IFTTT), zum Beispiel: „Wenn eine Aufgabe als erledigt markiert ist, dann soll sie archiviert werden.“ Du kannst Dutzende von Automatisierungen nutzen, aber einige bekannte Beispiele sind das Versenden von Benachrichtigungen, das Erstellen von Aufgaben, das Zuweisen von Verantwortlichen und das Aktualisieren von Statusangaben.

Keine Angst: Das Einrichten dieser Automatisierungen ist ganz einfach. Viele Automatisierungsoptionen verfügen bereits über integrierte, gängige Auslöser und Aktionen. Du kannst Automatisierungen auch nach Typ filtern, um das zu finden, was Du suchst. Und natürlich kannst Du auch jederzeit eigene Automatisierungen erstellen.

Mit nur wenigen Klicks kannst Du eine Reihe von Automatisierungen einrichten, die Deine monotonen Alltagsaufgaben übernehmen, beispielsweise das Archivieren von Aufgaben, sobald der Status auf „Veröffentlicht“ gesetzt ist, oder das Versenden von Erinnerungs-E-Mails an Mitarbeiter am Tag vor Fälligkeit ihrer Aufgaben.

Hunderte von Integrationen und Apps

monday.com bietet nahtlose Integrationen mit mehr als 70 verschiedenen Tools von Drittanbietern, darunter Outlook, Gmail, Excel, Docs, Google Drive (bidirektionale Synchronisierung), Dropbox, Slack, Google Chat, Mailchimp und Spotify.

Wenn Du eine Integration hinzufügst, kannst Du sie in Deine Automatisierungen einbinden. Über die Outlook- und Gmail-Integrationen kannst Du beispielsweise E-Mails automatisch in Aktionspunkte umwandeln. Oder Du kannst die Slack-Integration nutzen, um Updates in Slack-Nachrichten umzuwandeln, damit alle auf dem Laufenden sind.

Mit dem umfangreichen Marktplatz von monday.com kannst Du zusätzliche Funktionen aus anderen beliebten Programmen wie QuickBooks, GitHub, HubSpot und DocuSign hinzufügen. So kannst Du alles ganz einfach auf einer Plattform zusammenfassen. Beachte aber, dass Automatisierungen, Integrationen und Apps Premium-Funktionen auf monday.com sind.

monday.com ist so einfach, dass das gesamte Team damit zurechtkommt

Es ist viel einfacher zu bedienen als andere Tools mit ähnlichen Funktionen. Und wir haben wirklich viele davon getestet und verglichen. Zugegeben, es braucht etwas Übung, bis alles auf Anhieb richtig funktioniert.

Aber meiner Erfahrung nach ist das bei jeder Projektmanagement-Software so. Die meisten sind so anpassbar, dass es Zeit braucht, sie für den Workflow des eigenen Teams zu optimieren.

Dank der intuitiven Benutzeroberfläche ist die Bedienung von monday.com jedoch größtenteils kinderleicht. Elemente können einfach per Drag & Drop verschoben werden und die Tools für Diskussionen sind selbsterklärend, wenn man schon einmal soziale Medien benutzt hat.

Erste Schritte mit monday.com

Die Einrichtung ist super einfach. Klicke auf der Startseite auf eine der Schaltflächen „Jetzt anmelden“. Gib anschließend Deine E-Mail-Adresse ein, um ein Konto zu erstellen, oder melde Dich mit Deinem Google-Konto an. Gib anschließend Deinen Namen und ein paar zusätzliche Details zu Deiner Art von Unternehmen und Deinen bevorzugten Funktionen ein. Schon kann es losgehen!

Jeder Nutzer erhält eine 14-tägige kostenlose Testversion, eine Kreditkarte ist nicht erforderlich. Je nachdem, welche Art von Arbeit Du monday.com mitteilst, wird Dir entweder das All-in-one-Tool für das Arbeitsmanagement oder eine der spezialisierten Lösungen von monday.com vorgeschlagen.

Die speziellen Produkte sind für Vertriebs-, Entwicklungs-, IT- und Serviceteams gedacht (derzeit in der Beta-Phase) und bieten Funktionen wie Vertriebs-Pipelines, Lead-Management, agile Projektverfolgungstools und Support-Ticket-Management.

In jedem Fall meldet Dich monday.com für einen „Pro”-Tarif an. Beachte aber, dass Du einige Funktionen der Testversion verlierst, wenn Du Dich später für einen „Basic”- oder „Standard”-Tarif entscheidest.

Eine anfängerfreundliche Benutzeroberfläche

monday.com sieht mit seinem farbenfrohen Design, den großen Schaltflächen und leicht verständlichen Symbolen richtig gut aus. Über das Bedienfeld auf der linken Seite des Bildschirms kannst Du auf alle Kernfunktionen des Systems zugreifen, einschließlich Deines Nachrichten-Posteingangs, Deiner Aufgaben und der gemeinsamen Projekttafeln.

Das Erstellen, Zuweisen und Organisieren von Aufgaben ist ganz einfach per Klicken, Ziehen und Ablegen. Wenn Du mal nicht weiterkommst, gibt es immer ein anklickbares Fragezeichen-Symbol und einen blauen „Hilfe”-Button, die Dir weiterhelfen.

Obwohl ich die Plattform vor dem Test noch nie benutzt hatte, konnte ich mich dank der Bildschirmhinweise und des praktischen neuen KI-Tools von monday.com ganz einfach durch alle Funktionen navigieren, die ich gesucht habe.

Sobald Du die optionale KI-Funktion aktivierst, wirst Du feststellen, dass sie Routineprozesse und komplexere Abläufe übernehmen und somit die Arbeit beschleunigen kann. Die KI von monday.com kann Aufgaben zuweisen, Informationen zusammenfassen, detaillierte Projektpläne entwickeln, Daten schnell analysieren und vieles mehr.

Erweiterte Berichts- und Analysetools

Die Berichte von monday.com sind eine hervorragende Möglichkeit, um die Leistung von Teams zu beurteilen und Verbesserungspotenziale zu entdecken.

monday.com bietet sowohl grundlegende als auch erweiterte Berichtsfunktionen.

Unter anderem kannst Du:

• dein Budget mit Formeln und Filtern verwalten
• Informationen mit erweiterten Filtern detailliert aufschlüsseln
• die Daten Deiner Tafel mit Diagrammen visualisieren
• ein Dashboard nutzen, um Einblicke aus all Deinen Tafeln zu gewinnen
• Benchmarks und kumulative Daten hinzufügen

Solange Deine Tafeln optimal eingerichtet sind, kannst Du Berichte mit nur wenigen Klicks erstellen (die Einrichtung kann allerdings etwas Zeit in Anspruch nehmen).

Viele Tools für die Zusammenarbeit und Vernetzung mit Kollegen

Wie zu erwarten, bietet monday.com viele integrierte Tools, die Dir und Deinem Team bei der Zusammenarbeit helfen und den E-Mail-Verkehr reduzieren.

Im Gegensatz zu einigen Mitbewerbern hat monday.com aber keine Direktnachrichtenfunktion in seiner Arbeitsmanagement-Software, obwohl das neue Tool WorkCanvas einen Echtzeit-Video-Chat hinzufügt (mehr dazu später).

Mit der PM-Software von monday.com kannst Du zwar nur Nachrichten in Threads zu bestimmten „Elementen” (einzelnen Zeilen oder Positionen in einer Gruppe) senden, aber über ein Drittanbietertool wie Google Chat oder Slack lassen sich auch Direktnachrichten integrieren.

Team-Dashboard und Kommunikation

Auf monday.com erfolgt die Kommunikation in erster Linie über die Diskussions-Threads zu den Elementen. Du kannst Kommentare abgeben, „Daumen hoch” geben und einzelne Personen oder ganze Teams – oder alle, die ein Board abonniert haben – erwähnen, indem Du sie mit dem Zeichen „@” markierst. Du kannst auch Kunden einladen, Informationen zu ihren Projekten einzusehen.

Als Kontoinhaber kannst Du ein anpassbares Team-Dashboard einrichten, das nützliche Widgets enthält, z. B. eine Übersicht über die Arbeitslast Deines Teams und anstehende Aufgaben oder aktuelle Erwähnungen.

File Sharing

Bei monday.com kannst Du Dateien flexibel freigeben: Du kannst sie an einzelne Projekte anhängen und sie auch alle zusammen in einer zentralen Datenbank ansehen. Mithilfe der Anmerkungsfunktion kannst Du zu jedem Dokument Kommentare hinzufügen und kommunizieren. Du kannst Dateien mit einer maximalen Größe von jeweils 500 MB von Deinem Computer, Google Drive, Dropbox, Box oder OneDrive hochladen. Die Dateien können unter folgenden Optionen gespeichert werden:

• einer Aufgabe oder einem Projekt
• einem Status (z. B. wenn Du einen Nachweis anhängen möchtest, dass ein Kunde den Inhalt genehmigt hat oder dass eine Rechnung bezahlt wurde)
• der Dateispalte
• der Dateigalerie

Mit der Funktion ‚Alles suchen‘ kannst Du gezielt nach Dateien suchen, statt sie manuell durchzugehen. Die Ergebnisse lassen sich nach Boards, Updates, Dateien oder Tags filtern. Du kannst sogar den Dateityp angeben, z. B. ein Bild oder ein Microsoft-Word-Dokument.

Mobile App

monday.com bietet mobile Apps für iOS und Android, sodass Du Deine Arbeit auch unterwegs verwalten kannst. Mit der App kannst Du:

• alle Deine Dashboards anzeigen
• mit Widgets interagieren
• Elemente per Drag & Drop verschieben
• Spalten bearbeiten
• deinen Posteingang aufrufen und Benachrichtigungen als gelesen markieren
• vier verschiedene Board-Ansichten verwenden (Kalender, Zeitleiste, Kanban und Batterie)

Die App wurde sorgfältig optimiert, um Dir alle Informationen aus Deinen monday.com-Boards auf einem kleineren Bildschirm anzuzeigen. Du kannst den Bildschirm vergrößern oder verkleinern, scrollen oder drehen, um mehr oder weniger Spalten und Zeilen gleichzeitig zu sehen.

Einige Nutzer beschweren sich, dass die App etwas langsam lädt, aber bei mir hat sie im Test gut funktioniert. Sie ist genauso intuitiv wie die Desktop-Oberfläche.

Brainstorming und Zusammenarbeit mit WorkCanvas

WorkCanvas ist ein vielseitiges neues Tool, das die traditionelle Whiteboard-Funktion von monday.com ersetzen soll. Damit können Teams auf einer gemeinsamen Leinwand planen, Ideen austauschen und Arbeitsabläufe sowie Projekte visualisieren. Mit WorkCanvas können Mindmaps, Flussdiagramme und andere visuelle Hilfsmittel erstellt werden, die Brainstorming-Sitzungen verbessern und alle auf dem gleichen Stand halten.

Wenn Du ein Projektboard mit Deiner Arbeitsfläche verknüpfst, werden Änderungen an Aufgaben, Fälligkeitsterminen, Prioritäten und anderen Elementen automatisch in beide Richtungen synchronisiert. Das heißt, sie werden sowohl auf Deiner Arbeitsfläche als auch auf dem Board angezeigt. Du kannst auch Kommentare hinzufügen, Teammitglieder markieren und Feedback in Echtzeit hinterlassen. Dadurch werden Diskussionen zentralisiert und alle Beteiligten haben Zugriff auf die aktuellsten Informationen.

WorkCanvas bietet einen kostenlosen Tarif mit drei Arbeitsflächen und grundlegenden Funktionen, der sich für kleine Teams und Einzelpersonen eignet. Für größere Teams empfehle ich die 14-tägige kostenlose Testversion des Pro-Tarifs, damit Du alle beeindruckenden Funktionen der Plattform ausprobieren kannst.

Gute Reaktionszeiten und mehrere Support-Optionen

monday.com bietet einen rund um die Uhr verfügbaren Live-Chat, E-Mail-Support, eine hilfreiche Community und eine umfangreiche Wissensdatenbank auf Deutsch. Telefonischer Support ist nur für Abrechnungsfragen verfügbar: Du sendest ein Ticket mit Deiner Frage und bittest um einen Rückruf.

Beim Testen habe ich festgestellt, dass die meisten meiner Routinefragen allein durch die Wissensdatenbank gelöst werden konnten. Sie enthält Hunderte von Artikeln und Tutorials zu fast jedem erdenklichen Thema und wird regelmäßig aktualisiert.

Solltest Du jedoch eine Frage haben, auf die Du in der Wissensdatenbank keine Antwort findest, oder solltest Du einen dringenden Arbeitsfall haben, stehen Dir Support-Mitarbeiter rund um die Uhr per Live-Chat zur Verfügung. Klicke einfach auf die blaue Schaltfläche „Hilfe” in der unteren rechten Ecke, um schnell mit einem Support-Mitarbeiter verbunden zu werden.

Alternativ kannst Du auch eine E-Mail an monday.com senden und solltest innerhalb von 60 Minuten eine Antwort erhalten.

Ich wollte sehen, ob monday.com hält, was es verspricht. Also habe ich zu verschiedenen Zeiten eine Reihe von Anfragen gestellt. Die Antworten waren … durchwachsen.

Beim ersten Mal bekam ich nach etwas mehr als einer halben Stunde eine Antwort von einem freundlichen Support-Mitarbeiter, der mich auf einen hilfreichen Artikel verwies.

Die Antwort auf meine zweite Anfrage dauerte fast zwei Stunden, war aber viel ausführlicher. Darin wurde bestätigt, dass die von mir gewünschte Funktion nicht verfügbar ist, allerdings wurde mir eine passende Alternative vorgeschlagen.

Wenn ich ein dringendes Problem hätte, würde ich auf jeden Fall den Live-Chat empfehlen. Die Qualität der Antworten auf meine E-Mail-Anfragen war aber gut und die Mitarbeiter waren insgesamt ziemlich reaktionsschnell.

Viel für größere Unternehmen, aber knifflig für solche mit knappem Budget

Zusätzlich zur standardmäßigen 14-tägigen kostenlosen Testversion bietet monday.com einen dauerhaft kostenlosen Tarif an. Dieser unterstützt bis zu zwei Benutzer und umfasst alle grundlegenden Funktionen, darunter bis zu drei Boards, unbegrenzte Dokumente, über 200 Vorlagen, zwei Projektansichten und die mobilen Apps.

Der Basic-Tarif umfasst bis zu 5 GB Dateispeicher, die Möglichkeit, eine unbegrenzte Anzahl von Plätzen (gegen Aufpreis) hinzuzufügen, unbegrenzte Elemente (Aufgaben, Projekte und Kunden) sowie priorisierten Kundensupport. Im Vergleich zur Konkurrenz ist der Basic-Tarif von monday.com jedoch eingeschränkter.

Die nützlichsten Funktionen von monday.com stehen erst ab dem Standard-Tarif zur Verfügung. Mit dem Standard-Tarif erhältst Du drei zusätzliche Ansichten, einige Automatisierungen und Integrationen sowie Gastzugriff. Insgesamt bietet dieser Tarif wohl das beste Preis-Leistungs-Verhältnis.

Mit dem Pro-Tarif erhältst Du jedoch vollen Zugriff auf die herausragenden Funktionen von monday.com. Dazu gehören unter anderem bis zu 25.000 Automatisierungs- und Integrationsaktionen pro Monat, alle Projektansichten, Zeiterfassung, Formelspalten und Abhängigkeiten.

Mit einem Preis ab $19.00 pro Person und Monat ist das kein kleiner Betrag. Wenn man jedoch bedenkt, wie viele Funktionen geboten werden, könnte es sich lohnen, solange es in Deinem Budget liegt.

Allerdings stört mich eine Sache an den Preisen von monday.com: Im Gegensatz zu einigen Mitbewerbern erfordern alle kostenpflichtigen Tarife mindestens drei Nutzer – man kann keinen Einzelplatz buchen. Mit einem Jahresabonnement kannst Du jedoch Geld sparen.