GDPRに準拠したプライバシー方針【無料テンプレート】

GDPRに準拠したプライバシー方針【無料テンプレート】

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ウェブサイトを作成しているときには、プライバシー方針などの細かい部分を忘れてしまうことがありますよね。色のテーマを決めたりナビゲーションバーのデザインなどに気を取られて、プライバシー方針はすっかり忘れていた、なんてことがあるはずです。しかし欧州連合ではGDPREU一般データ保護規則)が可決されてから、ネットのプライバシーを真剣に考える必要が出てきました。欧州連合域内のユーザーに商品やサービスを提供している場合は特に重要です。

ネットのプライバシー方針に関する問題を大まかに見ていきましょう。

あなたのサイトにプライバシー方針は必要なのでしょうか?

あなたのウェブサイトが利用者からデータを収集したり、広告を表示したり、アナリティクスなどで利用者をトラッキングしている場合、サイトにはプライバシー方針が必要となります。

あなたのビジネスの住所が欧州連合にあるか、欧州連合国に住んでいる顧客と取引をする予定の場合はGDPRに準拠したプライバシー方針が必要です

プライバシー方針には何を書けばいいのでしょうか?

プライバシー方針には以下の3つの事項について説明が書かれている必要があります。

  1. どのような情報を収集しているのか
  2. 情報はどのように収集されているのか
  3. 情報をどのように保管、保護しているのか

収集した情報には異なる種類があるのでしょうか?

はい、プライバシー方針では個人を特定できる情報と特定できない情報を区別します。

アメリカ国立標準技術研究所(NIST)によると、個人を特定できる情報は以下のように定義されています。

個人に関する情報のうち、ある機関が保管している情報で、次のような情報を含む。(1)氏名、社会保障番号、生年月日、出身地、母親の旧姓、生体情報など、個人の身元を識別するために使用することができる情報(2)医療、教育、財務、雇用に関する情報など、個人を特定する情報または個人を特定しうるその他の情報

それに対してプライベートではない情報は以下のように定義されています。

“特定の人物、アカウントまたはプロフィールに対応している情報かもしれないが、その人物を特定、連絡、または見つけるのに十分でない情報。”

ウェブサイトでプライバシー方針を公開しないと悪影響はあるのですか?

はい。

ユーザーが知らない間にデータを収集するのは罰則の対象となる罪です。どのような種類のデータを収集しているのか明確に記述する必要があり、変更があった場合にはプライバシー方針を更新しなくてはなりません。変更しなかった場合、2千万ユーロまたは収益の4%の制裁金が科されます。

プライバシー方針の無料テンプレート【100%GDPRに準拠しています】

WebsitePlanet.com ではあなたが活動を開始できるように手助けしたいと考えています。また法的な手数料を節約できるようにしたいという願いいもあります。そのため、以下にプライバシー方針の例を用意しました。ダウンロード、編集、ウェブサイトでの利用、友達や同僚への共有はご自由にどうぞ。

かっこ{…}の個所はあなたのウェブサイトに合わせて例を編集してください。

私たちは良心的な組織ですが、弁護士ではありません。また、これは法的な助言でもありません。このプライバシー方針の例は一例にすぎず、経験のある公認の弁護士の助言や編集と併用することを意図して作成されたものです。

以下はプライバシー方針の例であり、あなたの会社のニーズに合わせて編集、利用できます。公認弁護士に相談してからご利用ください。

A. Introduction

  1. The privacy of our website visitors is very important to us, and we are committed to safeguarding it. This policy explains what we will do with your personal information.
  2. Consenting to our use of cookies in accordance with the terms of this policy when you first visit our website permits us to use cookies every time you visit our website.

B. Credit
This document was created using a template from SEQ Legal (seqlegal.com)
and modified by Website Planet (www.websiteplanet.com)

C. Collecting personal information

The following types of personal information may be collected, stored, and used:

  1. information about your computer including your IP address, geographical location, browser type and version, and operating system;
  2. information about your visits to and use of this website including the referral source, length of visit, page views, and website navigation paths;
  3. information, such as your email address, that you enter when you register with our website;
  4. information that you enter when you create a profile on our website—for example, your name, profile pictures, gender, birthday, relationship status, interests and hobbies, educational details, and employment details;
  5. information, such as your name and email address, that you enter in order to set up subscriptions to our emails and/or newsletters;
  6. information that you enter while using the services on our website;
  7. information that is generated while using our website, including when, how often, and under what circumstances you use it;
  8. information relating to anything you purchase, services you use, or transactions you make through our website, which includes your name, address, telephone number, email address, and credit card details;
  9. information that you post to our website with the intention of publishing it on the internet, which includes your username, profile pictures, and the content of your posts;
  10. information contained in any communications that you send to us by email or through our website, including its communication content and metadata;
  11. any other personal information that you send to us.

Before you disclose to us the personal information of another person, you must obtain that person’s consent to both the disclosure and the processing of that personal information in accordance with this policy

D. Using your personal information

Personal information submitted to us through our website will be used for the purposes specified in this policy or on the relevant pages of the website. We may use your personal information for the following:

  1. administering our website and business;
  2. personalizing our website for you;
  3. enabling your use of the services available on our website;
  4. sending you goods purchased through our website;
  5. supplying services purchased through our website;
  6. sending statements, invoices, and payment reminders to you, and collecting payments from you;
  7. sending you non-marketing commercial communications;
  8. sending you email notifications that you have specifically requested;
  9. sending you our email newsletter, if you have requested it (you can inform us at any time if you no longer require the newsletter);
  10. sending you marketing communications relating to our business or the businesses of carefully-selected third parties which we think may be of interest to you, by post or, where you have specifically agreed to this, by email or similar technology (you can inform us at any time if you no longer require marketing communications);
  11. providing third parties with statistical information about our users (but those third parties will not be able to identify any individual user from that information);
  12. dealing with inquiries and complaints made by or about you relating to our website;
  13. keeping our website secure and prevent fraud;
  14. verifying compliance with the terms and conditions governing the use of our website (including monitoring private messages sent through our website private messaging service); and
  15. other uses.

If you submit personal information for publication on our website, we will publish and otherwise use that information in accordance with the license you grant to us.

Your privacy settings can be used to limit the publication of your information on our website and can be adjusted using privacy controls on the website.

We will not, without your express consent, supply your personal information to any third party for their or any other third party’s direct marketing.

E. Disclosing personal information

We may disclose your personal information to any of our employees, officers, insurers, professional advisers, agents, suppliers, or subcontractors as reasonably necessary for the purposes set out in this policy.

We may disclose your personal information to any member of our group of companies (this means our subsidiaries, our ultimate holding company and all its subsidiaries) as reasonably necessary for the purposes set out in this policy.

We may disclose your personal information:

  1. to the extent that we are required to do so by law;
  2. in connection with any ongoing or prospective legal proceedings;
  3. in order to establish, exercise, or defend our legal rights (including providing information to others for the purposes of fraud prevention and reducing credit risk);
  4. to the purchaser (or prospective purchaser) of any business or asset that we are (or are contemplating) selling; and
  5. to any person who we reasonably believe may apply to a court or other competent authority for disclosure of that personal information where, in our reasonable opinion, such court or authority would be reasonably likely to order disclosure of that personal information.

Except as provided in this policy, we will not provide your personal information to third parties.

F. International data transfers

  1. Information that we collect may be stored, processed in, and transferred between any of the countries in which we operate in order to enable us to use the information in accordance with this policy.
  2. Information that we collect may be transferred to the following countries which do not have data protection laws equivalent to those in force in the European Economic Area: the United States of America, Russia, Japan, China, and India.
  3. Personal information that you publish on our website or submit for publication on our website may be available, via the internet, around the world. We cannot prevent the use or misuse of such information by others.
  4. You expressly agree to the transfers of personal information described in this Section F.

G. Retaining personal information

  1. This Section G sets out our data retention policies and procedure, which are designed to help ensure that we comply with our legal obligations regarding the retention and deletion of personal information.
  2. Personal information that we process for any purpose or purposes shall not be kept for longer than is necessary for that purpose or those purposes.
  3. Without prejudice to article G-2, we will usually delete personal data falling within the categories set out below at the date/time set out below:
    1. personal data type will be deleted {ENTER DATE/TIME}; and
    2. {ENTER ADDITIONAL DATES/TIMES}.
  4. Notwithstanding the other provisions of this Section G, we will retain documents (including electronic documents) containing personal data:
    1. to the extent that we are required to do so by law;
    2. if we believe that the documents may be relevant to any ongoing or prospective legal proceedings; and
    3. in order to establish, exercise, or defend our legal rights (including providing information to others for the purposes of fraud prevention and reducing credit risk).

H. Security of your personal information

  1. We will take reasonable technical and organizational precautions to prevent the loss, misuse, or alteration of your personal information.
  2. We will store all the personal information you provide on our secure (password- and firewall-protected) servers.
  3. All electronic financial transactions entered into through our website will be protected by encryption technology.
  4. You acknowledge that the transmission of information over the internet is inherently insecure, and we cannot guarantee the security of data sent over the internet.
  5. You are responsible for keeping the password you use for accessing our website confidential; we will not ask you for your password (except when you log in to our website).

I. Amendments

We may update this policy from time to time by publishing a new version on our website. You should check this page occasionally to ensure you understand any changes to this policy. We may notify you of changes to this policy by email or through the private messaging system on our website.

J. Your rights

You may instruct us to provide you with any personal information we hold about you; provision of such information will be subject to the following:

  1. the payment of a fee {ENTER FEE IF RELEVANT}; and
  2. the supply of appropriate evidence of your identity ({ADJUST TEXT TO REFLECT YOUR POLICY for this purpose, we will usually accept a photocopy of your passport certified by a notary plus an original copy of a utility bill showing your current address}).

We may withhold personal information that you request to the extent permitted by law.

You may instruct us at any time not to process your personal information for marketing purposes.

In practice, you will usually either expressly agree in advance to our use of your personal information for marketing purposes, or we will provide you with an opportunity to opt out of the use of your personal information for marketing purposes.

K. Third party websites

Our website includes hyperlinks to, and details of, third party websites. We have no control over, and are not responsible for, the privacy policies and practices of third parties.

L. Updating information

Please let us know if the personal information that we hold about you needs to be corrected or updated.

M. Cookies

Our website uses cookies. A cookie is a file containing an identifier (a string of letters and numbers) that is sent by a web server to a web browser and is stored by the browser. The identifier is then sent back to the server each time the browser requests a page from the server. Cookies may be either “persistent” cookies or “session” cookies: a persistent cookie will be stored by a web browser and will remain valid until its set expiry date, unless deleted by the user before the expiry date; a session cookie, on the other hand, will expire at the end of the user session, when the web browser is closed. Cookies do not typically contain any information that personally identifies a user, but personal information that we store about you may be linked to the information stored in and obtained from cookies. {SELECT ACCURATE PHRASING We use only session cookies / only persistent cookies / both session and persistent cookies on our website.}

  1. The names of the cookies that we use on our website, and the purposes for which they are used, are set out below:
    1. we use Google Analytics and Adwords on our website to recognize a computer when a user {INCLUDE ALL USES THAT COOKIES ARE USED FOR ON YOUR SITE visits the website / track users as they navigate the website / enable the use of a shopping cart on the website / improve the website’s usability / analyze the use of the website / administer the website / prevent fraud and improve the security of the website / personalize the website for each user / target advertisements which may be of particular interest to specific users / describe purpose(s)};
  2. Most browsers allow you to refuse to accept cookies—for example:
    1. in Internet Explorer (version 10) you can block cookies using the cookie handling override settings available by clicking “Tools,” “Internet Options,” “Privacy,” and then “Advanced”;
    2. in Firefox (version 24) you can block all cookies by clicking “Tools,” “Options,” “Privacy,” selecting “Use custom settings for history” from the drop-down menu, and unticking “Accept cookies from sites”; and
    3. in Chrome (version 29), you can block all cookies by accessing the “Customize and control” menu, and clicking “Settings,” “Show advanced settings,” and “Content settings,” and then selecting “Block sites from setting any data” under the “Cookies” heading.

Blocking all cookies will have a negative impact upon the usability of many websites. If you block cookies, you will not be able to use all the features on our website.

  1. You can delete cookies already stored on your computer—for example:
    1. in Internet Explorer (version 10), you must manually delete cookie files (you can find instructions for doing so at http://support.microsoft.com/kb/278835 );
    2. in Firefox (version 24), you can delete cookies by clicking “Tools,” “Options,” and “Privacy”, then selecting “Use custom settings for history”, clicking “Show Cookies,” and then clicking “Remove All Cookies”; and
    3. in Chrome (version 29), you can delete all cookies by accessing the “Customize and control” menu, and clicking “Settings,” “Show advanced settings,” and “Clear browsing data,” and then selecting “Delete cookies and other site and plug-in data” before clicking “Clear browsing data.”
  2. Deleting cookies will have a negative impact on the usability of many websites.

 

GDPRとは何でしょう?

GDBRとはGeneral Data Protection Regulationの頭文字で、ヨーロッパ連合が導入する、個人情報、個人データの扱いに関する規則です。ヨーロッパ連合理事会、ヨーロッパ議会、ヨーロッパ委員会が協力し、市民が個人情報の管理をより適切に管理できるようにするために制定したものです。

公式にヨーロッパ議会に認可されたのは2016年のことで、ヨーロッパ連合は会社や企業がこの新しい規制に準拠するために2年の期間を設けました。そのため2018年5月25日以降、この新しいGDPR法に準拠していない会社は法律に違反していることになります。

GDPRの対象になるのは誰ですか?

ヨーロッパ連合内でヨーロッパ連合市民を対象に営業を展開しているすべての企業及び営業を検討しているすべての企業はこの新しい規制に準拠する必要があります。ヨーロッパ連合圏内の会社であっても、ヨーロッパ連合の市民を対象に商品やサービスを提供している場合は規制の対象です。また、ヨーロッパ連合市民の個人情報を保存している組織は2018年5月25日から罰則の対象になります。

GDPRの対象となるデータや情報は何ですか?

ヨーロッパ連合市民を特定するのに利用できるあらゆる個人情報はGDPRの対象となっており、以下のようなデータが含まれます

  • 名前
  • 写真
  • メールアドレス
  • ソーシャルメディアへの投稿
  • 個人の医療に関する情報
  • IPアドレス
  • 銀行に関する情報

未成年者は個人情報の利用に法的に合意することはできません。そのため、16歳以下の子供のデータを企業が利用したい場合は親または保護者に許可を求める必要があります。

会社がGDPRに準拠するべき理由とは何ですか?

5月25日までにGDPRに準拠しない会社はEUによって多額の罰金が科されます。この額は全体の収入の4%または2千万ユーロ(金額の大きい方)となります。また、その違反によってはさらに罰則が科されることもあります。

さらに重要なことは新しい規制に準拠しない会社は市場での信頼を失うことです。つまり、GDPRの法律に従えば、顧客が会社やそのウェブサイトを信頼する可能性が高まるということです。人は安全だと感じた場合、組織と取引する可能性が高まるのです。GDPRに従うということはきちんとした経営というだけでなく、会社にメリットをもたらすことになるのです。

情報漏洩が発生したらどうなりますか?

情報漏洩が発生した場合(許可なく外部者が個人のデータにアクセスできた場合)、GDPRにのっとって72時間以内にデータ保護組織に申し出る必要があります。また、なるべく早く被害に遭った個人に事態を報告する必要があります。GDPRの主な目的はユーザーのプライベートな情報を保護することなのです。

新しいプライバシー方針はどのようなものとなりますか?

この法律の意図と基本的な内容が分かりましたね。ではあなたのプライバシー方針をGDPRに従ったものにするためにどのように書けばいいのかガイドラインをご紹介します。

  1. 方針をなるべく簡潔に短く書きましょう。プライバシー方針には基本的に3つの要素があります。簡潔で、簡単に読めること、子供でも理解できるような日常的な表現で書かれていること、無料であることです。
  2. データを何のために利用するのか説明しましょう。データを収集したらそれを何のために利用するのか説明しましょう。例えばマーケティングのために利用するのか、第3者に転売するのかなどです。
  3. クッキーの利用を説明しましょう。サイトの利用者が何に興味があるのか、ネットでどのような活動をしているのかなど、ネット上の活動をもとにした広告のためにクッキーを利用している場合、ウェブサイトの利用者に知らせる必要があります。
  4. 第3者組織とデータを共有することに関して透明性を持ちましょう。収集したデータを何の目的で誰と共有するのか明示しましょう。調査員、ソーシャルネットワーク、カスタマーサービス販売者などと個人情報を共有するのは法律の範囲内ですが、サイトの利用者に共有していると知らせないことは法律違反となります。
  5. 個人の権利を説明しましょう。サイトの訪問者にどのようなプライバシーに関する権利があるのか説明する必要があります。権利には以下のようなものが含まれます。
  • データの削除、修正を依頼できる。
  • 会社がどのようなデータを保管しているのかアクセスできる。
  • データを外部者に移転するよう申請できる。
  • データを利用するためには会社に許可を与える必要がある。
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