소규모 팀의 장, 시간이 늘 촉박한 전문직 종사자, 보다 효율적으로 시간을 쓰고 싶은 학생, 누구든 알맞은 프로젝트 관리 소프트웨어를 가진다면 생산성에 마법을 부릴 수 있다. 핵심은 이런 프로젝트 관리 소프트웨어가 금전적인 부담이 될 수 있다는 것이다. 모두가 그만한 여유가 있는 건 아니다.
다행히도 무료로 이용 가능한 프로젝트 관리 도구가 존재한다. 그렇다면 이제 문제는 해결된 걸까? 서비스를 선택하고 이용하기만 하면 되니까 말이다. 그렇지 않다. 여기서 한 가지 전제조건이 붙는다. 그 서비스는 반드시 뛰어나야 한다.아쉽게도 출시된 서비스 중 상당수가 무료 버전에서는 평균 이하의 기능을 제공한다. 겉보기에는 모두 엇비슷해 알맞은 서비스를 고르기도 쉽지 않다. 수많은 프로젝트 관리 도구를 직접 알아보고 가장 나은 서비스 6가지를 선정한 이유도 여기에 있다.
소개된 서비스는 모두 특정 사용자나 프로젝트의 니즈를 충족하는 기능을 갖추고 있지만 무료 버전에는 늘 제약이 따른다. 프로젝트 관리에 진심이라면 유료 플랜 투자도 괜찮은 아이디어다.
아래에서 나에게 가장 알맞은 프로젝트 관리 소프트웨어를 찾아보자.
monday.com은 개인 일정을 최적으로 조직하는 데 유용한 도구다
‘보통’ 프로젝트 관리 소프트웨어에 혜택과 그에 따른 반대급부가 있다. 이용하기 쉽지만 기능이 아쉽거나 성능은 강력하지만 실제로 이용하기에는 복잡한 경우가 있다. 앞서 ‘보통’이라고 굳이 말한 이유는 monday.com은 이 공식을 깨고 타 업체에 비해 다양하면서도 편리한 이용성을 자랑하기 때문이다.
근사한 인터페이스와 여러 종류의 ‘시작’ 가이드와 배우기도 이용하기도 쉬운 직관적인 디자인을 확인할 수 있다. 다양한 열 유형, 보고 기능, 간단한 자동화로 유연성마저 뛰어나다.
단 무료 버전에는 제약이 따른다. 먼저 최대 2인까지 이용이 가능하다. 타임라인이나 간트 차트 보기 등 유료 플랜에서 이용 가능한 최상위 기능도 없다. 작업 규모가 크다면 스탠다드(Standard) 플랜으로 무제한 사용자 추가, 워크플로 자동화, 타임라인 보기 등을 즐길 수 있다.
그럼에도 monday.com은 개별 사용자를 위한 최고의 무료 서비스다. 무료 버전을 사업 용도로는 이용할 수 없지만 개인 작업을 보다 효율적으로 관리하고 싶다면 monday.com이 가장 나은 선택지다.
기능
20여 개 열 유형: 표 보기에서 사용자는 기본 텍스트부터 숫자 열에서 진행 과정 추적 및 드롭다운 메뉴 등 열을 추가할 수 있다.
안드로이드 및 iOS 앱: 모바일 앱으로 이동 중에도 작업을 업데이트, 생성, 삭제할 수 있다. 어디서든 작업 업데이트가 가능하다.
맞춤 문서 생성: 기본 파일 업로드 외에도 간단한 텍스트 문서를 monday.com에서 생성할 수 있다. 가장 뛰어난 워드프로세서는 아닐지라도 빠르게 많은 정보를 작업에 기재해야 하는 경우 괜찮은 기능이다.
다양한 템플릿: Monday.com에는 곧바로 이용 가능한 200여 개 전용 템플릿이 있다. 카테고리는 마케팅, 디자인, 소프트웨어 개발, 교육 등 다양하다. 각 템플릿은 시작과 동시에 필요한 모든 기능을 포함하도록 세심하게 설계되었다.
30일 체험판은 Smartsheet에서 복잡한 프로젝트를 관리하기에 보다 충분하다
‘킹 받기 전에’ 잠깐! 물론 우리도 Smartsheet에는 무료 버전이 없다는 사실을 잘 알고 있다. 하지만 30일 무료 체험판으로 모든 유료 기능을 이용할 수 있다. Smartsheet의 유연성 덕분에 단기로 프로젝트 관리를 하고도 충분한 기간이다.
Smartsheet의 강점은 일명 ‘그리드’라 명명되는 스프레드시트다. 프로젝트를 관리하고 보는 데 엄청난 유연성을 제공한다. 그리드에서 이용하는 열 유형에 따라 칸반 보드, 간트 차트, 캘린더 등으로 다양하게 변형할 수 있다.
엄청난 데이터를 요구하는 대형 프로젝트를 진행한다면 Smartsheet에는 사용자가 필요로 하는 모든 도구가 있다. 팀원이라면 특히나 유용하다. Smartsheet에서는 특정 그리드부터 전체 문서까지 모든 요소에 댓글을 달거나 팀원 태그가 가능하다. 게다가 영상 작업은 팀이 공동으로 작업이 가능하도록 고도로 심화한 교정 도구까지 있다.
단 Smartsheet는 사용법을 익히는 데는 시간이 걸려 30일 동안 모든 작업을 마치기는 어려울 수 있다. 장기 대규모 프로젝트를 앞두고 있다면 프로(Pro) 플랜을 추천한다(가격도 아주 저렴하다). 완전 무료는 아니더라도 뛰어난 기능으로 반드시 고려해야 할 서비스 중 하나다.
기능
강력한 보고 기능: Smartsheet 보고 기능으로 타 문서의 특정 데이터를 표시하거나 변경할 수 있다. 모든 그리드, 심지어는 타 보고서에서 데이터를 가져와 삽입도 가능하다. 보고서의 변경사항은 자동으로 원본, 즉 소스에 반영된다. 반대 방향도 마찬가지다.
맞춤형 대시보드: 대시보드는 프로젝트 데이터를 눈으로 확인할 수 있는 공간이다. 원하는 만큼 대시보드를 생성하고 표시하고 싶은 정보부터 어디에 어떻게 표시할지를 직접 설정할 수 있다.
고급 교정 도구: 팀원은 Smartsheet의 모든 파일에 댓글이나 맞춤 노트를 달 수 있다. 영상 파일의 경우 각 노트는 타임스탬프 형식으로 표시된다.
자동 워크플로: 그리드에 정보 업데이트부터 맞춤 알림 설정, 프로젝트 타임라인 변경까지 워크플로에서 무엇이든 가능하다. 직관적인 시각 에디터로 워크플로를 생성하고 편집할 수 있다는 점이 가장 만족스럽다. 부담스러운 공식도 필요하지 않다.
Asana는 대형 팀에 완벽한 직관적인 소프트웨어를 자랑한다
가끔 프로젝트 관리는 해야 할 일 목록을 만들고 작업을 추적하기만 하면 될 정도로 간단하다. 사용자가 한 명이라면 이렇듯 간단하지만 팀이 커지면 프로젝트는 관리는 극도로 까다로워진다. 이때 Asana를 활용하면 좋다.
Asana는 가장 직관적인 프로젝트 관리 소프트웨어 중 하나로 친절한 인터페이스, 고도의 맞춤 설정이 가능한 디자인, 다양한 ‘시작’ 관련 자료들이 즐비해 있다. 무료 버전에서 최대 15명과 무제한으로 팀을 꾸릴 수 있다. 다시 말해 두뇌를 살짝만 활용하면 무료 버전으로도 회사 전체를 운영할 수 있다.
무료 버전으로 Asana의 모든 템플릿, 수백 개의 연동, 무제한 프로젝트, 작업, 하위 작업을 할 수 있다. Asana는 반복 작업을 하는 데 이상적이다.
하지만 무료 버전에서는 Asana에서 가장 근사한 기능이 없다. 맞춤형 양식, 타임라인 보기, 워크플로 빌더로 작업을 자동화하는 능력 등이다. Asana의 유료 플랜으로 팀 효율을 크게 향상하는 여러 기능을 이용할 수 있다.
기능
하위 작업 등 세부적인 작업: Asana는 작업 생성 시 팀 내 소통이 가능하기 때문에 인기가 많다. 기본 설명이나 작업자 설정 외에도 무제한으로 하위 작업을 추가하고 수정을 위한 파일을 더하고 팀원에게 일을 잘 수행했다는 ‘평가’도 가능하다.
요약 및 개요: 상세 정보는 작업에만 국한되지 않는다. Asana에서 생성한 모든 프로젝트에 자세한 설명을 추가할 수 있다. 이때 각종 유형의 파일도 첨부할 수 있다. 단계, 목표, 현황 보고 등으로 팀원에게 동기를 부여할 수 있다.
팀 전체 소통: @ 태그와 직접적인 메시지 등으로 Asana의 인상적인 소통 기능을 이용할 수 있다. 멀티미디어, 구체적인 댓글, 다양한 프로젝트로의 직접적인 링크 등 팀 전체에 메시지 전송이 가능하다.
수백 개의 연동: 무료 버전에서도 Asana에서는 100여 개의 앱과 연동을 통해 워크플로를 향상할 수 있다. 연동 기능은 간단한 시작 추적 도구부터 심화 워크플로 분석까지 다양하다.
Teamwork의 매력적인 인터페이스로 프로젝트 관리는 훨씬 친근하게 느껴진다
초보자의 경우 프로젝트 관리 소프트웨어는 부담스러울 수 있다. 고도의 전문 기능, 친절하지 않은 용어, 심지어는 지나치게 기술적인 사용자 인터페이스는 프로젝트 관리자가 될 이들을 곤혹스럽게 만들 수 있다. 하지만Teamwork의 직관적이고 단순한 디자인은 이런 걱정을 덜어준다.
그렇다고 기능이 떨어진다는 의미는 아니다. Teamwork는 사용자의 첫 프로젝트 시작을 위한 모든 필요를 제공한다. 작업 관리 외에도 사용자는 기본적인 인보이스 생성, 시간 추적, 100MB 파일을 공유할 수 있다. 인터페이스 색상과 테마도 변경할 수 있다. 업그레이드를 고려한다면 가장 값비싼 플랜을 곧바로 이용할 필요는 없다. 가장 저렴한딜리버(Deliver) 플랜만으로 무제한으로 사용자를 추가하고 협업자를 추가할 수 있다. 다시 말해 화려한 기능이 필요 없다면 월 $10.00에 중간 규모 팀을 관리할 수 있다.
기능
자체 시간 추적 기능: 사용자와 팀원이 각 작업에 투자하는 시간을 간단하게 추적할 수 있다.
기본 인보이스 생성: Teamwork는 무료 버전에서도 기본 인보이스와 청구서를 생성할 수 있는 보기 드문 서비스다.
하위 작업 및 의존성: 가끔 작업 할당보다 보다 구체적인 활동이 필요하다. 하위 작업과 의존성을 추가해서 어떤 작업을 어떻게 할지 꼼꼼히 관여할 수 있다.
기본 대시보드: Teamwork는 대시보드가 가장 낫다고 할 수는 없지만 한눈에 가장 관련 있는 정보를 파악할 수 있다.
Zoho Projects는 유연한 소통이 필수적인 원격 팀에게 유용하다
이미 Zoho 서비스를 팀에서 이용 중이라면 Projects로 한 단계 더 끌어올릴 수 있다. 물론 이 서비스를 이용할 이유는 그 밖에도 더 있다.Projects로 원활하게 팀 내부적으로 소통이 가능하다.
세심한 작업이 요구된다면 Zoho Projects를 활용해 문제 추적, 내장된 메신저 기능, 실시간 피드 등의 기능으로 팀이 늘 같은 생각을 공유할 수 있다.
작업 관리 자체도 매우 인상적이다. 어느 작업에든 댓글을 달고 파일을 업로드할 수 있으며 우선순위를 정하고 완성도 정도를 구체적으로 정할 수 있다. 프로젝트의 진행 상황을 보다 잘 알고 싶다면 프로젝트 대시보드로 모든 관련 정보를 빠르게 파악할 수 있다. 가령 기한이 지난 작업, 문제 현황, 진행 차트 등이 있다.
예상했겠지만 무료 버전에는 제약이 있다. 동시에 2가지 작업까지 최대 3명의 사용자까지만 이용이 가능하다. 저장 용량도 10MB에 그치기 때문에 제약도 상당하다. 대규모 팀과 일한다면 Zoho Project의 프리미엄(Premium) 플랜에 투자하는 것이 답이다.
기능
고급 작업 의존도: Zoho Projects에서는 4가지 작업 의존성을 선택할 수 있다. 의존도를 설정할 때마다 충돌이 없도록 자동으로 작업을 타임라인으로 옮겨 배치한다.
작업 내 문제 추적: Projects의 문제 추적 기능으로 특정 작업에 대한 문제를 확인 가능하다. 해당 문제의 심각성 정도를 설정하고 담당자를 배정하고 맞춤 해결책을 업로드할 수 있다. 영향을 받을 단계에 문제를 연결하면 이 문제를 해결해야만 해당 단계를 완수할 수 있다.
맞춤형 프로젝트 피드: 피드 기능으로 소셜 미디어 피드와 마찬가지로 사용자는 대화를 시작하고 이어갈 수 있다. 단순한 기능 덕에 사용자는 열려 있고 유동적인 프로젝트 내에서 대화를 이어갈 수 있다.
기본 작업 보고: Projects에서는 여러 기본 보고 중에 선택이 가능하다. 현황, 진행 정도, 우선순위, 완성도, 소유자, 태그 등을 모든 작업에서 확인 가능하다.
TeamGantt에서는 클릭 몇 번에 우수한 간트 차트를 만들 수 있다TeamGantt는 간트 차트를 생성하고 작업할 수 있는 가장 간단한 도구다. 사용자 친화적인 인터페이스, 각종 튜토리얼, 직관적인 드래그 앤 드롭 기능으로 TeamGantt는 간트 차트와 프로젝트 관리를 시작하고 싶은 이들에게 이상적인 서비스다.
TeamGantt로 프로젝트를 시작하려면 먼저 계정을 생성하고 템플릿을 고른 후 작업을 타임라인에 추가해야 한다. 작업 길이, 의존도, 작업 관련 단계 등을 클릭 몇 번에 변경 가능하다.
다만 제약으로 다소 복잡한 프로젝트에는 무료 버전이 어울리지 않는다. 여러 프로젝트에 동시에 작업하거나 팀원이 3명 이상이라면 스탠다드(Standard) 플랜에서 필요한 기능을 확인할 수 있다. 초보자이거나 프로젝트가 하나라면 무료 버전을 백분 활용해 기대 이상으로 활용이 가능하다.
기능
RACI 매트릭트: RACI 매트릭스로 각 팀원에게 책임, 책무, 컨설팅, 정보 담당자 역할을 부여할 수 있다. 각 역할에는 미리 설정된 승인 혹은 승낙이 주어진다.
기준선 생성: 프로젝트 시작에 앞서 기준선으로 타임라인을 설정할 수 있다. 기준선 아래로 내려가면 클릭 한 번에 프로젝트의 현황을 기준선과 비교할 수 있다. 이 방식으로 예정보다 지연이 되었는지를 파악하고 필요한 경우 경로를 수정할 수도 있다.
유용한 ‘내 작업(My Tasks)’ 보기: 프로젝트 전체 타임라인을 확인하지 않고도 다음 단계를 파악할 수 있다. 무엇을 언제 해야 하는지만 알고 싶다면 ‘내 작업(My Tasks)’ 보기로 이 정보를 빠르게 파악할 수 있다.
프로젝트 내역: 프로젝트 내역 탭으로 여태껏 프로젝트의 변경사항에 추적할 수 있고 뛰어난 수준으로 감독이 가능하다.
고품질 프로젝트 관리 소프트웨어로 생산성을 다음 단계로 끌어올릴 수 있다. 적은 비용으로 때로는 무료로 이용 가능하다. 오늘 당장 이용해 관리의 격을 높일 수 있는 무료 프로젝트 관리 솔루션은 다양하게 존재한다.
만약 관리할 팀이 없다면 monday.com으로 일정 관리에 크게 도움을 받을 수 있다.
협력 도구가 필요하다면 Asana는 우수한 팀 관리 기능을 제공한다.
마지막으로 빠듯한 일정에 대규모에 복잡한 프로젝트를 관리하고자 한다면 Smartsheet에서 강력한 기능 모음을 제공 중이다. 물론 배우는 데는 다소 시간이 걸린다.
간단하게 말해서 프로젝트 관리 소프트웨어로 팀이 타임라인, 작업, 다양한 프로젝트를 관리할 수 있다. 대다수 프로젝트 관리 소프트웨어는 작업을 할당하고 마감 날짜를 정하고 팀원들과 소통할 수 있다.
어떤 도구냐에 따라 인보이스를 생성하거나 작업 간 의존도 설정 및 자동 데이터 입력도 가능하다.
가장 나은 무료 프로젝트 관리 소프트웨어는?
이 질문에 대한 완전한 답은 없다. 시중에는 뛰어난 무료 프로젝트 관리 소프트웨어가 산재해 있고(물론 평범한 서비스도 많다) 사용자의 니즈에 따라 답은 달라진다.
개인 프로젝트를 보다 효율적으로 관리하는 데 도움이 필요하다면 I monday.com을 추천한다. 무료 버전은 거의 완벽에 가까운 기능 모음을 제공하며 인터페이스도 매우 친화적이다. 대규모 팀을 운영한다면 Asana의 무료 버전으로 수월한 프로젝트 관리를 무제한 팀원과 할 수 있다.
프로젝트 관리 소프트웨어는 필요할까?
개인이든 소규모 팀이든 필요하다. 어떤 이들은 프로젝트 관리 소프트웨어로 생산성, 시간 관리, 소통을 크게 향상할 수 있다. 물론 어떤 이들에게는 워크플로를 복잡하게 만드는 도구일지도 모른다.
대규모 팀이나 원격 팀, 특히 복잡한 프로젝트를 담당하는 경우 프로젝트 관리 소프트웨어는 필수라고 해도 과언이 아니다. 중요한 내용이나 소통이 누락되지 않도록 방지한다.
알맞은 프로젝트 관리 소프트웨어는 어떻게 찾나?
프로젝트 관리 소프트웨어를 고를 때 자신이나 팀의 니즈를 특히 고려해야 한다. 원격으로 일을 한다면? 강력한 소통 기능이 필요하다. 예산이 문제라면? 생산성을 향상하는 무료 프로젝트 관리 도구와 합리적인 가격에 유료 기능을 제공하는 유료 서비스가 있다.
최종 결정에 대해 자세한 정보를 원한다면 2023년도 최상위 프로젝트 관리 소프트웨어에서 목록을 확인해 보자.
안드레스 가넴은 콜로라도에서 태어나 멕시코 시티에서 자라난 프리랜서 작가이자 콘텐츠 크리에이터입니다. 글을 적어내려가지 않을 때 그는 모험적 소설을 읽고, 비디오 게임을 즐겨 하거나 과도하게 많은 커피를 마시곤 한답니다. 커피잔을 들고 있는 그를 보면 그만 마시라고 외쳐주세요. 안 그래도 충분히 손이 떨리고 있으니까요.
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