Las 6 mejores Plataformas de gestión de Proyectos en 2024

Si ya estás haciendo malabarismos con varias tareas y tienes muchas cosas pendientes, utilizar un software de gestión de proyectos puede parecer más trabajo del necesario. Sin embargo, estas aplicaciones pueden ayudarte a dividir tus proyectos en partes más pequeñas para que puedas seguir fácilmente tus actividades y terminarlo todo a tiempo.

Necesitas un software de gestión de proyectos personales que sea asequible y fácil de usar. No obstante, también querrás tener funcionalidades como plantillas ya preparadas que te ayuden a crear rápidamente los proyectos e informes para seguir tu progreso. Además, disponer de almacenamiento de documentos es práctico para tener todo el contenido en un solo lugar.

Tras probar a fondo decenas de opciones populares, ClickUp es la ganadora: ofrece una variada selección de plantillas de proyectos personales que puedes personalizar para adaptarlas a tus necesidades. Además, tiene funcionalidades útiles integradas, como control del tiempo y creación de documentos.

Lo que buscamos en el mejor software de gestión de proyectos para uso personal

Al poner a prueba los programas de gestión de proyectos para este artículo, me centré en las funcionalidades que realmente necesitas para gestionar tus proyectos personales satisfactoriamente.

• Interfaz fácil de usar. Seguramente querrás dedicar tu tiempo a tu trabajo, no a averiguar cómo crear una lista de tareas. Todos los programas de gestión de proyectos personales de mi lista tienen una interfaz sencilla para principiantes, con funcionalidades fáciles de encontrar y utilizar.
• Plantillas de proyectos predefinidas. Solo he incluido aquellos programas de gestión de proyectos personales que ofrecen plantillas predefinidas para ayudarte a empezar. Puedes personalizar estas plantillas para adaptarlas a las necesidades específicas de tus proyectos.
• Gestión eficaz de las tareas. Las mejores opciones para gestionar proyectos personales deben ofrecer funcionalidades de gestión de tareas, como la posibilidad de establecer fechas de entrega y prioridades, añadir recordatorios, adjuntar archivos y notas para obtener información adicional y mucho más.
• Rentabilidad. Todas las aplicaciones de gestión de proyectos personales de mi lista ofrecen planes gratuitos que incluyen acceso a la mayoría de las funcionalidades, o planes de pago asequibles.
• Funcionalidades integradas útiles. Al disponer de funcionalidades integradas, no tendrás que recurrir a servicios externos para conseguir las herramientas que necesitas. Las plataformas de mi lista cuentan con funcionalidades adicionales como almacenamiento de archivos, herramientas de colaboración y creación de documentos.

1. ClickUp: la mayor selección de plantillas de proyectos personales

ClickUp posee una increíble selección de plantillas de proyectos para uso personal, que van desde tableros de ideas hasta planes de presupuesto personal. También es uno de los programas de gestión de proyectos más personalizables del mercado. Su estructura detallada te permite organizar tus tareas y proyectos al más mínimo detalle. Además, puedes cambiar los colores y diseños para personalizar el aspecto de tu espacio de trabajo.

Uno de los aspectos más destacables de ClickUp es la aplicación integrada ClickUp Docs, que te permite crear y editar contenidos. Es un lugar estupendo para tomar notas o apuntar tus listas de comprobación semanales. También puedes editar documentos y comunicarte en tiempo real con tus colaboradores. Asimismo, ClickUp hace que sea fácil gestionar tus proyectos desde cualquier lugar. La aplicación para móviles de ClickUp también te permite crear tareas y documentos, cambiar estados y mucho más.

ClickUp ofrece uno de los planes gratuitos más completos del mercado, cuya única limitación es la cantidad de veces que puedes utilizar determinadas funcionalidades. No obstante, los distintos planes de ClickUp son bastante asequibles y ofrecen más funciones. Incluso los planes más baratos incluyen la mayoría de las funcionalidades prémium, como automatizaciones y acceso para invitados.

Ventajas

• Gestión flexible de tareas. ClickUp te permite establecer prioridades para las tareas y añadir distintos tipos de columnas (por ejemplo, para adjuntar archivos o notas adicionales) para aportar más información.
• Pizarras. Las Pizarras de ClickUp funcionan como mapas conceptuales y te permiten hacer una lluvia de ideas y convertirlas en tareas. Puedes conectar los objetivos del proyecto dibujando o insertando líneas, así como añadir imágenes, notas adhesivas y archivos.
• Barra de herramientas de acciones masivas. Esta herramienta, que te ahorrará tiempo, te permite editar varias tareas, subtareas o documentos a la vez. Puedes actualizar estados, ajustar fechas de entrega, fusionar tareas similares para despejar tu espacio de trabajo y mucho más.
• Ruta crítica y tiempo flexible. Las funcionalidades de informes de ClickUp incluyen la herramienta de Ruta crítica y tiempo flexible (Slack), que muestra qué tareas tienen un plazo ajustable y qué tareas deben completarse a tiempo.

Lee nuestro análisis en profundidad de ClickUp para obtener más información.

2. Smartsheet: la mejor opción para proyectos personales complejos

Smartsheet es una excelente solución para proyectos personales más complejos, ya que su interfaz de cuadrícula te permite gestionar grandes cantidades de información rápidamente. Puedes añadir columnas para todo, desde fechas y listas desplegables hasta contactos y listas de comprobación. Además, puedes adjuntar documentos a filas individuales dentro de las hojas. La plantilla «Lista de tareas del proyecto» de Smartsheet es una excelente opción para gestionar múltiples tareas pendientes del proyecto y tener todos los archivos en un solo lugar.

Si las aplicaciones tipo Excel no son lo tuyo, no te preocupes: Smartsheet te permite visualizar tus proyectos en vista Kanban, Gantt o de calendario. Para hacer un seguimiento de tu trabajo, puedes crear paneles personalizados añadiendo y reorganizando widgets. Por ejemplo, puedes añadir widgets de gráficos, imágenes o formato de texto enriquecido para resaltar las novedades.

Smartsheet ofrece una prueba gratis de 30 días para que puedas probar todas sus funcionalidades. Una vez finalizada la prueba, puedes elegir un plan de pago o seguir utilizando Smartsheet con un plan gratuito. Aunque la versión gratuita te brinda acceso a plantillas, formularios y automatizaciones, solo dispones de dos hojas en total. El plan básico de Smartsheet probablemente sea suficiente para gestionar cualquier tipo de proyecto personal. Tendrás hojas y tableros ilimitados, todas las vistas de proyectos, alertas y notificaciones de tareas y mucho más.

Ventajas

• Comparación de horarios. Con las Líneas de base de Smartsheet, puedes establecer las fechas de inicio, fin y variación de las tareas individuales. Esto te ayudará a comparar tus calendarios de trabajo previstos y reales.
• Pruebas. Las Pruebas de Smartsheet te permiten editar archivos, como imágenes y vídeos, y añadir comentarios a secciones concretas, lo que puede ser útil si estás trabajando en diseños de maquetas.
• Generador de documentos. El generador de documentos de Smartsheet te permite crear documentos personalizados con datos de hojas importados. Lo único que tienes que hacer es asignar los campos de tu hoja a un formulario PDF rellenable o a una plantilla de DocuSign.
• Aplicación móvil totalmente funcional. La aplicación móvil tiene casi todas las funciones de la versión web. Los paneles se adaptan automáticamente al tamaño de la pantalla, y puedes importar directamente datos del calendario de tu teléfono a tus hojas.

Obtén más información en nuestro análisis de expertos sobre Smartsheet.

3. Teamwork: gestión de proyectos rápida y fácil para principiantes

Aunque el nombre de Teamwork hace pensar que solo los equipos pueden aprovechar esta plataforma, eso no significa que no sea una buena opción para organizarse a nivel personal. Es fácil navegar por la interfaz de Teamwork, incluso si nunca has utilizado un software de gestión de proyectos, lo que significa que puedes centrarte en tu trabajo desde el principio.

Crear tu cuenta de Teamwork es muy sencillo, y tras registrarte, podrás crear tu primer proyecto en la misma ventana. Teamwork te guiará para que añadas tareas, crees listas de tareas y elijas la vista de tareas que prefieras. Además de ser fácil de usar, Teamwork también es divertido: puedes personalizar tu panel de control cambiando los colores e incluso añadiendo un logotipo de proyecto.

El plan gratuito de Teamwork incluye funcionalidades básicas de gestión de tareas, como la posibilidad de añadir metas y subtareas concretas para cada proyecto, pero solo puedes tener dos proyectos activos a la vez. Si gestionas varios proyectos, te conviene considerar la posibilidad de pasarte al plan Deliver. Por solo $9.99, puedes crear hasta 300 proyectos, y tendrás acceso a funcionalidades como 20 plantillas de proyecto e informes de estado del proyecto.

Ventajas

• Gestión de tareas personalizable. Teamwork te permite editar tareas en bloque, guardar listas de tareas como plantillas para utilizarlas más adelante y filtrar datos, lo cual es estupendo si trabajas en varios proyectos.
• Búscalo todo. La herramienta «Todo» de Teamwork muestra todas las tareas activas y completadas, enlaces, logros, mensajes, comentarios, archivos y registros de tiempo, de modo que todo esté al alcance de tu mano.
• Plazas de colaborador gratuitas. Si trabajas con más personas en un proyecto, puedes añadir puestos de colaborador gratuitos y establecer permisos de usuario.
• Paquete de productos útiles. El paquete de productos de Teamwork incluye herramientas como Teamwork Chat para enviar mensajes instantáneos y Teamwork Spaces para colaborar en contenidos.

Si quieres saber más detalles, consulta nuestro análisis completo de Teamwork.

4. Zoho Projects: software asequible para proyectos personales sencillos

El sencillo pero eficaz paquete de funcionalidades de Zoho Projects funciona bien para los proyectos más pequeños. Zoho tiene un sistema de objetivos que te permite dividir cada proyecto en trozos más pequeños: objetivos, listas de tareas, tareas y subtareas. Puedes establecer prioridades, añadir recordatorios y establecer dependencias entre tareas relacionadas para asegurarte de que siempre cumplas el calendario.

La herramienta de control del tiempo integrada de Zoho te permite establecer límites de horas de trabajo, controlar varias tareas a la vez y analizar tu eficiencia. Si eres un profesional freelance que factura por horas, te resultará especialmente útil la incorporación de Zoho Invoice. En lugar de crear un documento aparte para facturar, puedes convertir fácilmente tu registro de horas en una factura profesional con solo hacer clic unas pocas veces

El plan gratuito de Zoho Projects incluye mensajería integrada y tres vistas de proyecto, pero sigue estando limitado en cuanto a funcionalidades. Los planes de pago son más baratos que casi cualquier otro software similar, y te brindan un montón de funcionalidades. Por ejemplo, el plan Premium de Zoho incluye proyectos ilimitados y funcionalidades como seguimiento de tiempo y automatizaciones.

Ventajas

• Blueprints. Esta herramienta te permite definir cada paso de un determinado proceso de trabajo. Solo tienes que crear un Blueprint una vez, y puedes reutilizarlo cuando lo necesites para ahorrar tiempo en tareas similares.
• Herramientas de colaboración. Zoho Projects tiene un chat integrado, así como un foro que te permite interactuar mediante hilos de discusión. Para organizar reuniones por videollamada, puedes incorporar la aplicación Zoho Meeting, disponible en el mercado de aplicaciones de Zoho Projects.
• Crea y comparte contenidos. Documentos te permite subir archivos o crearlos desde cero utilizando Zoho Writer (para documentos de texto), Zoho Sheet (para hojas de cálculo) o Zoho Show (para presentaciones de diapositivas).
• Enciclopedia de Zoho. Las Páginas de Zoho Projects te permiten crear una página propia para tu proyecto, similar a la de Wikipedia, para tener toda la información en un solo lugar.

Obtén más información sobre las funcionalidades de este software en nuestro análisis completo de Zoho Projects.

5. Striven: excelente para gestionar tareas (si tienes el presupuesto necesario)

Striven es un software de gestión empresarial con numerosas herramientas para gestionar a tus empleados, clientes y finanzas. Sin embargo, Striven también dispone de un eficaz paquete de funcionalidades de gestión de proyectos, sobre todo en lo que se respecta a la creación y seguimiento de tareas.

Striven te permite añadir varios responsables a una tarea, así como establecer el estado y las horas de trabajo presupuestadas. También puedes añadir una lista de pasos que hay que completar antes de marcar una tarea como finalizada. El panel de tareas te permite hacer un seguimiento del trabajo fácilmente, y puedes configurarlo para que muestre los widgets con la información más importante. Por ejemplo, puedes ver todas las tareas abiertas o completadas y hacer un seguimiento de tu eficiencia semana a semana.

Striven hace que todas sus funcionalidades sean accesibles en todos los planes. La única diferencia es el volumen: los planes de nivel superior te permiten añadir más usuarios y clientes y utilizar más plantillas de proyecto. Sin embargo, ten en cuenta que, además de tu suscripción, tendrás que pagar una comisión mensual de hosting con todos los planes. Puedes utilizar la prueba gratis de 7 días de Striven para ver si se ajusta a tus necesidades.

Ventajas

• 500 plantillas de proyectos. Dependiendo del plan, Striven ofrece hasta 500 plantillas (también conocidas como tipos de proyecto) para ayudarte a acelerar el proceso de crear un proyecto. Puedes ver tus proyectos en las vistas Tablero de proyecto (Kanban), Hitos y Diagrama de Gantt.
• Hub. Striven ofrece un archivador digital que te permite almacenar todo tu contenido, incluidos documentos, enlaces, publicaciones y carpetas.
• Herramientas de comunicación. Puedes crear Discusiones (hilos) para comunicarte con colaboradores individuales o con equipos enteros. Con la función Buzz, puedes crear mensajes para compartir noticias y anuncios.
• Informes sencillos. Los informes de Striven hacen que sea fácil controlar tu progreso. Puedes añadir columnas y filtros para acotar los resultados de tus informes y compartirlos con tus colaboradores.

Lee nuestro análisis completo de Striven para descubrir más detalles.

6. TeamGantt: asombrosos diagramas de Gantt para proyectos personales con objetivos claros

TeamGantt te permite crear diagramas de Gantt eficientes que muestran tu proyecto en una línea de tiempo. Gracias a su editor sumamente intuitivo, puedes añadir fácilmente dependencias de tareas e hitos, cambiar las fechas de inicio y fin de las tareas, y utilizar numerosos filtros para mostrar u ocultar información según lo necesites. El planteamiento limitado de TeamGantt funciona mejor para proyectos sencillos con objetivos claramente definidos.

Aparte de la vista de diagramas de Gantt, TeamGantt también te permite visualizar tus proyectos en vistas de calendario, lista y tablero (tarjeta) para adaptarse a diferentes preferencias. Puedes elegir entre más de 30 plantillas de proyectos versátiles, que incluyen diseños de proyectos personales.

TeamGantt ofrece un plan gratuito que incluye espacio de almacenamiento ilimitado, pero solo puedes trabajar en un proyecto a la vez, y hay un límite de 60 tareas. Para sacar el máximo partido a TeamGantt, tendrás que contratar uno de sus planes de pago, aunque son asequibles. Por ejemplo, el plan Pro incluye 20 proyectos por gestor, tareas y colaboradores ilimitados, y funcionalidades más avanzadas, como la gestión de portafolios y la estimación por horas.

Ventajas

• Vista «Mis tareas». Esta práctica opción te permite acceder a un resumen rápido de tus tareas actuales y próximas. Puedes ver tus tareas como una lista de comprobación o ver el porcentaje de finalización.
• Gestión de portafolios. TeamGantt te permite organizar tu trabajo en carpetas con varios parámetros, como equipo, departamento, cliente y mucho más.
• Estimación por horas. Puedes añadir estimaciones por hora a las tareas o asignarlas a usuarios de tu equipo. Esto puede ayudarte a gestionar la carga de trabajo de tu equipo de forma más eficiente.
• Importar hojas de cálculo. Si ya utilizas hojas de cálculo Excel, puedes importar a TeamGantt los plazos de tus proyectos.

Consulta nuestro análisis de expertos de TeamGantt para obtener más información.

Empieza un proyecto con uno de estos mejores software de gestión de proyectos personales

Todos los programas de gestión de proyectos de esta lista pueden ayudarte a ser ordenado y alcanzar tus objetivos sin fallar en los plazos. No obstante, el mejor software de gestión de proyectos personales para ti dependerá de tus necesidades y gustos específicos.

Si buscas acelerar el proceso de crear tus proyectos personales, ClickUp es mi primera opción. ClickUp posee una amplia variedad de plantillas de proyectos personales y un generador de documentos integrado para tomar notas y colaborar con otros en tiempo real.

Por otro lado, si quieres una solución eficaz para gestionar tareas complejas, Smartsheet es una excelente opción. La interfaz de cuadrícula de Smartsheet te ayuda a procesar grandes volúmenes de información rápidamente y, gracias a su excelente aplicación para móvil, puedes hacerlo en cualquier lugar.

O bien, si eres nuevo en la gestión de proyectos y buscas una forma rápida y sencilla de crear tus proyectos, merece la pena que pruebes Teamwork. Aunque no conozcas los programas de gestión de proyectos, Teamwork tiene una interfaz elegante y colorida por la que es fácil navegar. Además, te ofrece plazas de colaborador gratuitas, lo que resulta muy útil si trabajas con varias personas en un proyecto.

Consulta la siguiente tabla comparativa para comparar rápidamente los programas de gestión de proyectos personales más recomendables.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es el mejor software de gestión de proyectos personales?

La respuesta depende de tus necesidades. Si gestionas varios proyectos, Smartsheet ofrece funciones avanzadas para ayudarte a ordenar la información. Por otra parte, si quieres crear proyectos rápidamente, Teamwork es una buena opción para principiantes.

¿Puedo utilizar un software de gestión de proyectos personales gratis?

¡Por supuesto! ClickUp, por ejemplo, pone a tu disposición la mayoría de sus funcionalidades en el plan gratuito, pero limita la cantidad de veces que puedes utilizarlas. Si necesitas más, los planes de pago de ClickUp son bastante asequibles y ofrecen una excelente relación calidad-precio.

¿Cuáles son algunas funcionalidades importantes que hay que buscar en un software de gestión de proyectos personales?

Un buen software de gestión de proyectos personales debe ser lo suficientemente flexible como para gestionar proyectos de todos los tamaños. Las funcionalidades básicas de gestión de tareas son necesarias para ayudarte a organizar tu trabajo, mientras que las herramientas de elaboración de informes son esenciales para controlar tu progreso. Además, es posible que quieras buscar funcionalidades como almacenamiento de documentos para mantener toda la información importante en un solo lugar.

¿Cómo se puede organizar proyectos personales?

El uso de un software de gestión de proyectos te brindará una visión global de tus proyectos personales, facilitándote así la organización. Además, la mayoría de las plataformas tienen interfaces intuitivas con funcionalidades claramente identificadas, por lo que no tendrás problemas para orientarte aunque nunca hayas utilizado un software de gestión de proyectos.

Echa un vistazo a nuestra lista de los mejores programas de gestión de proyectos en 2024 para encontrar soluciones provistas de muchas funcionalidades pero fáciles de usar que te ayudarán a organizarte y ser productivo.