Zarządzanie projektami budowlanymi: Najlepsze programy 2024

Wszystkie programy do zarządzania projektami reklamują się jako wszechstronne i elastyczne, ale tak naprawdę tylko kilka z nich zapewnia narzędzia niezbędne do skutecznego zarządzania działalnością firmy budowlanej.

Niezależnie od tego, czy jesteś dużym wykonawcą generalnym, czy indywidualnym podwykonawcą, na pewno docenisz funkcje takie jak niestandardowe szablony i raporty, które pozwolą ci na bieżąco śledzić projekty i monitorować postępy pracy. Możliwość komunikacji w czasie rzeczywistym jest niezbędna do ułatwienia współpracy, a łatwy dostęp do narzędzi finansowych może pomóc zoptymalizować procesy płatności i zaoszczędzić czas. Co więcej, zapewne szukasz opłacalnego i łatwego w obsłudze oprogramowania.

Po dokładnym przetestowaniu dziesiątek popularnych opcji znalazłem sześć programów do zarządzania projektami, które pomagają wykonawcom w organizacji, a jednocześnie dbają o zadowolenie ich klientów.

Z uwagi na szablony dla branży budowlanej i raportach opartych na danych moją najlepszą rekomendacją dla złożonych projektów budowlanych jest monday.com. Jego różne widoki projektu pozwalają wizualizować oś czasu projektu i śledzić wszystko na bieżąco. Możesz wypróbować monday.com za darmo lub czytaj dalej, aby sprawdzić, jakie platformy do zarządzania projektami budowlanymi znalazły się na mojej liście.

Czego szukamy w najlepszym programie do zarządzania projektami dla firm budowlanych

Gdy na potrzeby tego artykułu testowałam oprogramowanie, które ułatwia zarządzanie projektami budowlanymi, skupiłam się na funkcjach niezbędnych do skutecznego tworzenia i śledzenia projektów firmy budowlanej.

• Uproszczenie i łatwość obsługi. Twoja uwaga i kreatywność powinny skupiać się na projektach klientów, a nie na zastanawianiu się, jak tworzyć poszczególne zadania. Wszystkie platformy do zarządzania projektami na mojej liście mają intuicyjny interfejs z funkcjami, które łatwo znaleźć i obsługiwać.
• Konfigurowalne szablony projektów. Platformy te oferują szablony projektów, które łatwo dostosowuje się do konkretnych wymagań, np. mogą zawierać pola alokacji zasobów lub raportowania budżetu.
• Narzędzia do współpracy. Utrzymywanie całej komunikacji w jednym miejscu i różne sposoby współpracy są niezbędne dla wszystkich projektów budowlanych. Tego typu funkcje oferują wydajne narzędzia komunikacyjne, np. aplikacje do czatu i współdzielenie pulpitu.
• Przydatne wbudowane funkcje. Moje rekomendacje obejmują programy zawierające dodatkowe funkcje, których może potrzebować twoja firma budowlana, takie jak przechowywanie dokumentów, narzędzia do płatności i wystawiania faktur oraz wiele innych.
• Integracje. Jeśli oprogramowanie nie posiada określonych wbudowanych funkcji, powinno zapewniać do nich łatwy dostęp za pośrednictwem narzędzi innych firm. Wybrane przeze mnie platformy oferują liczne integracje, od planowania po zarządzanie relacjami z klientami i śledzenie wydatków.

1. Monday.com: Najbardziej wszechstronne rozwiązanie dla projektów budowlanych

Monday.com to aplikacja do zarządzania pracą, która pozwala obsługiwać zarówno proste, codzienne zadania, jak i te bardziej złożone projekty. Dzięki szablonowi do zarządzania budową monday.com możesz przydzielać zadania, monitorować status trwających projektów budowlanych w czasie rzeczywistym i kontrolować budżet. Dodatkowo uzyskasz dostęp do ponad 200 szablonów projektów, które dostosujesz do swoich potrzeb.

Świetny system do organizacji od monday.com pozwala na szczegółowe podejście do projektów budowlanych. Szablony posiadają konfigurowalne tablice z elementami, które pokazują poszczególne zadania, kolumny, które wyświetlają dane i grupy ułatwiające segmentację informacji. Pomaga to wizualizować całą pracę.

Darmowy plan monday.com jest dobrą opcją dla podwykonawców. Można w nim dodać maksymalnie dwóch użytkowników, a także uzyskać nieograniczoną liczbę tablic i dwa widoki zadań. Najlepsze funkcje monday.com są dostępne w płatnych subskrypcjach. Plan Standard oferuje najlepszy stosunek jakości do ceny i poleca się go szczególnie większym zespołom. Zapewnia więcej widoków zadań, automatyzacje, integracje i dostęp dla gości. To wszystko pozwala na skuteczne zarządzanie projektami budowlanymi.

Cechy

• Dziewięć widoków zadań. Monday.com oferuje dziewięć sposobów wyświetlania zadań, w tym m.in. Kanban (wyświetla zadania jako karty na tablicy), Gantt (pokazuje zadania z celami na osi czasu), mapę, widok plików i inne.
• Zaawansowane funkcje raportowania. Solidne narzędzia raportowania od monday.com umożliwiają tworzenie pulpitów nawigacyjnych, które wyświetlają dane z wielu tablic, co pozwala na ogólny przegląd projektów budowlanych. Zobaczysz obciążenie pracą swojego zespołu, prześledzisz postępy w czasie i nie tylko.
• Oszczędzające czas automatyzacje. Monday.com posiada bogaty zestaw funkcji automatyzacji, które pomagają zaoszczędzić czas na rutynowych zadaniach. Można ich używać m.in. do tworzenia zadań, wysyłania powiadomień i aktualizowania statusów.
• Kolumna śledzenia czasu. Kolumna śledzenia czasu monday.com (dostępna w najdroższym planie) pozwala monitorować, ile czasu spędzasz na określonym zadaniu, co upraszcza proces płatności.

Przeczytaj naszą pełną recenzję monday.com i dowiedz się więcej.

2. ClickUp: Najlepszy do współpracy w czasie rzeczywistym

ClickUp jest platformą „all in one”, która pozwala zajmować się wieloma rzeczami jednocześnie. W jednej aplikacji otrzymujesz zaawansowane narzędzia do zarządzania projektami (np. współdzielone pulpity i automatyzacje) oraz dodatkowe funkcje, takie jak śledzenie czasu pracy i przechowywanie dokumentów. Szablony specyficzne dla branży budowlanej zostały zaprojektowane tak, aby zapewnić porządek i pomóc w kontroli budżetu i zasobów.

Dzięki wielu opcjom współpracy w ClickUp w czasie rzeczywistym usprawnisz komunikację między osobami pracującymi w terenie a biurem, aby przepływ pracy był płynny. Oprócz wbudowanej funkcji czatu ClickUp oferuje aplikację Docs, która pozwala zespołowi edytować treści w czasie rzeczywistym i współpracować nad wszystkimi rodzajami dokumentów – od koncepcji projektowych po specyfikacje budowy. Kolejną zaletą przechowywania wszystkich dokumentów w jednym miejscu jest możliwość zaoferowania przejrzystości swoim klientom.

ClickUp nawet w swoich tańszych planach udostępnia większość funkcji premium i oferuje dużą wartość w przystępnej cenie. Choć darmowy plan jest solidną opcją dla mniejszych zespołów lub indywidualnych wykonawców, istnieją w nim pewne ograniczenia co do tego, ile razy można korzystać z niektórych funkcji. Plan Business ClickUp prawdopodobnie wystarczy dla firm budowlanych dowolnej wielkości – obejmuje 10 000 automatyzacji miesięcznie, zaawansowane raporty i możliwość dodania do 10 gości.

Cechy

• Konfigurowalny obszar roboczy. ClickUp umożliwia personalizację przestrzeni roboczej poprzez dodanie awatara, zmianę kolorów i układów oraz przełączenie na tryb ciemny (który zmienia kolor tła ekranu na czarny). Jest to szczególnie przydatne podczas pracy w nocy.
• Tablice. Tablice w ClickUp działają jak mapy myśli i pozwalają na wspólną burzę mózgów w jednym miejscu, co może okazać się bardzo pomocne na początkowych etapach projektu budowlanego. Możesz łączyć cele projektu, rysując lub wstawiając poszczególne linie, a także dodawać obrazy, notatki i pliki, aby uzyskać szerszy kontekst.
• Pasek narzędzi akcji zbiorczych. Dzięki tej przydatnej funkcji można edytować wiele zadań, podzadań lub dokumentów jednocześnie. W ten sposób zaktualizujesz statusy, dostosujesz terminy czy połączysz podobne zadania w celu uporządkowania przestrzeni roboczej itp.
• Narzędzie Critical Path & Slack Time. Rozbudowane funkcje raportowania ClickUp obejmują narzędzie Critical Path & Slack Time. Podkreśla ono, które zadania muszą zostać ukończone na czas, a które można przełożyć bez wpływu na długoterminowe terminy.

Przeczytaj naszą szczegółową recenzję ClickUp, aby dowiedzieć się więcej.

3. Smartsheet: Świetne szablony projektów budowlanych

Spośród wszystkich testowanych programów, które ułatwiają zarządzanie projektami w budownictwie, Smartsheet posiada najszerszy wybór szablonów budowlanych. Oferuje specyficzne szablony dla każdego etapu procesu budowlanego, od planowania i szacowania po końcowe kontrole przed zakończeniem projektu. Program ma nawet specjalne szablony dla mieszkaniowych i komercyjnych projektów budowlanych.

Choć Smartsheet, podobnie jak Excel, posiada interfejs siatki, można uniknąć nudnego wyglądu tradycyjnych arkuszy kalkulacyjnych, korzystając z widoków Kanban, Gantt lub Kalendarz. Możesz dodawać wszelkiego rodzaju kolumny, od symboli i dat po kontakty i listy kontrolne. Do poszczególnych wierszy w arkuszach dołączysz także ważne dokumenty, takie jak umowy, zezwolenia i regulaminy.

Mimo że Smartsheet nie ma darmowej subskrypcji, oferuje nieograniczony 30-dniowy okres próbny. Jeśli przypadnie ci do gustu, polecam wykupienie planu Business. Oferuje funkcje, które większość konkurentów zapewnia tylko w swoich niestandardowych planach cenowych, takie jak nieograniczona liczba współpracowników i nieograniczona liczba automatyzacji.

Cechy

• Wbudowane formularze. Niezależnie od tego, czy potrzebujesz danych kontaktowych pracownika, czy opinii klientów, program ten umożliwia wysyłanie formularzy i zbieranie danych. Ponadto podczas dostosowywania formularzy można użyć logiki warunkowej i wyświetlać określone pytania w zależności od wcześniej udzielonych odpowiedzi.
• Korekty. Funkcja Proofs Smartsheet pozwala edytować i zatwierdzać pliki oraz dodawać komentarze do określonych sekcji, co może przydać się w przypadku koncepcji projektowych.
• Kreator dokumentów. Za pomocą tej funkcji stworzysz niestandardowe dokumenty z danymi z arkusza. Wystarczy zmapować pola w arkuszu do wypełnianego formularza PDF lub szablonu DocuSign, jeżeli potrzebujesz zebrać podpisy.
• W pełni funkcjonalna aplikacja mobilna. Aplikacja Smartsheet posiada niemal wszystkie funkcje wersji desktopowej. Pulpity nawigacyjne automatycznie dostosowują się do rozmiaru ekranu, a dane z kalendarza telefonu lub listy kontaktów można bezpośrednio importować do arkuszy.

Dowiedz się więcej, sprawdzając naszą ekspercką recenzję Smartsheet.

4. Jira: Najlepszy dla dużych zespołów budowlanych

Jira Software jest jednym z czterech produktów marki Jira stworzonych w ramach firmy matki Atlassian. Oprogramowanie zapewnia podstawowe funkcje zarządzania projektami, takie jak monitorowanie projektów i zadań oraz zarządzanie obciążeniem pracą.

Jednak w połączeniu z Jira Confluence otrzymujemy wszechstronne rozwiązanie z doskonałymi narzędziami do współpracy. Wykorzystując połączenie możliwości obu produktów Jira, uzyskasz dostęp do ponad 100 konfigurowalnych szablonów i wielu widoków projektów. Obejmuje to pulpit podsumowania projektu, który umożliwia szybki przegląd jego postępów, ostatnich działań, obciążenia pracą i wielu innych aspektów.

Bezpłatny plan Jira Software jest idealny dla mniejszych zespołów, ponieważ obejmuje do 10 użytkowników i zawiera wszystkie podstawowe funkcje zarządzania projektami. Większe firmy budowlane z pewnością skorzystają z subskrypcji Jira Standard. Otrzymujesz wówczas więcej funkcji (np. automatyzacje i dzienniki audytu), a jeśli masz ponad 100 użytkowników, dostaniesz zniżkę na cenę za jednego pracownika.

Ta sama struktura cenowa dotyczy również Jira Confluence – program jest darmowy dla maksymalnie 10 stanowisk, a koszt za jednego pracownika spada wraz ze wzrostem dodanych użytkowników. Ponadto można zaoszczędzić więcej pieniędzy przy wyborze planu rocznego.

Cechy

• Solidny rynek aplikacji. Jira oferuje ponad 3000 integracji, w tym popularne opcje, takie jak Slack do obsługi wiadomości błyskawicznych i Clockify do śledzenia czasu pracy. Wyszukiwanie można filtrować w zależności od tego, czy potrzebujesz aplikacji do zarządzania pracą, czy pracy grupowej.
• Elastyczne uprawnienia użytkowników. Podczas tworzenia nowego projektu budowlanego ustawisz uprawnienia dla członków zespołu i współpracowników, którzy mogą wykonywać w nim poszczególne czynności. Ponadto Confluence umożliwia nadanie indywidualnych uprawnień dla każdej strony.
• Wersjonowanie stron. Narzędzie Jira Confluence do wersjonowania stron umożliwia śledzenie wszelkich zmian wprowadzonych w pliku, porównywanie różnych wersji i, w razie potrzeby, przywracanie poprzedniej, co okazuje się szczególnie przydatne w przypadku koncepcji projektowych.
• Konfigurowalne raportowanie. Jira oferuje kilka sposobów generowania raportów z projektów. Dane można wyświetlać codziennie, co tydzień, co miesiąc, co kwartał lub co rok. Istnieje też opcja wyboru, czy mają się wyświetlać podzadania lub określone statystyki, takie jak osoba przypisana do projektu lub poziom priorytetu.

Sprawdź naszą ekspercką recenzję Jira, aby dowiedzieć się więcej.

5. Teamwork: Najlepszy program do zarządzania projektami budowlanymi dla początkujących

Interfejs Teamwork jest łatwy w nawigacji nawet dla początkujących użytkowników. Podczas konfigurowania konta Teamwork dowiesz się, jak utworzyć swój pierwszy projekt, aby lepiej poznać platformę. Dostosowywanie programu to również bułka z masłem – możesz spersonalizować swój pulpit nawigacyjny, zmieniając kolory, dodając logo firmy, a nawet logo projektu.

Teamwork koncentruje się na pracy z klientami, a jego funkcje okazują się niezwykle przydatne dla generalnych wykonawców. Otrzymujesz darmowe stanowiska klienta i możesz przypisać je podwykonawcom, z którymi regularnie współpracujesz, aby mieli pełny dostęp do wybranych projektów. Program oferuje również bezpłatne miejsca dla współpracowników, które można wykorzystać do dodawania podwykonawców krótkoterminowych.

Teamwork oferuje hojny darmowy plan, który umożliwia dodawanie nieograniczonej liczby współpracowników, ale jednocześnie pozwala mieć tylko dwa aktywne projekty. Niezależnie od wielkości firmy plan Teamwork Deliver jest wysoce opłacalny. Pozwala utworzyć do 300 projektów, dodać nieograniczoną liczbę klientów i uzyskać dostęp do większej liczby funkcji, takich jak zarządzanie obciążeniem pracą i fakturowanie.

Cechy

• Elastyczne zarządzanie zadaniami. Teamwork zapewnia pełną kontrolę nad tworzeniem zadań. Możesz zbiorczo edytować zadania, przypisywać je do wielu użytkowników i zapisywać listy zadań jako szablony do wykorzystania w przyszłości.
• Wbudowane narzędzia do śledzenia czasu pracy oraz fakturowania. Teamwork umożliwia śledzenie czasu pracy dla całych projektów i poszczególnych zadań oraz oznaczanie wpisów czasu do rozliczenia i dodawanie ich do faktur. Możesz także wysyłać faktury bezpośrednio z platformy lub eksportować je do QuickBooks lub Xero.
• Wyszukiwanie wszystkiego. Zakładka „Wszystko” w Teamwork pokazuje każde aktywne i ukończone zadanie, linki, kamienie milowe, wiadomości, komentarze, pliki, a nawet dzienniki czasu, dzięki czemu szybko znajdziesz to, czego potrzebujesz.
• Rozbudowany pakiet produktów i integracji. Pakiet produktów obejmuje narzędzia takie jak Teamwork Chat (komunikator internetowy), Teamwork Spaces (współpraca nad treścią) i Teamwork Desk (zarządzanie zgłoszeniami klientów). Ponadto Teamwork można zintegrować z ponad 50 narzędziami innych firm, takimi jak Slack, Zapier czy HubSpot.

Aby dowiedzieć się więcej, przeczytaj naszą zaktualizowaną recenzję Teamwork.

6. Zoho Projects: Najlepszy dla mniejszych firm budowlanych

Prosty, ale solidny zestaw funkcji Zoho Projects dobrze sprawdza się w przypadku mniejszych zespołów. Oprogramowanie wykorzystuje system kamieni milowych, który pozwala podzielić każdy projekt na mniejsze części – kamienie milowe, listy zadań, zadania i podzadania. Stworzysz tu też niestandardowe pulpity nawigacyjne i dodasz widżety, takie jak podsumowanie czasu pracy czy status budżetu, aby wyświetlać najważniejsze informacje dla każdego projektu.

Zoho Projects posiada znakomite funkcje do współpracy, które pomagają zespołom w koordynacji i komunikacji. Dostępna jest wbudowana funkcja czatu do rozmów w czasie rzeczywistym oraz forum, na którym można publikować tematy i wchodzić w interakcje za pośrednictwem wątków dyskusji. W przypadku spotkań wideo można zintegrować aplikację Zoho Meeting, która znajduje się w Zoho Projects App Market.

Program posiada darmowy plan (dla zespołów do 3 użytkowników) i dwa przystępne cenowo płatne subskrypcje. Plan Premium Zoho ma wystarczającą funkcjonalność dla większych zespołów. Otrzymujesz nieograniczoną liczbę projektów, funkcje takie jak śledzenie czasu i budżet projektu, a także dostęp do integracji Zoho, w tym Zoho Meetings, Zoho Invoices, Zoho Forms i wielu innych.

Cechy

• Plany. Zoho Projects oferuje funkcję Plan, która pozwala zdefiniować każdy krok określonego procesu pracy. Plan wystarczy utworzyć tylko raz i można go ponownie wykorzystać w razie potrzeby.
• Wykorzystanie zasobów. Ta przydatna funkcja pokazuje obciążenie pracą każdego członka zespołu, aby upewnić się, że nikt nie ma za dużo lub za mało pracy.
• Tworzenie i udostępnianie treści. Funkcja Zoho Documents umożliwia przesyłanie plików lub tworzenie ich od podstaw za pomocą Zoho Writer (dla dokumentów tekstowych), Zoho Sheet (dla arkuszy kalkulacyjnych) lub Zoho Show (dla prezentacji slajdów).
• Zoho Encyclopedia. Funkcja Strony Zoho Projects umożliwia utworzenie własnej wersji strony Wikipedii dla projektu, aby przechowywać wszystkie informacje w jednym miejscu.

Dowiedz się więcej o wadach i zaletach Zoho z naszej eksperckiej recenzji.

Jakie jest najlepsze oprogramowanie ułatwiające zarządzanie projektami budowlanymi?

Wszystkie platformy do zarządzania projektami z tej listy pozwalają na bieżąco śledzić każdy projekt – zarówno duży, jak i mały. Najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami dla twojej firmy budowlanej musi spełniać wszystkie twoje potrzeby.

Jeśli zarządzasz złożonymi projektami budowlanymi, monday.com będzie najlepszym wyborem. Jego szczegółowy system ułatwia przeglądanie przebiegu pracy, a skuteczne narzędzia do automatyzacji i raportowania sprawiają, że proces budowy przebiega płynnie.

Jeśli Twoim priorytetem jest współpraca w czasie rzeczywistym, ClickUp ma wszystko, czego potrzeba do odniesienia sukcesu. Posiada wbudowaną funkcję czatu i przechowywania dokumentów, co umożliwia zespołowi współpracę nad projektami w czasie rzeczywistym i zapewnia, że wszyscy są na bieżąco z najnowszymi wdrożeniami.

Jeśli chcesz przyspieszyć proces tworzenia projektów budowlanych, warto wypróbować Smartsheet. Oferuje on zróżnicowany wybór szablonów projektów budowlanych, które obejmują wszystkie ich rodzaje i etapy.

Najczęściej zadawane pytania

Jaki jest najlepszy program do zarządzania projektami budowlanymi dla małych firm?

To zależy od twoich priorytetów. Jeśli chcesz szybko tworzyć projekty, Smartsheet oferuje świetne szablony budowlane, które pomogą ci rozpocząć pracę. Jeśli zaś szukasz wbudowanych funkcji w przystępnej cenie, takich jak śledzenie czasu pracy czy przechowywanie dokumentów, warto rozważyć Zoho Projects.

Czy mogę korzystać z oprogramowania do zarządzania projektami budowlanymi za darmo?

Oczywiście. Wiele platform do zarządzania projektami oferuje świetne darmowe plany, które obejmują podstawowe i zaawansowane funkcje. Np. ClickUp oferuje większość swoich funkcji za darmo, ale ogranicza to, ile razy można z nich skorzystać. Jeśli osiągniesz limit, a wciąż potrzebujesz jakiegoś narzędzia, płatne plany ClickUp mają dość przystępne ceny, więc warto z nich skorzystać.

Jakie funkcje powinien mieć program do zarządzania projektami budowlanymi?

Solidna platforma do zarządzania projektami budowlanymi powinna być wystarczająco elastyczna, aby obsługiwać projekty każdej wielkości. Narzędzia do raportowania są niezbędne do monitorowania postępów prac, podobnie jak możliwości współpracy w celu utrzymania komunikacji. Wbudowane przechowywanie dokumentów przydaje się w przypadku koncepcji projektowych i oferowania klientom przejrzystości. Z kolei narzędzia do śledzenia czasu i fakturowania pomagają usprawnić procesy w firmie.

Aby uzyskać więcej rozwiązań, zapoznaj się z naszą listą najlepszych programów do zarządzania projektami 2024.

Czy monday.com to dobry program dla firmy budowlanej?

Monday.com oferuje szablony zarządzania budową, które pomogą ci rozpocząć realizację projektów. Zapewnia ogólny przegląd przebiegu pracy oraz skuteczne narzędzia do automatyzacji i raportowania, które pozwalają zoptymalizować procesy i na bieżąco nadzorować zadania. Monday.com ma również intuicyjny, kolorowy interfejs, który jest łatwy w nawigacji, więc stanowi dobrą opcję zarówno dla początkujących, jak i doświadczonych kierowników projektów budowlanych.