10 softwares de gestão de tarefas: facilite seu trabalho 2025

Quando você já tem muitas tarefas para lidar, tentar encontrar uma forma eficaz de administrá-las costuma ser uma missão bem assustadora. Há inúmeras ferramentas disponíveis, e todos têm uma opinião diferente sobre o que funciona melhor para eles.

Encontrar o melhor software de gestão de tarefas que seja acessível e intuitivo pode ajudá-lo a criar um sistema que funcione para você. Recursos como templates prontos ajudam a otimizar o monitoramento de tarefas, enquanto rastreadores de tempo e relatórios auxiliam a acompanhá-las por inteiro.

Para ajudar você a encontrar a melhor opção para suas necessidades específicas, testei minuciosamente todos os principais players do mercado — e, para mim, o vencedor claro é a monday.com. Com ótima capacidade de personalização e capacidade de ser escalada, ela é um software versátil que oferece um alto custo-benefício para todos aqueles que estão tentando lidar com muitas tarefas ao mesmo tempo.

O que procuramos no melhor software de gestão de tarefas

Enquanto eu testava diferentes softwares de gestão de projetos, certifiquei-me de procurar por recursos cruciais para o gerenciamento de tarefas, incluindo o seguinte:

• Interface intuitiva. Procurei interfaces intuitivas e fáceis de usar, com um layout limpo, menus de fácil acesso e opções personalizáveis para atender a diversas preferências. Minhas principais escolhas também oferecem um conjunto diversificado de visualizações de projeto para ajudar sua equipe a gerenciar tarefas com mais facilidade.
• Gestão de tarefas eficaz. As melhores ferramentas permitem definir prioridades, prazos e tags para manter as tarefas estruturadas. Muitas opções na minha lista também incluem recursos de automação e IA que otimizam os fluxos de trabalho e aumentam a produtividade.
• Ferramentas de colaboração. A colaboração é vital para muitas equipes, então avaliei o quão bem o software de gestão de tarefas facilita o trabalho em equipe. Busquei recursos como listas de tarefas compartilhadas, atribuições de membros da equipe e atualizações em tempo real para garantir uma colaboração perfeita.
• Integração com outros apps. A capacidade de integração com outros aplicativos pode aprimorar significativamente o fluxo de trabalho. Escolhi softwares de gerenciamento de tarefas que oferecem integração perfeita com clientes de e-mail, aplicativos de mensagens diretas e ferramentas de produtividade.
• Preço justo. Priorizei softwares de gestão de tarefas com preços competitivos e acessíveis, garantindo que sua equipe obtenha um excelente custo-benefício. Algumas das minhas escolhas também oferecem planos gratuitos, ideais para freelancers ou pequenas equipes.

1. monday.com: melhor software de gestão de tarefas em termos gerais

Se você tem uma equipe iniciante ou uma empresa bem estabelecida, a monday.com oferece as ferramentas de que precisa para se manter atualizado sobre suas tarefas. Você conta com diversas visualizações de projetos, incluindo Gráfico, Volume de Trabalho e Linha do Tempo, portanto sua equipe pode ver o progresso das tarefas da melhor maneira possível.

A interface é simples e intuitiva, com um flexível sistema drag-and-drop que permite rapidamente organizar e reordenar tarefas no seu quadro de projeto. Caso sua equipe costume lidar com tarefas repetitivas, você pode configurar automações e criar fluxos de trabalho para otimizar o processo, tornando mais fácil gerenciar seu volume de trabalho.

O plano gratuito da monday.com suporta até dois usuários e permite criar até três quadros. Embora o acesso aos recursos mais avançados exija uma assinatura paga, os preços são bem razoáveis, considerando o custo-benefício obtido. O plano Padrão provavelmente atenderá a todas as suas necessidades, pois inclui automações, integrações e acesso de convidados.

Todos os planos pagos da monday.com vêm com um teste grátis de 14 dias, portanto você pode explorar os recursos sem riscos.

Recursos e benefícios

• Rastreador de tempo integrado. A partir do plano Profissional, você conta com um widget de rastreamento de tempo. Você pode usá-lo para monitorar o tempo gasto em tarefas e avaliar se o tempo da sua equipe está sendo otimizado.
• Integrações externas. Com integrações perfeitas com ferramentas populares como Google Drive, Trello, Slack e muito mais, a monday.com garante uma colaboração e sincronização de dados perfeitas entre todas as plataformas.
• monday AI. A partir do plano Padrão, você tem acesso a uma ampla gama de recursos de IA, como templates, colunas e ferramentas de escrita. Por exemplo, você pode descrever uma tarefa, e o template de IA irá gerar uma fórmula para ajudar a concluí-la de modo mais eficiente.
• Aplicativo móvel. O aplicativo móvel (disponível para iOS e Android) mantém você conectado onde estiver, permitindo gerenciar e organizar tarefas em qualquer lugar. Ele oferece suporte à maioria das visualizações de tarefas da versão desktop, além da exclusiva visualização de bateria, que permite ver o progresso do seu projeto num relance.

Leia nossa avaliação especializada da monday.com para mais detalhes.

2. Smartsheet: melhor software de gestão de tarefas para projetos complexos

O Smartsheet certamente se destaca como mais uma opção robusta para gestão de tarefas, particularmente para lidar com projetos complexos que contêm muitas partes móveis ou exigem análises de dados extensas. Gostei das diversas opções de visualização disponíveis, incluindo sua exclusiva opção de grade, na qual você pode adicionar quantas colunas precisar, bem como criar e editar fórmulas assim como no Excel.

É possível acompanhar o progresso facilmente usando a coluna de conclusão de tarefas do Smartsheet, que permite atualizar rapidamente seu progresso (manualmente ou com uma fórmula) sem precisar esperar a conclusão da tarefa. É um ótimo recurso se você costuma lidar com várias tarefas dependentes ao mesmo tempo. Visualmente, você também pode ordenar linhas por categoria, incluindo status, data de modificação e responsável. O Smartsheet é suficientemente flexível a ponto de permitir que você selecione vários critérios para agrupamento.

Ao criar uma conta do Smartsheet, você se inscreve em um teste grátis de 30 dias do plano Empresa. Ele inclui planilhas e relatórios ilimitados e acesso a mais de 140 integrações. É uma boa forma de testar os recursos premium sem compromisso. Porém, você precisará adquirir uma assinatura após o período de teste para continuar usando suas planilhas.

Recursos e benefícios

• Recursos avançados de relatórios e painéis. Os recursos de painéis e relatórios do Smartsheet fornecem insights valiosos sobre o progresso dos projetos, ajudando você a otimizar sua gestão de tarefas e a tomar decisões orientadas por dados.
• Poderoso aplicativo móvel. O aplicativo móvel do Smartsheet (disponível para iOS e Android) permite gerenciar e organizar tarefas a partir de qualquer lugar. Você pode carregar dados em suas planilhas, relatórios e painéis, responder a comentários e aprovar solicitações instantaneamente, para que não haja atrasos.
• Dependências de tarefas. O Smartsheet permite que os usuários estabelecem dependências de tarefas, garantindo a conclusão das tarefas na ordem certa para manter o fluxo do projeto. Se houver mudança na duração da tarefa ou na tarefa precedente, o Smartsheet automaticamente ajustará todas as datas na série.
• Gestão de recursos. Esta função permite que você acompanhe e aloque os recursos da equipe de forma eficiente com ferramentas de agendamento, controle de tempo e orçamentos. Você poderá garantir que as tarefas sejam distribuídas uniformemente entre os membros da equipe.

Para uma análise mais detalhada, confira nossa avaliação especializada do Smartsheet.

3. Teamwork: melhor software de gestão de tarefas para trabalhos de clientes

Criar uma tarefa no Teamwork leva minutos, e o painel personalizável permite ver rapidamente o progresso das tarefas, marcos e o tempo registrado para todos os seus projetos. Gostei particularmente da capacidade de editar tarefas em massa e salvar listas de tarefas como templates, o que economiza tempo se você estiver trabalhando em vários projetos.

O Teamwork realmente se destaca quando se trata da colaboração com clientes. Você pode adicionar aos seus projetos colaboradores externos à sua organização gratuitamente e gerenciar o acesso caso a caso. Isso significa que eles podem comentar em tarefas, registrar tempo e até mesmo criar novas tarefas, dependendo de suas permissões de acesso.

O plano grátis do Teamwork inclui templates ilimitados para listas de tarefas, registro de tempo e ferramentas de criação de faturas, mas você fica limitado a dois projetos ativos por vez. O acessível plano Deliver oferece 20 templates de projeto, automações e a capacidade de criar até 300 projetos, o que o torna uma opção com ótimo custo-benefício.

Recursos e benefícios

• Disponibilidade multilíngue. O Teamwork oferece seu software em mais de 40 idiomas, fazendo dele uma opção acessível e econômica para equipes e colaborações globais.
• Ferramentas de gerenciamento de clientes. Você pode rastrear facilmente as horas faturáveis para tarefas e criar faturas para seus clientes com estas ferramentas grátis. A ferramenta de rastreamento de tempo também pode ajudar sua equipe a avaliar como maximizar melhor seus recursos.
• Relatórios de burndown. O recurso de relatórios de burndown do Teamwork está disponível em todos os planos. Ele permite ver as tendências de taxa de conclusão de tarefas a fim de avaliar o progresso de projetos.
• Meu Calendário. Com o recurso Meu Calendário do Teamwork, você pode ver suas tarefas e eventos do Google Agenda em uma visualização única. É possível arrastar e soltar tarefas para criar blocos de tempo, bem como editar facilmente eventos do Google Agenda.

Confira nossa avaliação completa do Teamwork para mais recursos.

4. Zoho Projects: melhor software de gestão de tarefas para sincronizar seu trabalho

O Zoho Projects permite dividir seus projetos em tarefas menores e definir marcos para acompanhar o progresso. Você também pode definir prioridades, adicionar lembretes e criar dependências entre tarefas relacionadas para manter a organização.

Como parte de uma suíte mais ampla de apps nativos (tanto grátis quanto pagos), o Zoho Projects é uma boa opção para otimizar todos os seus processos corporativos. Algumas das ferramentas que você pode integrar gratuitamente incluem o Zoho Invoice, para criar templates de faturas e aceitar pagamentos online, e o Zoho Meeting, para chamadas de equipes.

Embora o Zoho Projects ofereça excelentes capacidades específicas para tarefas, sua interface pode parecer desorganizada devido à excessiva quantidade de botões espalhados no topo, rodapé e barras laterais. Mesmo assim, depois de se familiarizar com a plataforma, você poderá usar ferramentas poderosas a preços bastante acessíveis. Além do plano gratuito, você pode experimentar os planos pagos do Zoho Projects com um teste grátis de 10 dias.

Recursos e benefícios

• Carga de trabalho de responsáveis por tarefas. Você pode monitorar as cargas de trabalho de tarefas da sua equipe para equilibrar as atribuições e maximizar a produtividade.
• Blueprint. Este recurso permite definir cada etapa de um processo de trabalho específico. Você só precisa criar um Blueprint uma vez e pode reutilizá-lo conforme necessário para economizar tempo em tarefas semelhantes.
• Wiki interno. O Zoho Projects Pages permite criar um centro de conhecimento centralizado onde você e sua equipe podem colaborar.
• Rastreamento de bugs. Rastreie e resolva problemas de software de modo eficiente com os recursos de rastreamento de bugs do Zoho Projects.

Leia nossa avaliação especializada do Zoho Projects para mais detalhes.

5. Jira: melhor software de gestão de tarefas para equipes ágeis

O Jira concentra-se na metodologia ágil, oferecendo ferramentas para planejamento de sprint, rastreamento de problemas e gerenciamento de fluxo de trabalho. Embora seu foco ágil possa parecer técnico, o Jira também fornece visualizações de projeto familiares, como Lista, Calendário e Linha do Tempo, facilitando o acompanhamento de tarefas, independentemente de sua metodologia.

Cada item de trabalho (anteriormente conhecido como “problema”) registrado no Jira exibe informações pertinentes, como responsável, status, prazo e prioridade, para que seus colegas de equipe possam acompanhar qualquer tarefa. Além disso, você pode colaborar diretamente no item de trabalho adicionando comentários, documentos e colaboradores como parte de uma lista de “observação”.

O plano gratuito do Jira funciona muito bem para equipes menores ou startups com orçamentos limitados. Você pode adicionar até 10 usuários e obter recursos como tarefas ilimitadas, automações personalizadas e até 100 notificações diárias por e-mail. Para equipes maiores, o plano Premium pode oferecer o melhor custo-benefício, com ferramentas de IA, mais regras de automação e dependências de tarefas entre projetos.

Recursos e benefícios

• Quadros Scrum e Kanban. O Jira oferece quadros Scrum e Kanban personalizáveis, permitindo que sua equipe visualize e gerencie tarefas de uma forma que se adapte ao seu fluxo de trabalho.
• Inúmeros apps. O Jira oferece acesso a mais de 1.000 integrações gratuitas e pagas. O marketplace de apps é fácil de navegar — e você encontra mais de 300 ferramentas específicas para tarefas, como listas de verificação, agendadores e aplicativos de chat ao vivo.
• Quadros entre projetos. Se sua equipe estiver lidando com um projeto grande com vários estágios, dividi-lo em quadros entre projetos pode manter os membros da equipe focados em suas próprias tarefas, ao mesmo tempo em que fornece uma visão geral mais ampla para a gerência e as partes interessadas.
• Backlogs. Backlogs funcionam como listas de tarefas para seus projetos, e você pode usá-los para rastrear tarefas que deseja realizar no futuro, garantindo que não perca nada.

Leia nossa avaliação especializada do Jira para mais detalhes.

6. ClickUp: melhor software de gestão de tarefas para colaboração em tempo real

A estrutura flexível do ClickUp permite que você gerencie tarefas facilmente do início ao fim. Você pode escolher entre diversos templates de lista de tarefas, adicionar colunas como atualizações de progresso de IA para fornecer mais informações e configurar um banco de dados para tarefas usadas com frequência.

Você pode manter todos em sua equipe na mesma página (literalmente) usando a gama de ferramentas de colaboração do ClickUp. As ferramentas integradas de Documentos e Quadros Brancos ajudam sua equipe a fazer brainstorming e criar tarefas diretamente a partir de suas ideias compartilhadas.

O plano gratuito do ClickUp é incrivelmente generoso, dando acesso a quase todos os recursos, com limitações apenas no número de vezes que você pode usá-los. Dito isso, a grande quantidade de recursos torna a interface do ClickUp por vezes difícil de navegar. Pode haver uma curva de aprendizado mais acentuada em comparação com outras opções nesta lista, principalmente se você for iniciante.

Recursos e benefícios

• Ampla biblioteca de templates. O ClickUp oferece uma ampla coleção de templates pré-criados para diversos setores e fluxos de trabalho, agilizando o gerenciamento de tarefas. Cada template também inclui dicas sobre como melhor configurá-lo e usá-lo.
• Barra de ferramentas de ações em massa. Este recurso que economiza tempo permite fazer alterações em massa, como adicionar ou excluir tarefas, atualizar o status das tarefas e gerenciar responsáveis. Se você tiver várias tarefas que precisam ser atualizadas ao mesmo tempo, isso pode simplificar o processo.
• Extensão para Chrome. A extensão gratuita do ClickUp para Chrome permite criar tarefas e controlar o tempo enquanto navega online. Você pode adicionar e-mails e links de sites às tarefas e salvar notas para manter o controle.
• ClickUp Brain. O complemento de IA do ClickUp simplifica o gerenciamento de tarefas gerando modelos de tarefas, resumos e relatórios de status. Além disso, ele gera tarefas diretamente a partir do seu chat, criando e atribuindo itens de ação automaticamente.

Saiba mais sobre o ClickUp em nossa avaliação detalhada.

Outras opções notáveis de software de gestão de tarefas

Na minha busca pelos melhores softwares de gestão de tarefas, encontrei algumas ferramentas que não entraram na minha lista dos 6 melhores. Mesmo assim, essas plataformas se saíram bem e devem ser consideradas se você procura mais opções para avaliar.

7. HubSpot

O HubSpot é, antes de tudo, um software de gestão de relacionamento com o cliente (CRM), mas também oferece recursos de gerenciamento de tarefas para ajudar você a se manter organizado. O plano gratuito abrange o básico, permitindo que você atribua tarefas, adicione notas e vincule tarefas a uma campanha específica de marketing ou vendas.

Porém, para obter ferramentas mais avançadas de gestão de tarefas e projetos, você deverá assinar o plano Profissional, e o preço pode aumentar significativamente dependendo do tamanho da sua equipe. Você pode usar o teste grátis de 14 dias do HubSpot para testar os recursos premium sem riscos.

8. Striven

O Striven é um software de gestão empresarial com ferramentas robustas para gerenciar funcionários, clientes e finanças. Ele também possui um conjunto sólido de recursos de gerenciamento de tarefas. Por exemplo, você pode atribuir vários membros da equipe a uma tarefa, definir horas de orçamento e criar listas de verificação para garantir que cada etapa seja concluída antes de marcar uma tarefa como concluída.

No entanto, os vários recursos do Striven não são baratos, por isso o preço pode ser muito alto se você estiver interessado apenas em gestão de tarefas. Ainda assim, você pode testar o software com um teste grátis de 7 dias.

9. TeamGantt

O TeamGantt foi projetado para criar gráficos de Gantt, os quais exibem projetos em uma linha do tempo. Com seu intuitivo agendador drag-and-drop, você pode facilmente adicionar dependências de tarefas, definir datas de início/término e deixar comentários, entre outras ações padrão de gestão de projetos.

O plano gratuito do TeamGantt é bastante restritivo, pois permite adicionar apenas até 60 tarefas. O plano pago não é barato, considerando que faltam alguns recursos que outros softwares desta lista oferecem, como um criador de documentos e automações. Ainda assim, o TeamGantt pode ser uma boa opção para projetos pessoais ou de pequena escala.

10. Bonsai

Com recursos como um criador de contratos, templates de propostas e faturamento automático, o Bonsai tem como objetivo auxiliar freelancers e pequenas agências com tarefas administrativas. No lado da gestão de tarefas, você pode criar uma fila no estilo de lista de verificação e organizar seus projetos em pastas para acompanhar seu trabalho.

Os recursos de gestão de projetos do Bonsai são bem limitados, mas vale a pena considerá-lo se você estiver procurando por ferramentas eficientes para clientes e administradores.

Descubra o melhor software de gestão de tarefas para suas necessidades específicas

Dependendo de suas necessidades específicas, cada uma dessas opções de software traz pontos fortes valiosos para a mesa, garantindo uma experiência de gestão de tarefas eficiente e contínua. Qualquer um deles será útil e ajudará a tornar o gerenciamento de suas tarefas mais eficaz.

Se você está procurando personalização e escalabilidade, a monday.com é minha principal recomendação. Ela oferece uma infinidade de recursos de gestão de tarefas e é fácil de usar (além de ser bastante agradável aos olhos).

Por outro lado, se você está lidando com projetos complexos, opte pelo Smartsheet. É especialmente útil para lidar com projetos complexos e fluxos de trabalho diversos para equipes que precisam de recursos de relatórios granulares.

No entanto, se você está trabalhando com clientes e quer uma plataforma poderosa, mas fácil de usar, o Teamwork é uma excelente opção. Sua interface intuitiva interface facilita a criação e a gestão de tarefas, e você ganha licenças de colaborador gratuitas.

Perguntas frequentes

Qual é o melhor software de gestão de tarefas?

O melhor software de gestão de tarefas depende, em última análise, das suas necessidades e preferências específicas. No entanto, se você valoriza personalização e escalabilidade, a monday.com surge como uma opção robusta e versátil. Ela oferece uma interface amigável, amplo espaço para personalizar fluxos de trabalho e pode se adaptar a equipes de qualquer tamanho ou setor.

Como posso organizar minhas tarefas gratuitamente?

Se você quer organizar suas tarefas gratuitamente, o ClickUp é uma excelente escolha. Ele oferece o plano gratuito mais abrangente disponível. Com a vasta biblioteca de recursos do ClickUp, incluindo painéis personalizáveis, priorização de tarefas e ferramentas de colaboração, você pode gerenciar suas tarefas e projetos com eficiência, sem qualquer compromisso financeiro.

Como faço para organizar facilmente as tarefas da minha equipe?

Para organizar facilmente as tarefas da sua equipe, considere usar um software de gestão de tarefas. Por exemplo, a interface simples do Teamwork facilita a organização de tarefas, mesmo se você for um iniciante. Você pode personalizar seu espaço de trabalho ativando e desativando colunas. Além disso, você pode usar o recurso Meu Calendário para obter uma visão geral de suas tarefas e eventos do Google.

Qual é o melhor gerenciador de tarefas com IA?

A monday.com se destaca com recursos como categorização automática de tarefas, atribuição de tarefas e resumo de texto, que ajudam você a concluir tarefas com mais eficiência. Ela ainda oferece um agente de IA chamado Project Analyzer, que monitora vários projetos simultaneamente e alerta você sobre riscos e atualizações em tempo real.

Um software de gestão de tarefas é capaz de lidar com projetos grandes?

Sim, um software de gestão de tarefas pode ser muito eficaz na simplificação de grandes projetos. Por exemplo, a interface baseada em grade do Smartsheet facilita a divisão de projetos maiores em tarefas menores, enquanto as funções de gerenciamento de recursos ajudam a alocar cargas de trabalho de forma eficiente. Além disso, painéis e ferramentas de relatórios em tempo real garantem visibilidade do andamento dos projetos.

Quais recursos devo procurar em um software de gestão de tarefas?

Ao escolher um software de gestão de tarefas, procure por uma interface intuitiva, ferramentas de organização de tarefas e recursos de colaboração. Você também deve considerar integrações, suporte multiplataforma, acompanhamento de progresso, lembretes por e-mail e segurança robusta. Confira nossos melhores softwares de gestão de projetos em 2025 para ver algumas ótimas opções.