monday.com opiniones: ¿el mejor software de PM de 2025?

Un software de gestión de proyectos potente, interesante e intuitivo

Puesto que dispone de una interfaz atractiva y herramientas eficaces, monday.com se sitúa como uno de los mejores software de gestión de proyectos.

Aun así, nos preguntamos si monday.com es el mejor de todos o, si por el contrario, es más de lo que aparenta. Tras haberlo probado a fondo, puedo decir que monday.com ofrece un buen rendimiento, pero no es perfecto.

monday.com tiene una gran variedad de funciones adecuadas tanto para principiantes como para usuarios avanzados. Sus funciones abarcan todo tipo de procesos, desde la planificación diaria hasta la gestión de tareas más complejas, como las columnas de fórmulas y los filtros complejos.

Además, está disponible en 15 idiomas: inglés, español, francés, alemán, portugués, ruso, japonés, polaco, holandés, italiano, coreano, sueco, chino tradicional, chino simplificado y turco.

Aun así, es poco probable que monday.com sea la mejor opción para quienes busquen un software de gestión de proyectos gratis o barato. Ni el plan gratuito ni el básico tienen muchas de las funciones que hacen de monday.com una buena herramienta.

En cualquier caso, es una buena opción para muchos usuarios. De hecho, monday.com es, sin lugar a duda, uno de los software de gestión de proyectos más completos del mercado y es muy fácil de usar, aunque no lo parezca por su eficacia y capacidad. Aun así, antes de suscribirte, te aconsejo seguir leyendo para saber si es la mejor opción en tu caso.

Si tienes una empresa pequeña, trabajas por cuenta o te dedicas a la consultoría y buscas una solución de gestión de proyectos económica, quizá te interese Google Workspace. Tiene herramientas impresionantes, tanto de comunicación como de colaboración y productividad, que te ayudarán a llevar las tareas al día y a optimizar el flujo de trabajo.

Por otro lado, las empresas más grandes podrían beneficiarse de la integración de monday.com y Workspace para así aprovechar herramientas como Chat (para comunicarse en tiempo real) y Meet (para tener reuniones virtuales). Si quisieras vincular las dos plataformas, tendrías que suscribirte a un plan de Workspace y luego añadir la aplicación de monday.com desde el mercado o marketplace de Google. Otra opción sería integrar aplicaciones individuales de Workspace en tu cuenta de monday.com para tenerlo todo en un solo lugar.

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monday.com tiene (casi) todo lo que necesitas

La interfaz de monday.com combina los espacios de trabajo, los equipos y los tableros para que visualices los proyectos y las tareas activas.

Los tableros se componen de grupos, columnas, elementos y subelementos. Los elementos son las tareas individuales; los grupos te ayudan a segmentar la información y las columnas almacenan y muestran los datos reales. Todo ello se puede personalizar ampliamente.

Al disponer de esta configuración, podrás asignar tareas; establecer prioridades para las fechas límites, los estados y las dependencias; etiquetar a compañeros y a invitados; fijar permisos; añadir archivos y enviar notificaciones.

También puedes cargar varios paneles de datos para ayudarte a comprender el rendimiento de tu equipo gracias al indicador clave de rendimiento (KPI por sus siglas en inglés).

Así pues, queda claro que monday.com no está corto de funciones. Aun así, vamos a profundizar en algunos aspectos concretos.

Plantillas para cualquier proyecto

monday.com tiene más de 200 plantillas de tablero para ayudarte a dar los primeros pasos. Estas plantillas abarcan diversos nichos empresariales como, por ejemplo, el seguimiento de un porfolio, la planificación de campañas, las tareas de equipo y la incorporación de clientes.

Aunque puedes crear un tablero desde cero, si usas una plantilla te harás una idea de todas las formas en que puedes usar monday.com, además de ahorrar mucho tiempo. Las plantillas son totalmente personalizables, así que podrás ajustar cualquier detalle para dejarlas a tu gusto.

Múltiples formas de seguir y ver proyectos

Una vez que hayas añadido tus propios datos y personalizado el tablero, podrás ponerte manos a la obra con las funciones más destacadas de monday.com. Por ejemplo, «Vistas» son las herramientas de visualización de proyectos que te permiten comprender los datos de varias formas.

Además, hay varios tipos de vistas. Como propietario de la cuenta, puedes establecer una vista predeterminada, mientras que otros usuarios pueden elegir la vista que prefieran, por lo que esta opción es ideal para cualquier todo tipo de preferencias.

Asimismo, monday.com tiene más opciones de visualización de proyectos que sus rivales. De hecho, incluye 16 opciones, con las que puedes ver la información del proyecto de diversas formas, como:

• Vista de archivos: Muestra todos los archivos en un solo lugar.
• Vista de mapa: Permite ver las columnas de tu ubicación y país en un mapa.
• Vista de línea de tiempo: Ofrece una representación visual de las fechas y las líneas de tiempo de tus proyectos activos.
• Vista de Gantt: Convierte los datos en un gráfico al estilo Gantt, donde se muestran los hitos y las dependencias.
• Vista de gráfico: Permite crear informes de un tablero concreto usando gráficos de líneas, barras o círculos.
• Vista de calendario: Muestra cómo se distribuyen las tareas a lo largo de la semana, del mes o del año.
• Vista Kanban: Permite ver la información del trabajo como un tablero Kanban.
• Vista de formulario: Puedes convertir los tableros en formularios, enviarlos a tus contactos y convertir la información recibida en nuevos elementos.
• Vista de carga de trabajo: Ofrece una visión general de cómo se divide el trabajo de tu equipo.
• Vista de procesos de ventas: Organiza los acuerdos por fase para que revises el progreso de un vistazo.
• Vista de velocidad: Hace un seguimiento del trabajo finalizado a lo largo de los sprints.

Sin embargo, uno de los mayores inconvenientes es que no todas las vistas están disponibles en todos los planes. De hecho, algunas de las más útiles, como la vista de línea de tiempo, de Gantt o de calendario, solo están disponibles a partir del plan Estándar.

Ahorra tiempo y aumenta la productividad con las automatizaciones

Las automatizaciones de monday.com te pueden ahorrar tiempo en tareas rutinarias y minimizar los errores humanos. Las automatizaciones usan una serie de instrucciones del tipo «Si A, entonces B». Por ejemplo, si una tarea se marca como completa, entonces debería archivarse.

Puedes utilizar decenas de automatizaciones, pero algunos de los ejemplos más destacados y comunes son el envío de notificaciones, la creación de tareas, la asignación de propietarios y la actualización del estado.

Aunque pueda parecer complicado, configurar las automatizaciones es muy fácil. De hecho, muchas automatizaciones integran desencadenadores o triggers y acciones. Además, puedes filtrar las automatizaciones por tipo para encontrar lo que busques. Y, por supuesto, siempre puedes crearlas desde cero.

De hecho, con solo unos clics, creé varias automatizaciones que se encargarían de las tareas diarias monótonas, como archivar tareas tras cambiar el estado a «Publicado» o enviar correos recordatorios a los colaboradores el día antes de la fecha límite de las tareas.

Cientos de integraciones y aplicaciones

monday.com se integra perfectamente con más de 70 herramientas externas, como Outlook, Gmail, Excel, Docs, Google Drive (sincronización bidireccional), Dropbox, Slack, Google Chat, Mailchimp y Spotify.

Al añadir una integración, puedes incluirla en las automatizaciones. Por ejemplo, mediante las integraciones de Outlook y Gmail, puedes convertir los correos automáticamente en elementos de acción. También puedes usar la integración de Slack para convertir las actualizaciones en mensajes de Slack para que todo el mundo esté informado.

Puesto que monday.com dispone de un mercado enorme, podrás añadir funcionalidades de otros software populares, como QuickBooks, GitHub, HubSpot y DocuSign. De esta forma, podrás consolidarlo todo con facilidad en una sola plataforma.

Cabe mencionar que las automatizaciones, integraciones y aplicaciones son funciones premium de monday.com.

monday.com permite incorporar a todo tu equipo con facilidad

monday.com es mucho más fácil de usar que otros software de gestión de proyectos que tienen funciones avanzadas similares. De hecho, los hemos probado y comparado todos. A decir verdad, al principio hay que ir probando hasta que todo funcione bien.

Aun así, según mi experiencia, es algo muy común en todos los software de gestión de proyectos. Además, algunos son tan personalizables que se tarda en optimizarlos para el flujo de trabajo concreto de tu equipo.

En general, es fácil aprender a usa monday.com, ya que cuenta con una interfaz intuitiva. Por ejemplo, puedes arrastrar y colocar los elementos con facilidad para reorganizarlos. Asimismo, las herramientas de debate te resultarán intuitivas si has usado alguna red social.

Primeros pasos con monday.com

Empezar a usar monday.com es verdaderamente sencillo. En primer lugar, deberás hacer clic en cualquiera de los botones «Empezar ahora» que hay en la página de inicio. Tendrás que escribir tu dirección de correo electrónico para crear una cuenta o bien acceder con tu cuenta de Google. Después, solo tendrás que escribir tu nombre y añadir ciertos datos, como el tipo de empresa y las funciones preferidas.

Cualquier usuario puede disfrutar de una prueba gratuita de 14 días sin usar la tarjeta de crédito. Según el tipo de trabajo que hagas y que le indiques a monday.com, la propia herramienta te ofrecerá su herramienta de gestión de trabajo todo en uno o bien una solución especializada.

Los productos especializados abarcan ventas, desarrollo y equipos de servicio y TI (de momento, en fase beta) e incluyen funciones como procesos de ventas, gestión de clientes potenciales, seguimiento de proyectos ágiles y gestión de tickets de asistencia.

Para cada uno de estos casos, monday.com te seleccionará el plan Pro, pero si más adelante decides cambiar al plan Básico o Estándar, perderás algunas de las funciones que tenías durante la prueba.

Interfaz de usuario fácil de usar e intuitiva

monday.com tiene un aspecto estupendo, con un diseño colorido, botones grandes e iconos que se entienden con facilidad. Además, se puede acceder a todas las funciones esenciales (como el buzón de entrada de los mensajes, las tareas y los tableros de proyectos compartidos) desde el panel situado en la parte izquierda de la pantalla.

Puedes crear, asignar y organizar tareas con solo unos clics y arrastrar y colocar los elementos. En cualquier caso, si tienes dudas, puedes pulsar en el icono de la interrogación, así como en el botón de Ayuda para resolver tus preguntas.

A pesar de no haber utilizado la plataforma antes, no tuve problemas para encontrar las funciones que buscaba gracias a la ayuda de los mensajes de que aparecían en pantalla y a la nueva herramienta de IA de monday.com.

Tras activar la función opcional de IA, comprobarás que realizar cualquier trabajo es más rápido y que la propia herramienta se encarga de procesos rutinarios e incluso complejos. La IA de monday.com puede asignar tareas, resumir información, desarrollar planes de proyectos detallados y analizar datos con rapidez, entre otros.

Herramientas avanzadas de informes y análisis

Los informes de monday.com son estupendos para saber cómo rinden los equipos de trabajo y descubrir formas de mejorar. Además, monday.com ofrece informes básicos y avanzados.

Por ejemplo, te permiten:

• Gestionar presupuestos con fórmulas y filtros.
• Explorar en profundidad la información mediante los filtros avanzados.
• Visualizar los datos del tablero con gráficos.
• Usar un panel para obtener ideas e impresiones de todos los tableros.
• Añadir parámetros y datos acumulativos.

Siempre y cuando los tableros estén bien configurados, podrás crear informes con unos cuantos clics. Aun así, cabe mencionar que puedes tardar en configurarlo.

Muchas herramientas para colaborar y conectar con los compañeros

Como cabría de esperar, monday.com ofrece muchas herramientas integradas para que colabores con tu equipo y reduzcas la cantidad de correos enviados y recibidos.

Sin embargo, y a diferencia de otros software, monday.com no tiene una herramienta de mensajería directa dentro de su programa de gestión del trabajo, aunque la nueva función WorkCanvas añade un chat en vídeo en tiempo real que veremos más adelante.

Aunque solo puedas enviar mensajes en los hilos relacionados con elementos específicos (filas individuales o una línea de elementos en un grupo), gracias al software de gestión de proyectos de monday.com tienes la opción de incorporar la mensajería directa con una herramienta externa, como Google Chat o Slack.

Panel de equipo y comunicación

En monday.com, la comunicación se realiza mayormente a través de los hilos de discusión en los elementos. Puedes comentar, añadir la reacción del pulgar hacia arriba y mencionar tanto a compañeros de forma individual como a un equipo entero o directamente a toda persona suscrita al tablero. Para ello, basta con etiquetarlos con el símbolo @. También puedes invitar a clientes para ver información de sus proyectos.

Si eres el propietario o propietaria de la cuenta, puedes configurar un panel de Equipo personalizable que tenga widgets útiles, como la visión general de la carga de trabajo del equipo, las tareas pendientes o las menciones más recientes.

Intercambio de archivos

monday.com permite intercambiar archivos de manera flexible. De hecho, se pueden adjuntar los archivos a proyectos individuales o bien verlos en conjunto en una base de datos centralizada. También puedes usar la función de anotación para hacer comentarios y comunicarte en cualquier documento.

Asimismo, puedes subir archivos (con un tamaño máximo de 500 MB cada uno) desde tu equipo o bien desde Google Drive, Dropbox, Box o OneDrive. Los archivos pueden ir a:

• Una tarea o un proyecto
• Un estado (por ejemplo, puedes adjuntar la confirmación de que un cliente ha aprobado el contenido o bien la justificación del pago de una factura)
• La columna de archivos
• La galería de archivos

A su vez, gracias a la función «Buscar todo» puede encontrar archivos concretos en lugar de simplemente navegar por todos ellos. «Buscar todo» permite filtrar los resultados por Paneles, Actualizaciones, Archivos y Etiquetas. También puedes especificar el tipo de archivo que quieres, como una imagen o un documento de Microsoft Word.

Aplicación para dispositivos móviles

monday.com tiene una aplicación para iOS y Android con la que puedes gestionar el trabajo estés donde estés. La aplicación te permite:

• Ver todos los paneles
• Interactuar con los widgets
• Arrastrar y colocar elementos
• Editar columnas
• Acceder al buzón de entrada y marcar las notificaciones como leídas
• Usar cuatro vistas de tableros: Calendario, Línea de tiempo, Kanban y Batería

La aplicación de monday.com está optimizada para ofrecer toda la información de tus paneles de monday.com en una pantalla más pequeña, como la de un dispositivo móvil. Además, puedes acercar o alejar la vista, desplazarte e incluso rotar la pantalla para ver más o menos columnas y filas al mismo tiempo.

Algunos usuarios se quejan de que la aplicación tarda en cargar a veces, pero, en mi caso, funcionó bien. Asimismo, es tan intuitiva como la versión de escritorio.

Tormenta de ideas y colaboración mediante WorkCanvas

WorkCanvas es una herramienta novedosa y versátil que está diseñada para sustituir la pizarra interactiva clásica de monday.com. Esta nueva herramienta permite a los equipos planificar, compartir ideas y visualizar los flujos de trabajo y de los proyectos en un lienzo compartido. De hecho, puedes usar WorkCanvas para crear mapas conceptuales, diagramas de flujo y otros activos visuales que mejoren las sesiones de tormentas de ideas (brainstorming) y mantengan a todo el mundo en el mismo punto.

Al vincular un tablero de proyectos al lienzo, la sincronización bidireccional actualiza automáticamente el tablero para reflejar los cambios realizados en las tareas, las fechas de vencimiento, las prioridades y otros elementos del lienzo y viceversa. También puedes añadir comentarios, etiquetar a compañeros y dejar comentarios en tiempo real. De esta forma, las conversaciones y charlas se mantienen centralizadas y se garantiza que todas las partes interesadas tengan acceso a la información más actual.

WorkCanvas ofrece un plan gratuito que incluye tres lienzos y funciones básicas, adecuado para equipos pequeños y usuarios individuales. En el caso de tener un equipo de trabajo grande, recomiendo usar la prueba gratuita de 14 días del plan Pro, ya que así podrás probar todas las funciones increíbles que ofrece la plataforma.

Buen tiempo de respuesta y varias opciones de asistencia

monday.com ofrece un chat en vivo las 24 horas, asistencia por correo, una comunidad muy útil y una base de conocimiento amplia y disponible en español. Sin embargo, la asistencia por teléfono solo está disponible para cuestiones de facturación. Para hacer uso de ella, tendrías que enviar un ticket con tu pregunta y te llamarían.

Durante las pruebas, comprobé que la mayoría de las solicitudes rutinarias se podían resolver con la base de conocimiento. De hecho, cuenta con cientos de artículos y tutoriales que abarcan casi cualquier tema que puedas imaginar. Además, la actualizan con frecuencia.

En cualquier caso, si tienes una pregunta y no encuentras la respuesta en la base de conocimiento o bien tienes una emergencia, te alegrará saber que los agentes del servicio de asistencia están disponibles las 24 horas a través del chat en vivo para ayudarte. Basta con pulsar en el botón azul de Ayuda (situado en la esquina inferior derecha) para hablar con un agente de forma rápida.

Si lo prefieres, puedes enviar un correo a monday.com y te responderán en unos 60 minutos o menos.

A decir verdad, quería saber si monday.com cumpliría su palabra en lo que al servicio de asistencia se refiere, así que envié varias consultas a distintas horas. Lo cierto es que las respuestas fueron… irregulares.

La primera vez, me respondieron en poco más de media hora y me atendió un agente amable que me dirigió a un artículo bastante útil.

La respuesta a mi segunda solicitud tardó casi dos horas, pero fue mucho más detallada. Confirmaron que la función sobre la que había preguntado no estaba disponible y me ofrecieron una buena solución.

Si tuviera una emergencia, usaría el chat en vivo sin lugar a dudas. Aun así, la respuesta que recibí a la solicitud por correo fue buena y, en general, los agentes responden bastante rápido.

Más que suficiente para las grandes empresas, pero no tan interesante para presupuestos ajustados

Aparte de ofrecer la clásica prueba gratuita de 14 días, monday.com dispone de un plan gratuito para siempre. Este plan acepta dos usuarios y tiene todas las funciones básicas, entre las que se incluyen hasta 3 tableros, documentos ilimitados, más de 200 plantillas, dos vistas de proyecto y la aplicación para dispositivos móviles.

El plan Básico incluye hasta 5 GB de almacenamiento para tus archivos, la posibilidad de añadir (mediante pago) una cantidad ilimitada de plazas y elementos (tareas, proyectos y clientes) y asistencia prioritaria. Sin embargo, en comparación con otros software, el plan Básico de monday.com está más limitado.

Las funciones y características más útiles de monday.com están disponibles a partir del plan Estándar. Si optas por el plan Estándar, dispondrás de tres vistas más, de ciertas automatizaciones e integraciones y del acceso a invitados. En definitiva, puede decirse que es el plan con mejor relación calidad-precio.

Aun así, solo el plan Pro da acceso total a las mejores funciones de monday.com, entre las que se incluyen hasta 25.000 integraciones y automatizaciones al mes, así como todas las vistas de proyecto, el seguimiento del tiempo, las columnas de fórmulas y las dependencias.

Su precio parte desde $19.00 por persona al mes, así que no es un gasto menor. En cualquier caso, si tenemos en cuenta la cantidad de funciones que ofrece, quizá te parezca que merece la pena, siempre y cuando encaje en tu presupuesto.

Aun así, hay algo que no me gusta del precio de monday.com. Esta plataforma, a diferencia de otras opciones en el mercado, ofrece todos sus planes de pago con un mínimo de 3 usuarios, es decir, no se puede pagar por uno solo. Sin embargo, puedes ahorrar dinero si escoges una suscripción anual.